库存管理操作手册范本

手册名称：库存管理应用操作手册适用部门：总调室、多媒体部、生产

车间、采购部门

编写人员：版本号1.0编写日期2003年5月20FI

业务总调室业务问题、操作问题

对多媒体业务问题、操作问题

□质检部业务问题、操作问题

支财务部门业务问题

持技术财务部软件问题、错误提示

计算机网络、硬件、系统故障

目录

一、部门职责：1

二、部门岗位划分：1

三、系统业务处理流程：2

四、部门日常业务系统处理：2

1、日常业务类型的界定：2

2、普通销售业务日常处理：3

3、特殊业务：7

4、月末结帐：9

一、部门职责：

采购部门的日常工作在ERP系统处理中主要工作有：

1、采购部门向供给商进展订货后，供货商按照约定的日期进展送货；办理相关材料报关、

运输等接货手续：货物送到时.采购人员在采物管理桢块录入采购到货单,通知库房

人员和质检人员进展入库检验。

2、根据库房实际点收入库材料数量，索要采购发票；对未到达材料•，督催供给商发货。

3、如果出现质量问题，负责和供给商的商务协调，进展换货或退货处理。

4、根据约定的付款条款到财务部门请款。

库房管理部门：

1、负责公司日常物料的实物出入库管理。

2、负责公司库存物资的保养和维护。

3、负责公司物资的定期盘点，保证账实一致。

质检部门：

1、按照采购合同约定规格标准，进展入库检验。

2、按照生产的设计标准，进展成品的完工入库检验。

3、按照相关外协加工标准，对外协加工产品进展入库检验。

财务部门：

1、核算原材料出入库本钱。

2、核算半成品的加工本钱、领用本钱。

3、核算外协加工半成品本钱，进展挂帐处理。

4、核算最终产成品本钱，统计销售毛利情况。

二、部门岗位划分：

库管人员：库存物资的管理和出入库

库房记账人员：对库存出入库单业务进展登账，统计实物结存.

