××企业档案分类方案

××企业档案分类方案一、引言企业档案是企业在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，它对于企业的发展、管理和决策具有重要的参考作用。为了科学、系统地管理企业档案，便于档案的收集、整理、保管和利用，特制定本档案分类方案。

二、分类原则1.遵循企业管理职能：以企业的管理职能为基础，结合企业档案形成的特点和规律进行分类，使档案分类与企业管理体制相适应，便于档案的归口管理和查找利用。2.保持档案之间的有机联系：按照档案的来源、时间、内容和形式等方面的联系，对档案进行系统分类，确保分类后的档案能够反映企业各项活动的全貌和历史发展脉络。3.便于档案的管理和利用：分类方法应简单明了，易于操作，便于档案管理人员进行整理、编目和检索，同时也方便企业各部门和人员查找利用档案。4.具有一定的扩展性：考虑到企业的发展和档案数量的增加，分类方案应具有一定的灵活性和扩展性，能够适应企业档案管理的变化和需求。

三、分类方法本方案采用年度机构（问题）保管期限分类法，即将企业档案先按年度分开，再在每个年度内按机构（问题）分类，最后按保管期限进行排列。

1.年度分类：根据档案形成的年度，将档案分为不同的年度类别，如[具体年份1]、[具体年份2]等。年度划分以文件的落款日期或实际形成日期为准。2.机构（问题）分类：在每个年度内，按照企业的内部机构设置或业务问题，将档案分为若干个类别。具体分类如下：综合管理类：包括企业的章程、制度、规划、总结、统计报表、审计报告、法律事务等方面的文件材料。人力资源类：涵盖员工招聘、培训、考核、薪酬、福利、劳动关系等方面的档案。财务会计类：涉及企业的财务预算、核算、审计、税务等方面的文件，如会计凭证、账簿、报表等。市场营销类：包含市场调研、营销策略、销售合同、客户信息等方面的档案。生产管理类：有关企业生产计划、调度、质量控制、设备管理等方面的文件材料。技术研发类：包括企业的技术创新、产品研发、工艺改进等方面的档案，如科研项目申报书、研究报告、技术图纸等。物资采购类：涉及物资采购计划、合同、供应商管理等方面的文件。行政管理类：如企业的办公行政事务、后勤保障、安全保卫等方面的档案。基本建设类：对于有基本建设项目的企业，包括项目立项、设计、施工、竣工验收等阶段形成的文件材料。设备仪器类：有关企业设备仪器的购置、安装、调试、维护、报废等方面的档案。3.保管期限分类：根据档案的重要程度和保存价值，将档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管：凡是反映企业主要职能活动和历史面貌的，对企业有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管：重要的、具有一定查考利用价值的档案，保管期限为[具体年限]年。短期保管：一般性的、在一定时期内有查考价值的档案，保管期限为[具体年限]年。

