幼儿园档案管理制度

幼儿园档案管理制度一、总则1.目的为加强幼儿园档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在幼儿园管理、教育教学、后勤保障等各项工作中的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于幼儿园各部门及全体教职员工。3.档案定义本制度所指档案是幼儿园在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

二、档案管理机构及职责1.档案管理领导小组成立以园长为组长，副园长为副组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组。负责统筹规划、指导和监督幼儿园档案管理工作，研究解决档案管理工作中的重大问题。2.档案室设立专门的档案室，配备档案管理人员，负责档案的日常收集、整理、保管、查阅、利用等工作。3.各部门职责办公室：负责综合类档案的收集、整理和移交，协助档案室做好档案管理的协调工作。教学部门：负责教学类档案的收集、整理，包括教案、教学计划、教研活动记录等，定期移交档案室。后勤部门：负责后勤保障类档案的管理，如物资采购、维修记录、食品安全档案等，及时归档并移交档案室。教师个人：负责将本人在教育教学过程中形成的各类资料，如教学反思、工作计划等，按要求整理后交档案室归档。

三、档案的分类与编号1.分类原则根据幼儿园档案的形成领域和特点，将档案分为行政管理类、教育教学类、师资队伍建设类、幼儿管理类、后勤管理类、安全管理类、家园合作类等七大类。2.分类细则行政管理类：包括幼儿园章程、发展规划、工作计划与总结、会议记录、文件收发、人事档案、财务档案等。教育教学类：涵盖课程设置、教学计划、教案、教学反思、听课记录、教研活动记录、教学成果等。师资队伍建设类：有教师培训记录、教师考核评价、教师专业发展规划、教师获奖情况等。幼儿管理类：包含幼儿名册、健康档案、学籍档案、成长记录、班级活动记录等。后勤管理类：涉及物资采购档案、设施设备档案、维修记录、环境卫生档案、食品安全档案等。安全管理类：包括安全制度、安全检查记录、应急预案、安全事故处理档案等。家园合作类：如家长会记录、家长学校资料、家长意见反馈、家园联系手册等。3.编号方法采用"年度类别顺序号"的编号方式。例如，2023年行政管理类的第5份文件编号为：2023XZGL05。

四、档案的收集与整理1.收集要求各部门和教职员工应按照档案管理的有关规定，及时将工作中形成的各类文件材料收集齐全，不得散失。对重要的会议、活动等应在结束后一周内将相关资料整理好并移交档案室。档案管理人员应定期对各部门的档案收集情况进行检查和督促。2.整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。3.整理方法按照分类方案，对收集到的文件材料进行分类。对每份文件材料进行编号、编目，填写卷内文件目录。装订成册，编制页码，填写备考表。按照排列顺序，装入档案盒，并在盒脊上填写档案类别、年度、起止卷号等信息。

五、档案的保管1.档案室环境要求档案室应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案装具要求配备符合标准的档案柜、档案盒等装具，确保档案存放安全、整齐、有序。3.档案存放要求按照档案类别和年度顺序排列存放，便于查找和利用。对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护。4.档案保管期限根据国家有关规定和档案的实际价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三种。5.档案定期清查每年对档案进行一次全面清查，核对档案数量、保管状况等，发现问题及时处理，并做好记录。

六、档案的查阅与利用1.查阅权限幼儿园内部人员因工作需要查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案室查阅。外单位人员查阅档案，须持有单位介绍信，经园长批准后，方可查阅。查阅重要档案还需提前预约。2.查阅要求查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、损坏。查阅档案时，应在档案室指定地点进行，不得将档案带出档案室。如需复印或摘录，须经档案管理人员同意。查阅完毕后，应及时将档案归还档案室，并办理归还手续。3.利用登记档案管理人员应对档案的查阅和利用情况进行详细登记，包括查阅时间、查阅人、查阅内容、利用效果等，以便统计和分析档案的利用情况。

七、档案的鉴定与销毁1.鉴定工作定期对保管期满的档案进行鉴定，由档案管理领导小组组织相关人员组成鉴定小组，对档案的价值进行评估，提出存毁意见。2.销毁程序对确无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，经园长批准后进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。监销人应在销毁清册上签字，并注明销毁日期。销毁清册应永久保存。

八、档案信息化管理1.信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理的效率和服务水平，方便档案的查阅和利用。2.档案数字化要求对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。电子档案应与纸质档案内容一致，存储格式应符合国家有关标准。加强电子档案的安全管理，设置访问权限，防止电子档案被篡改或丢失。3.信息化设备与软件配备必要的计算机、扫描仪、服务器等信息化设备，选用功能完善、安全可靠的档案管理软件，满足档案管理的信息化需求。

九、奖励与处罚1.奖励对在档案管理工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。奖励方式包括荣誉证书、物质奖励等。2.处罚对违反本制度，造成档案损坏、丢失、泄密等事故的部门和个人，视情节轻重给予批评教育、责令改正、经济赔偿等处罚；构成犯罪的，依法追究刑事