库房主管：进展库存出入库单据审核、月末结帐。

质量检验员：按照采购合同约定规格标准，进展入库检验；按照生产的设计标准，进展成品

的完工入库检验：按照相关外协加工标准，对外协加工产品进展入库检验。

三、系统业务处理流程：

1、采购部门在采购管理模块根据采购订单录入采购到货单；

2、到货单录入后，质检部门进展质量检验，检验合格填写质检单。

3、库房管理人员根据到货单和质检单合格实际数量，在库存管理模块依据到货单填制采购

入库单。

4、总调部门填制发货通知单，进展复核确认后，通知库房进展发货。

5、车间完工入库经检验合格后，录入产成品入库单。

6、车间根据算料员计算手工填制材料领用单，到库房进展领料（一式四联，库房、车间、

记账、财务）。

7、根据总调通知进展外协加工半成品的发出和收回。

8、在库存管理系统进展物料的组装、拆卸、调拨、盘点等特殊业务处理。

四、部门日常业务系统处理：

1、日常业务类型的界定：

采购入库：采购入库单是根据采购到货签收的实收数量填制的单据。

材料领用：料出库单是领用材料时所填制的出库单据，当从仓库中领用材料用于生产时,

就需要填制材料出库单。

销售出库：销售出库业务的主要凭据，在?库存管理?用于存货出库数量核算。

产品完工入库处理：产成品入库单一般指产成品验收入库时所填制的入库单据，产成品

在入库时无法确定产品的总本钱和单位本钱，所以在填制产成品入库单时，只有数量，

没有单价和金额。

组装、拆卸：组装指将多个散件组装成个配套件的过程，拆卸指将个配套件拆卸成

多个散件的过程。

盘点业务：为了保证企业库存资产的平安和完整，做到账实相符，企业必须对存货进展

定期或不定期的清查，查明存货盘盈、盘亏、损毁的数量以及造成的原因，并据以编制

存货盘点报告表，按规定程序，报有关部门审批。

外协加工业务处理：由外单位进展产品中某道工序的加工，支付外协加工厂加工费用的

业务。

备品管理：对库存中大量的无本钱备用件单独设计的解决方案。

2、库存管理业务日常处理：

◊1）根底档案填加：

■存货分类增加：原那么2-2-2-2-2

＞按照约定原那么增加分类

操作路径：【库存管理】一【初始设置】一【存货分类】

■存货档案增加：原那么2-2-2-2-2

＞增加考前须知：

操作路径：【库存管理】一【初始设置.】-【存货档案】

注明：增加的存货编码、存货代码、存货名称、所属分类、存货属性、计量单位

■仓库档案增加：原那么2

＞增加内容：

仓库编号：两位数，I开头为公司实际库房，24开头为外协加工仓库，5为虚拟仓库

仓库名称：

仓库计价方法।先进先出

操作路径：【库存管理】一【初始设置】-【仓库档案】

■仓库存货对照：

＞目前为了提高工作效率，减少发出材料库房选择误差。需要进展仓库存货的对照，在

系统中进展对照设置。

操作路径：【库存管理】一【初始设置】一【对照表】一【仓库存货对照表】

点击选择，增加相应存货大类到仓库中。

02）日常单据处理：

■采购入库：【口常业务】一【入库】…【采购入库单】一【生单】一采购订单、采购

到货单

在单据显示状态，单击K生单1按钮，系统显示参照单据界面。

可设置过滤条件，点击K过漉1按钮后，系统显示符合条件的参照单据。

点击K选择％显示对号那么选择当前行：再点击，那么取消选择；选择窗口左下方的“显

示表体"，那么窗口下部显示所选择单据的表体记录，默认为全选，可进展修改。

录入入库日期、入库仓庠进展确认生单。

备注：多媒体仓库的局部商品在入库时需要增加产品序列号管理，以便在出库时进展

产品跟踪处理。

■产成品入库：【日常业务】一【入库】一【产成品入库】

进入产成品入库单单据界面。

按K增加%增加一张新的单据：输入表头仓库，再按表头生产订单号栏目的参照按钮,

弹出“选择生产订单和生产的存货”窗口：录入过滤条件，按K过滤》显示符合条件的

生产订单列表：生产订单号：参照录入、方案员：参照录入、订单日期：录入日期区

间、委外供给商：杳询委外生产订单，选择委外供给商、生产部门：查询自制生产订

单，选择生产部门、货物：参照录入：选择一个生产订单，在父项选择窗口下方带入

该生产订单的父项产品，默认全选父项产品，可修改：按K确定》系统将选择的内容

带入产成品入库单；按工保存"那么保存当前单据；按R审核加那么审核当前单据。

■其它入库单：【日常业务】一【入库】…【其他入库单】

用来处理和领用、销售等没有直接联系的物资增加比方盘亏、借入归还、调账等情况。

进入其他入库单单据界面。点击R增加）进入单据录入状态：可以生单的，按R生

单工进展参照生单。输入单据表头的各项内容，输入单据表体的各项内容。填写完毕,

发现单据有错，可以直接将光标移到有关栏目进展修改。在单据保存前，可以放弃当

前单据，返回单据查询界面；如未保存退出，系统提示“此单据尚未保存，确定退出

吗？"如选择是，那么不保存单据退出：否那么返回录入界面。保存单据，单据状态

为未审核。未审核的单据可以修改、删除。审核单据：未审核的单据可以审核，单据