四、各类档案的主要内容及范围1.综合管理类企业章程：企业设立时制定的基本规章制度，规定了企业的性质、宗旨、经营范围、组织架构、股东权利义务等内容。企业制度：包括企业制定的各项管理制度，如考勤制度、财务制度、人事制度、行政管理制度等。企业规划：企业的发展战略规划、年度工作计划、专项规划等，明确了企业的发展目标和方向。企业总结：年度工作总结、阶段工作总结等，总结企业在一定时期内的工作成绩、经验教训和存在问题。统计报表：企业各类统计报表，如生产统计报表、财务统计报表、销售统计报表等，反映企业的经营状况和各项业务指标完成情况。审计报告：企业内部审计报告、外部审计报告等，对企业财务收支、经济活动等进行审计的结果报告。法律事务：企业的合同纠纷、诉讼案件、知识产权保护等方面的文件材料，如合同文本、法律意见书、法院判决书等。2.人力资源类员工招聘：招聘计划、招聘启事、应聘人员简历、面试记录、录用通知等文件材料。员工培训：培训计划、培训教材、培训记录、培训考核成绩等。员工考核：考核方案、考核记录、考核结果等，包括年度考核、季度考核、专项考核等。薪酬福利：薪酬制度、工资表、奖金分配方案、福利政策、社保缴纳记录等。劳动关系：劳动合同、员工离职手续、劳动争议处理文件等。3.财务会计类财务预算：年度财务预算报告、预算执行情况分析报告等。会计凭证：原始凭证和记账凭证，记录企业的经济业务发生情况。会计账簿：总账、明细账、日记账等，反映企业的财务状况和经营成果。财务报表：资产负债表、利润表、现金流量表等年度和中期财务报表。财务审计：内部审计和外部审计的相关材料，如审计工作底稿、审计报告等。税务资料：纳税申报表、税务审计报告、税收优惠申请文件等。4.市场营销类市场调研：市场调研报告、行业动态分析、竞争对手分析等，为企业制定营销策略提供依据。营销策略：企业的市场定位、产品策略、价格策略、渠道策略、促销策略等方面的文件。销售合同：企业与客户签订的销售合同，包括合同文本、订单、销售发票等。客户信息：客户档案、客户投诉记录、客户满意度调查等，记录客户基本情况和与企业的业务往来。5.生产管理类生产计划：年度生产计划、月度生产计划、生产作业计划等，安排企业的生产任务。生产调度：生产调度指令、生产进度报表、生产协调会议记录等，确保生产顺利进行。质量控制：质量管理制度、质量检验标准、质量检验报告、质量事故处理文件等。设备管理：设备台账、设备购置合同、设备维护保养记录、设备报废申请等。6.技术研发类科研项目：项目申报书、可行性研究报告、项目立项批复、项目任务书等，记录科研项目的立项情况。研究报告：科研项目的研究成果报告、技术总结报告等。技术图纸：产品设计图纸、工艺流程图、设备装配图等，反映企业的技术水平和产品结构。专利与知识产权：专利申请文件、商标注册文件、著作权登记文件等。7.物资采购类采购计划：物资采购需求计划、采购预算等。采购合同：与供应商签订的采购合同，包括合同文本、采购订单、到货验收记录等。供应商管理：供应商档案、供应商评估报告、供应商合作协议等。8.行政管理类办公行政事务：公文处理文件、会议纪要、办公用品管理文件、档案管理文件等。后勤保障：食堂管理、宿舍管理、车辆管理、环境卫生管理等方面的文件。安全保卫：安全管理制度、安全检查记录、消防设施管理文件、治安保卫工作文件等。9.基本建设类项目立项：项目建议书、可行性研究报告、项目立项批复等。设计文件：初步设计、施工图设计文件等。施工文件：施工组织设计、工程变更通知、施工日志、隐蔽工程验收记录等。竣工验收：竣工验收报告、工程决算报告、竣工图纸等。10.设备仪器类设备购置：设备采购合同、设备验收报告、设备安装调试记录等。设备运行维护：设备操作规程、设备维护保养计划、设备维修记录等。设备报废：设备报废申请、报废鉴定报告、设备报废处置记录等。

五、档案编号为了便于档案的管理和检索，对每一份档案赋予唯一的编号。编号采用"年度+机构（问题）代码+保管期限代码+顺序号"的结构。

1.年度代码：用四位数字表示档案形成的年份，如[具体年份]。2.机构（问题）代码：根据上述分类，为每个机构（问题）类别设定两位代码，具体如下：综合管理类：01人力资源类：02财务会计类：03市场营销类：04生产管理类：05技术研发类：06物资采购类：07行政管理类：08基本建设类：09设备仪器类：103.保管期限代码：用一位字母表示保管期限，"Y"表示永久，"C"表示长期，"D"表示短期。4.顺序号：按档案在每个类别中的排列顺序，从0001开始依次编号。

例如，一份[具体年份]综合管理类的永久保管档案，编号为[具体年份]01Y0001；一份[具体年份]人力资源类的长期保管档案，编号为[具体年份]02C0002。

六、档案整理1.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，保持档案整齐、牢固。2.编页：在档案的右上角或右下角编写页码，便于查阅和统计。3.编目：按照档案编号顺序，编制档案目录。目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、页数等内容。4.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。

七、档案保管1.保管场所：设立专门的档案库房，确保库房安全、干燥、通风、防虫、防火、防潮。档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度调节设备等。2.保管方式：按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。对于电子档案，应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，定期进行检查和维护。3.保管期限管理：对不同保管期限的档案进行分类管理，到期档案应按照规定进行鉴定和处置。永久保管的档案应长期保存，一般不得销毁；长期保管的档案在保管期满后，经鉴定仍有保存价值的，可以延长保管期限；短期保管的档案在保管期满后，经鉴定确无保存价值的，可以按照规定进行销毁。档案销毁应编制销毁清册，经批准后由专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。

八、档案利用1.利用原则：企业档案的利用应遵循保密、合法、有偿的原则。利用档案时，应严格遵守档案管理制度，确保档案的安全和完整。2.利用方式：企业内部各部门和人员因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，经部门负责人签字批准后，到档案管理部门查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。对于重要档案或涉及机密的档案，如需借出档案，应经企业主管领导批准，并办理借阅手续，限期归还。外部单位或个人查阅企业档案，应持单位介绍信或有效证件，经企业主管领导批准后，按照规定办理查阅手续。查阅档案时，应严格遵守保密规定，