公文处理知识讲座

公文处理知识讲座

主讲人：任群.

一、公文处理的指导思想1.公文的定义和作用国家行政机关的公文，是行政机关行政管理过程中形成的具有法定效力和标准体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。.2.公文处理的要求标准化、制度化、科学化。.3.公文处理的任务公文处理，包括办理、管理、整理〔立卷〕、归档等一系列互相关联、衔接有序的工作。.4.公文处理的原那么公文处理应当坚持实事求是，精简、高效的原那么，做到及时、准确、平安。..6.公文的领导者各级机关负责人是公文工作的领导者，应当高度重视公文处理工作，模范遵守公文处理方法并加强领导和检查。.二、公文文种标准

公文，即公务文书。按使用范围分，有三大类：.通用公文.常用公文.专用公文.1.决定〔下行文〕适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。2.通知〔下行文〕适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。3.通报〔下行文〕适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。4.意见〔上行、平行、下行文〕适用于对重要问题提出见觧和处理方法。5.报告〔上行文〕

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。6.请示〔上行文〕适用于向上级机关请求指示、批准。7.批复〔下行文〕适用于答复下级机关的请示事项。8.函〔平行文〕适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。9.会议纪要〔下行文〕适用于记载、传达会议情况和议定事项。.1.决议〔下行文〕适用于经会议讨论通过的重要决策事项。2.指示〔下行文〕适用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原那么和要求。3.公报〔下行文〕适用于公开发布重要决定或者重大事件。4.规定〔下行文〕适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为标准。5.条例〔下行文〕.1.命令〔令〕下行文

适用于依照有关法律公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员。2.公告〔下行文〕适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。3.通告〔下行文〕

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。4.议案〔平行文〕三、公文格式标准

?国家行政机关公文格式?〔又称：国标〕是全国各级各单位必须统一执行的公文格式标准。

.〔一〕公文首页红色反线以上，称“眉首〞，其组成要素有：

1.公文用帋幅面

2.份数序号标于首页左上角第1行。份数序号的作用，便于对公文的收发、登记和管理。

3.秘密等级

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4.紧急程度

5.发文机关标识由发文机关全称〔或标准化简称〕加文件组成。上距版心边缘25mm。上报公文距版心边缘80mm，为领导人留出“批示域〞。

6.发文字号

由发文机关代字、年份和序号组成。标于发文机关标识下方，空2行居中。年份用全称,序号不编虚位，不加“第〞字。联合上报的公文，只标注主办单位的发文字号。7.签发人上行文需标注签发人，下行文那么不标签发人。上行文标注签发人姓名时，居右空一字标注，同时将发文字号移至左空一字标出。.〔二〕红色反线以下至“成文日期〞处，称“主体〞，其组成要素有：

1.公文标题由发文机关名称+事由+文种“三要素〞组成，分一行或多行居中排布；回行时，做到词意完整，排列对称，间距洽当。公文标题中，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

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2.主送机关指受文单位。在标题下空一行，左侧顶格书写。请示性公文，只能标一个主送机关。受双重领导的单位，也只能主送一个上级机关，抄送另一上级机关。3.公文正文指公文主体。位于主送机关下一行，空两字书写。回行顶格，数字、年份不能回行。当文尾空白处不能容下印章时，不得用“此页无正文〞的方法解决。4.附件附件属公文正文的一部份。如有附件，标于正文末尾下一行。有多个附件时，分别用阿拉伯数码标示。附件如离开主件装订，应在左上角标出主件文号。5.成文日期.成文日期，以负责人签发的日期为准。联合行文，以最后签发机关负责人签发日期为准。决议、决定，以会议通过日期为准。法律、法规，以批准日期为准。6.公文印章印章是公文生效标识，包括发文机关印章和负责人签名章。盖章位置：上距正文1行,端正、居中，下弧压在成文日期上。.联合行文印章，主办单位在前。两个单位联合行文，成文日期居中拉开，两章并排，下弧压在日期上。三个以上单位联合行文，整齐排列单位名称，然后分别加盖印章。

7.附注.〔三〕附注以下，称为“版记〞，组成版记的要素有：1.主题词主题词标引顺序：2.抄送标于主题词和横线下方。按新文件格式，今后只用“抄送〞，对上不再用“抄报〞，对下不再用“抄发〞。

3.印发机关和印发时间印发机关，为本单位的公文管理机构—办公室。印发日期，为公文付印日期〔不能标领导签发日期〕。版记应置于公文的最后一页。四、公文行文标准1.公文的行文关系，应当根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。..3.部门内设机构除办公厅〔室〕外不得对外正式行文。...

6.属于业务主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送业务主管部门处理。.

7.部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。.

8.向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。,9.“请示〞应当一文一事。一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。?报告?不得夹带请示事项。.10.除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示〞“意见〞和“报告〞。五、公文办理标准1.收到下级机关上报的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规那么；内容是否符合国家的法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门职权范围的事项是否已协商、会签；文种、格式是否标准。.2.经审核，对符合规定的公文，文秘部门应及时提出拟办意见，送负责人批示或交有关部门办理。紧急公文，应明确办理时限。对不符规定的公文，经办公厅〔室〕负责人批准，退回呈报单位并说明理由。.

3.承办部门收到交办的公文后，应及时办理。紧急公文按时限要求急办，确有困难的应当说明。对不属本单位职权范围的，应退回交办部门并说明理由。.

4.收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办

意见，送负责人批示后办理。.

5.送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要及时催办。.

6.公文办理中，遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协商，如仍不能取得一致，可以列明各方理据，报上级裁定。.7.凡送负责人签发的公文，应由办公厅〔室〕进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规那么和拟写公文的要求，格式是否标准等。.

8.公文签发手续。以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。.9.已经负责人签发的文稿，付印前应进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、标准等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应报原签发人复审。六、公文写作标准秘书写作公文，是为领导机关提供智力效劳。公文写好后，需经领导机关完成审批程序后才能产生法定效力，故秘书的写作称为起草、草拟或撰写。.公文起草是一项思想性、政策性、技能性很强的工作，要求很高，必须严肃对待，在不断摸索中提高写作水平。

草拟公文应当做到：.2.情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词标准，标点正确，篇幅力求简短。.

3.选用公文文种，应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。.4.拟制紧急公文，应当表达紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。.5.人名、地名、数字、引文准确。引用公文，应领先引标题，后引发文字号。引用外文，应当注明中文含义。日期应当写明具体年、月、日。.6.结构层次序数：第一层为“一〞第二层为〔一〕第三层为“1.〞第四层为