状态为已审核，不能修改、删除。已审核的单据为有效单据，可被其他单据、其他系

统参照使用。有下游单据生成的，系统视为该单据已执行，不能弃审。弃审单据：已

审核的单据可以弃审，弃审后单据状态为未审核。

■材料出库：【日常业务】一【出库】…【材料出库】

进入单据界面，系统显示所选的单据格式，及最后一次操作的单据。

单击K增加“按钮，系统自动新增一张空白的单据。

如果用户新填制的单据为红字单据，用鼠标点击单据右上角的红字单据选择框。

手工输入单据表头和表体内容：需要必须输入得工程有领料部门、领料日期、领料人

员、生产订单号，出库类别；表体录入或参照存货，录入存货后系统自动带入相关信

息。根据业务规那么，不同单据有不同的必填栏目，如为空系统提示用户输入。

材料出库单在领用时一定要区分清楚出库类别的界定：

机加车间：分为机加车间钢板领用、机加车间铝型材领用、机加车间其他材料领用。

机加车间半成品领用。

材料领用应用以上类别：机加车间钢板领用、机加车间铝型材领用、机加车间其他材

料领用。

工程部领用：材料领用、半成品领用，需要指定本钱对象（工程目录）。

转播车领用：材料领用，指定相应的本钱对象（工程目录）

系统集成领用：材料领用、指定相应的本钱对象（工程目录）

■销售出库：【日常业务】一【出库】一【销售出库】

销售管理模块与库存管理模块集成时，销售出库单在销售管理生成，并且不允许超发

货单发货，这种情况下不可手工填制和手工修改销售出库单。只能对销售出库单进展审

核和弃审处理。

注意：对于多媒体仓库为局部商品在出库时需要选择相应的入库序列号，以便进展跟

踪处理；对于转播车产品需要进展_L程核算，在销售发货单上需要指定对应的本钱对象

（工程）

■其它出库单：【日常业务】一【出库】一【其他出库】

用来处理和领用、销售等没有直接联系的物资增加比方盘亏、借入归还、调账等情

况。

进入单据录入界面。点击（增加X,进入单据录入状态：可以生单的，按K生单》

进展参照生单。输入单据表头的各项内容，输入单据表体的各项内容。填写完毕，发现

单据有错，可以直接将光标移到有关栏目进展修改。在单据保存前，可以放弃当前单据,

返回单据查询界面：如未果存退出，系统提示“此单据尚未保存，确定退出吗？"如选

择是，那么不保存单据退出；否那么返回录入界面。保存单据，单据状态为未审核。未

审核的单据可以修改、删除。审核单据：未审核的单据可以审核，单据状态为已审核，

不能修改、删除。已审核的单据为有效单据，可被其他单据、其他系统参照使用。有下

游单据生成的，系统视为该单据已执行，不能弃审。弃审单据：已审核的单据可以弃审，

弃审后单据状态为未审核。

■调拨单：【日常业务】一【调拨】

调拨单是指用于仓库之间存货的转库业务或部门之间的存货调拨业务的单据（对于外

协加工情况参照特殊业务进展处理〕。同一张调拨单上，如果转出部门和转入部门不同，

表示部门之间的调拨业务：如果转出部门和转入部门一样，但转出仓库和转入仓库不同，

表示仓库之间的转库业务。

【操作流程】

调拨单手工增加，也可以参照生产订单填制，出库类别：调拨出库入库类别：调拨

入库。

调拨单可以修改、删除、审核、弃审。

调拨单审核后自动生成其他出库单、其他入库单。

■组装单：【日常业务】一【组装拆卸】---【组装】

组装指将多个散件组装成一个配套件的过程，拆卸指符一个配套件拆卸成多个散件的过程。

配套件和散件之间是一对多的关系，在产品构造中设置之间的关系。用户在组装、拆卸

之前应先进展产品构造定义，否那么无法进展组装。

【操作流程】

组装单录入：

出库类别：半成品领用入库类别：产成品入库

在表体最后一列需要指定对应的本钱对象（工程合同）（如果按照产品构造生成，

自动带出本钱对象（工程））

组装单可以修改、删除、审核、弃审。

组装单审核后自动生成其他出库单、其他入库单。

■盘点业务：【日常业务】一【盘点】

为了保证企业库存资产的平安和完整，做到账实相符，企业必须对存货进展定期或不定期的

清查，查明存货盘盈、盘亏、损毁的数量以及造成的原因，并据以编制存货盘点报告表，按

规定程序，报有关部门（总调、财务部、总经理）审批。

【业务流程】

>选择盘点方式，增加一张新的盘点表。

>打印空盘点表。

>进展实物盘点，并将盘点的结果记录在盘点表的盘点数和原因中。

>实物盘点完成后，根据盘点表，将盘点结果输入计算机的盘点表中。

出库类别：盘亏出库入库类别:盘盈入库

>打印盘点表，并将打印出的盘点报告按规定程序报经有关部门批准。

>将经有关部门批准后的盘点表进展审核处理，系统自动产生其他入库单、其

他出库单调节库存结余数。

■单据审核方式：

>审核/弃审单据：

在实际业务过程中，审核常常是对当前业务完成确实认。有些单据只有经过审核，才是有

效单据，才能进入下一流程，被其他单据参照或被其他功能、其他系统使用。

单据审核后，可以弃审。有卜游单据生成，或被其他功能、其他系统使用，视为单据已经

