中小企业档案管理制度

中小企业档案管理制度一、总则（一）目的为加强本中小企业档案工作，统一档案管理，建立科学的档案管理制度，有效地保护和利用档案，提高中小企业工作效率和经济效益，特制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于本中小企业各部门及全体员工。

（三）档案定义本制度所称档案是指本中小企业在各项工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理室，负责集中统一管理本中小企业的档案。

（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。2.制定档案保管期限表，对档案进行鉴定，定期销毁无保存价值的档案。3.建立健全档案借阅、利用制度，为中小企业各部门及员工提供档案查阅、借阅服务。4.负责档案库房的日常管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的安全。5.积极开展档案编研工作，开发档案信息资源，为中小企业领导决策和各项工作提供参考依据。6.对各部门的档案工作进行业务指导和监督检查，确保档案工作的规范化、标准化。

三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类：包括中小企业设立、变更、注销等相关文件，行政会议纪要、决议，工作计划、总结，规章制度，人事任免、奖惩等文件。2.财务审计类：包括会计凭证、账簿、报表，财务审计报告，税务资料等。3.业务经营类：包括市场营销方案、合同协议、订单、客户资料，产品研发资料，生产计划、报表等。4.项目管理类：包括项目立项申请、可行性研究报告，项目计划、进度报表，项目验收报告等。5.技术研发类：包括技术方案、设计图纸、实验报告，技术成果鉴定文件等。6.教育培训类：包括员工培训计划、教材、记录等。7.企业文化类：包括企业宣传资料、活动记录，员工文化作品等。

（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集归档。2.归档的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签署完备，制成材料符合档案保护要求。3.电子文件应同时收集其元数据，并确保其可读性和完整性。

（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。

（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为若干类别。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸张破损、字迹褪色等不符合保管要求的文件材料进行修复和装订。

四、档案的保管（一）库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的房间。2.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并保持整洁、有序。3.库房应安装温湿度调节设备、消防设备、防盗报警设备等，确保档案的安全保管。

（二）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案是指反映中小企业主要职能活动和历史面貌，对中小企业有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案是指在较长时间内对中小企业工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案是指在较短时间内对中小企业工作有查考利用价值的档案，保管期限为1年至15年。

（三）档案鉴定1.档案管理部门定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定其存毁。2.鉴定工作由档案管理人员和相关业务部门人员组成鉴定小组进行。3.对确无保存价值的档案，填写档案销毁清册，经中小企业领导批准后予以销毁。

（四）档案统计1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.档案管理人员应定期编制档案统计报表，向上级主管部门和中小企业领导报告档案工作情况。

五、档案的利用（一）借阅制度1.本中小企业员工因工作需要查阅档案，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅档案时，档案管理人员应严格按照借阅申请表上的内容进行登记，注明借阅日期、借阅人、档案名称、数量等信息。4.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印、摘抄档案内容，不得在档案上圈划、批注、污损。5.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的数量、内容和完整性，如有损坏或丢失，应及时查明原因，并按照有关规定进行处理。

（二）查阅制度1.外单位人员查阅本中小企业档案，须持有单位介绍信，经中小企业领导批准后，方可查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员只能在指定的地点查阅，不得将档案带出档案库房。3.查阅人员如需复印、摘抄档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并在复印件或摘抄件上加盖档案管理部门印章。

（三）利用效果反馈1.档案利用部门或人员在利用档案后，应及时向档案管理部门反馈利用效果，填写档案利用效果登记表。2.档案管理部门应根据利用效果反馈情况，对档案工作进行总结和分析，不断改进档案管理工作，提高档案服务质量。

六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，为中小企业提供更加便捷、高效的档案服务。

（二）数字化扫描1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保图像清晰可读。2.扫描后的电子文件应进行格式转换，统一存储为PDF格式。3.对扫描后的电子文件进行命名和分类，确保其与纸质档案相对应，便于查找和利用。

（三）数据录入与挂接1.将档案目录信息录入档案管理信息系统，建立档案数据库。2.将扫描后的电子文件与档案目录信息进行挂接，实现档案的数字化存储和检索。

（四）系统维护与安全管理1.定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。2.加强档案管理信息系统的安全管理，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。3.定期对档案数据进行备份，确保数据的安全和完整。

七、附则（一）制度修订本制度如有未尽事宜或与国家法律法规、政策规定相抵触的，按照国家有关法律法规、政策规定执行，并