礼品管理制度

礼品管理制度一、总则（一）目的为加强公司礼品管理，规范礼品的采购、使用、赠送等行为，确保礼品使用的合理性、合规性和有效性，维护公司良好形象，特制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属单位在业务往来、商务活动、员工福利等方面涉及礼品管理的相关事宜。

（三）基本原则1.合规性原则：礼品管理应严格遵守国家法律法规及公司相关规定，确保所有礼品活动合法合规。2.必要性原则：礼品的使用应基于业务需要、维护客户关系或激励员工等合理目的，避免不必要的礼品支出。3.适度性原则：礼品的选择和赠送应注重价值适度，避免过度奢华或铺张浪费，体现公司务实、廉洁的作风。4.公开透明原则：礼品管理过程应保持公开透明，接受公司内部监督和审计。

二、礼品管理职责分工（一）行政部门1.负责制定礼品管理制度及流程，并监督执行。2.统一管理礼品库存，建立礼品台账，记录礼品的采购、入库、领用、发放等情况。3.根据实际需求，负责礼品的采购、验收工作，确保礼品质量符合要求。4.协助相关部门组织礼品赠送活动，提供必要的支持和服务。

（二）财务部门1.负责审核礼品采购预算，确保预算合理、合规。2.对礼品采购费用进行核算和报销，严格执行财务审批流程，确保费用支出合法合规。3.定期对礼品管理的财务情况进行分析和报告，为公司决策提供财务数据支持。

（三）业务部门1.根据业务需要，提出礼品需求申请，明确礼品用途、对象、数量、预算等信息。2.参与礼品的选型和采购工作，提供相关业务意见和建议。3.负责礼品的具体赠送和发放工作，并及时反馈礼品赠送效果。

（四）审计部门负责对礼品管理情况进行定期审计和监督，检查礼品采购、使用、库存等环节是否符合公司制度和相关法律法规要求，对发现的问题提出整改意见并跟踪落实。

三、礼品采购管理（一）采购预算1.各业务部门应根据年度业务计划和实际需求，提前编制礼品采购预算，报行政部门汇总。2.行政部门结合公司整体预算安排，对各部门的礼品采购预算进行审核和平衡，形成公司年度礼品采购预算草案，提交公司管理层审批。3.经批准的礼品采购预算应严格执行，如遇特殊情况需要调整预算，应按照预算审批流程重新报批。

（二）采购流程1.需求申请：业务部门根据业务开展需要，填写《礼品采购申请表》，详细注明礼品用途、对象、预计数量、预算金额、时间要求等信息，提交至行政部门。2.选型建议：行政部门收到申请表后，结合预算和实际需求，对礼品的选型、规格、质量等提出初步建议，并与业务部门沟通协商。3.采购实施：行政部门根据确定的礼品选型和预算，选择合适的供应商进行采购。采购方式包括招标采购、询价采购、单一来源采购等，应按照公司相关采购管理规定执行。在采购过程中，应与供应商签订采购合同，明确礼品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。4.验收入库：礼品到货后，行政部门负责组织相关人员进行验收。验收内容包括礼品的数量、规格、质量、外观等是否与采购合同一致。验收合格后，办理入库手续，填写《礼品入库单》，并将礼品存放至指定仓库。如发现礼品存在质量问题或与合同不符，应及时与供应商沟通协商解决。

四、礼品库存管理（一）库存登记行政部门应建立详细的礼品库存台账，记录每一种礼品的入库时间、规格、数量、存放位置等信息。库存台账应定期更新，确保账实相符。

（二）库存盘点1.行政部门应定期对礼品库存进行盘点，盘点周期为[X]月/季/年。盘点工作应由专人负责，确保盘点过程的准确性和公正性。2.盘点结束后，应编制《礼品库存盘点表》，详细记录盘点结果。如发现账实不符，应及时查明原因，并编制《礼品盘盈/盘亏报告》，报行政部门负责人审批后进行相应处理。

（三）库存安全1.礼品仓库应保持安全、整洁、通风良好，配备必要的消防、防盗等设施，确保礼品的安全存放。2.仓库管理人员应严格遵守仓库管理制度，不得擅自离岗，严禁无关人员进入仓库。3.定期对仓库进行检查，及时发现并处理库存礼品的损坏、变质等问题。

五、礼品使用管理（一）领用流程1.业务部门因业务需要领用礼品时，应填写《礼品领用申请表》，注明礼品名称、规格、数量、用途、领用时间等信息，经部门负责人签字审批后，提交至行政部门。2.行政部门根据库存情况进行审核，如库存充足，予以发放，并在《礼品领用申请表》上签字确认。同时，在礼品库存台账上记录礼品的领用情况，更新库存数量。如库存不足，应及时通知业务部门，并说明情况。

（二）赠送管理1.业务部门在进行礼品赠送时，应严格按照公司规定的礼品赠送对象、范围和标准执行，不得擅自扩大或改变。2.礼品赠送应选择合适的时机和方式，确保赠送过程得体、恰当。在赠送礼品时，应填写《礼品赠送登记表》，详细记录礼品赠送对象、时间、地点、礼品名称、规格、数量等信息，并由接收人签字确认。3.对于重要客户或合作伙伴的礼品赠送，业务部门应提前制定赠送方案，报上级领导审批后实施。赠送方案应包括赠送目的、对象、礼品选择、赠送时间、方式及预算等内容。

（三）员工福利礼品管理1.公司为员工发放福利礼品时，行政部门应根据公司规定和实际情况，制定员工福利礼品发放方案，明确发放对象、礼品种类、数量、发放时间等内容，报公司管理层审批。2.员工福利礼品发放应采用公平、公正、公开的方式进行，确保每位员工都能按照规定领取相应的礼品。发放过程中，应填写《员工福利礼品发放登记表》，记录员工姓名、部门、礼品名称、规格、数量等信息，并由员工签字确认。3.如员工因特殊原因无法亲自领取福利礼品，可委托他人代领，但需提供授权委托书及双方有效身份证件。

六、礼品费用管理（一）预算控制礼品采购费用应严格控制在预算范围内，不得超支。如因特殊情况需要超出预算，应按照预算调整流程进行审批。

（二）报销流程1.礼品采购完成后，行政部门应及时整理相关发票、合同等报销凭证，填写《费用报销单》，并按照公司财务审批流程进行报销。报销凭证应真实、合法、有效，内容完整，与礼品采购实际情况相符。2.财务部门对报销凭证进行审核，重点审核发票的真实性、合法性、完整性，报销金额与采购合同及实际支付情况是否一致等。审核无误后，予以报销。3.对于礼品赠送过程中涉及的其他费用，如运输费、包装费等，应按照上述报销流程一并处理。

七、礼品监督与审计（一）内部监督1.行政部门应定期对礼品管理情况进行自查，检查礼品采购、库存、使用、费用报销等环节是否符合公司制度和流程要求，发现问题及时整改。2.公司内部审计部门应定期或不定期对礼品管理进行审计监督，重点检查礼品管理的内部控制制度是否健全有效，礼品采购、使用、费用支出是否合规，礼品库存是否账实相符等。对于审计发现的问题，应及时下达审计整改通知书，要求相关部门限期整改，并跟踪整改落实情况。

（二）违规处理1.对于违反本制度规定的礼品管理行为，公司将视情节轻重，给予相关责任人批评教育、警告、罚款等处罚；情节严重的，将依法依规追究其法律责任。2.因礼品管理违规