执行，已执行的单据不可弃审。单据只能整张审核/弃审，不可拆单。

审核/弃审单据有三种方法：

/在单据卡片界面进展审核/弃审。

/在单据列表界面双击单据记录，进入单据卡片界面进展审核/弃审。

/在单据列表选择单据记录，进展批量审核/弃审。

单据工具栏K审核》、K弃审》

单据列表菜单一工具栏K审核》、K弃审》

【操作步骤】

>在单据界面进展审核/弃审：

/进入单据界而，系统显示所选的单据格式，及最后一次操作的单据。

/用鼠标点击K上张》、K下张』、K首张』、K末张』按钮，查找需要审核/弃审

的单据；或点击K定，立?按钮，利用定位功能查找需要审核/弃审的单据。

/审核当前单据：点击［（审核》按钮，系统将当前单据审核，并将当前操作员写入表

尾“审核人"，同时R审核》按钮置灰。

/弃审当前单据：点击R弃审》按钮，系统将当前单据交审，取消“审核人”，同时

K弃审』按钮置灰。

/审核/弃审完当前单据，再重复2-4步骤，直至所有需要审核/弃审的单据审核/弃

审完毕。

在单据列表界面选择要审核/弃审的单据

/进入单据列表界面，显示过滤界面。

/输入过滤条件，按K过滤?可过滤出符合条件的单据列表记录；用户可以按工具栏

K查询】按钮重新查洵。

/将光标移到要审核/弃审的单据的任一行，或点击K定位W按钮，利用定位功能查

找要审核/弃审的单据，双击单据行进入该单据查询状态，进展单据审核/弃审，操

作说明见上。

>在单据列表界面进展批量审核/弃审

,进入单据列表界面，显示过滤界面。

/输入过滤条件，按［［过滤》可过滤出符合条件的单据列表记录；用户可以按工具栏

K过滤1按钮重新查洵。

/点击K选择》，那么选择当前行：再点击，那么取消选择：单击K全选工，再单击

K全选】取消所有选择。

/选单完毕，按K确认］那么所选单据被审核/弃审，执行完毕系统提示成功/失败信

息。

3、特殊业务：

■外协加工处理：

日常应用处理：

首先将每个外协加工厂作公司仓库管理，仓库编号为20-5（）之间：在每个需要外协的存货

上增加自定义项''外协核算单位数量（例如：需要喷塑的那么为喷塑面积）"；外协加工

厂需要在供给商档案中进展维护，增加一个外协加工厂类，每个外协加工厂作为供给商进

展维护，在供给商中那么加自定义项“加工费用单价"，以备统计计算应用。

处理流程：

>机加车间生产半成品完毕，车间手工填加完工通知单（一式两份，分别转质检、财务），

在入库时由质检部进展质量检验，检验合格后质检部门填加质检单，仓库记账人员依

据完工通知单、质检单填制完工产品入库单（一式四联，转库保、库房记账、财务、

车间），所入仓库为机加车间仓库。

>需要进展外协加工的半成品由车间提出申请，总调室确定外协加工厂，卜.达外协加工

任务单，将半成品调拨到外协加工厂仓库；出库类别为委外加工出库，入库类别为委

外加工入库。

>总调室将此调拨单进展打印出来，交仓库进展发货，实物出库后，库管人员在调拨单

上进展手工签字：库房记账人员在系统生成的其他出库单上进展审核，总调人员在其

它入库单上进展签字确认.

>外协加工完成后，外协加工厂将货物送到公司半成品库，质检部进展质量检验，检验

合格后库存记账员填制外协加工入库单将外协加工产品调拨回半成品仓库，库房管理

人员对系统产生的其他入库单进展签字确认后，在库存管理模块进展签字确认。

出库类别：委外加工出库入库类别：委外加工入席委外加厂商

在外协加工入库单上增加三列，外协费用种类、外协加工单价、外协加工费用

>根据外协加工入库数量和外协费用单价（采购部门确定）进展统计外协加工费用。财

务往来会计据此在应付账款录入应付单，列制造费用，挂应付账款。

>根据查询表，系统自动统计当月的各产品各种外协费用发生情况。

■备品件管理：

>管理对象：

,针对工程采购，其全部本钱已经全部转入到工程中，在实际使用中只使用其中一局

部零件，造成库存结存备品零件，成账外物资。

/在采购时，因为成套外的缘故，造成使用某局部零件，采购时不得不采购整套设备,

在生产车间领用所需部件后，剩余备件结存库房，账面

存在而实物不完整。日应用处理：

增加虚拟库房单独管理备用件，参加运算。

实际业务处理中，针对情况区别处理：

/针对第一种情况，零件采购应用正常处理流程，在做材料领用时，将整个产品套件

本钱全部转入到工程本钱中；对于结存的备品零部件，通过其他入库单增加到备

用部件库，单价为。；以后需要使用时直接从备品部件库进展领用。

/针对第二种业务情况：在商品购进后，在库存系统按照整个套间的构造进展拆卸，

分为具体明细部件名称，领用时直接领用所需的零部件名称、数量结转对应本钱;

剩余的备用部件在原有库房进展继续管理，材料核算会计根据拆卸情况，单独核

算每个备件本钱。借出物资管理：

>前提：

因为借出物资在所有权上仍然为公司所有，所以增加虚拟库房“借出物资仓库”

管理主要为公司之间的借出借入管理物资，部门借入借出零星物资不予管理。

发生借出业务，必须经相关部门进展报告