进货查验记录和索证索票制度

进货查验记录和索证索票制度一、总则1.目的为加强本企业食品、药品、医疗器械等产品（以下统称产品）进货管理，确保所采购的产品符合质量要求，保障消费者的合法权益，特制定本进货查验记录和索证索票制度。2.适用范围本制度适用于本企业从国内外供应商采购产品的全过程，包括但不限于原材料、半成品、成品、包装材料、医疗器械等。3.职责分工采购部门：负责选择合格的供应商，签订采购合同，索取并保管相关票证。质量部门：负责对进货产品进行质量检验，审核索证索票资料，并监督进货查验记录的执行情况。仓库管理部门：负责接收、储存进货产品，协助采购部门核对票证，并做好进货记录。财务部门：负责审核进货票证的真实性、合法性，确保付款符合规定。

二、进货查验记录1.查验内容产品外观：检查产品包装是否完好，有无破损、变形、污染等情况。产品标识：核对产品标签、说明书上的内容是否齐全、清晰，包括产品名称、规格、型号、生产日期、保质期、生产厂家、批准文号、成分、使用方法、注意事项等。产品质量证明文件：索要产品的质量检验报告、合格证书等相关证明文件，确保产品质量符合国家标准或行业标准。数量：核对进货产品的数量与采购合同或送货单一致。2.查验方法感官检查：通过目视、触摸、嗅闻等方法对产品外观、气味等进行检查。文件审查：查阅产品质量证明文件、采购合同、送货单等相关资料，核实产品信息。抽样检验：按照规定的抽样方法和检验标准，对进货产品进行抽样检验，确保产品质量合格。3.记录要求记录内容：进货查验记录应包括产品名称、规格、型号、数量、生产日期、保质期、生产厂家、供应商名称及联系方式、进货日期、质量状况、检验结论、检验人员签名等信息。记录方式：进货查验记录可以采用纸质记录或电子记录的方式。纸质记录应使用钢笔或中性笔填写，字迹清晰、工整，不得涂改；电子记录应进行备份，确保数据安全、完整。记录保存期限：进货查验记录应保存至产品保质期届满后一年；没有明确保质期的产品，记录保存期限不得少于二年。

三、索证索票1.索证内容营业执照：索取供应商的营业执照副本复印件，确保供应商具有合法的经营资格。生产许可证或经营许可证：根据采购产品的类别，索取供应商的生产许可证或经营许可证复印件，确保供应商具备相应的生产或经营资质。产品质量检验报告：索取每批次进货产品的质量检验报告，确保产品质量符合国家标准或行业标准。销售发票：索取供应商开具的销售发票，发票内容应包括产品名称、规格、型号、数量、金额、日期等信息，确保发票真实、合法。其他证明文件：根据采购产品的特殊要求，索取其他相关证明文件，如医疗器械注册证、医疗器械产品合格证、进口产品的报关单和检验检疫证明等。2.索票内容采购合同：签订采购合同，合同内容应包括产品名称、规格、型号、数量、价格、交货日期、质量标准、验收方式、违约责任等条款，确保合同真实、合法、有效。送货单：索取供应商提供的送货单，送货单应注明产品名称、规格、型号、数量、生产日期、保质期、生产厂家、供应商名称及联系方式、送货日期等信息，确保送货单与采购合同一致。3.索证索票要求及时索取：采购部门应在采购产品时及时向供应商索取相关票证，确保票证的真实性、合法性和完整性。妥善保管：采购部门应妥善保管索证索票资料，按照类别进行整理、归档，便于查阅和追溯。审核验证：质量部门应定期对索证索票资料进行审核验证，确保票证符合要求。对于不符合要求的票证，应及时通知采购部门与供应商沟通，要求其补充或更换。

四、进货流程1.采购申请使用部门：根据生产经营需要，填写采购申请单，注明产品名称、规格、型号、数量、质量要求、交货日期等信息。审批：采购申请单经部门负责人审核后，报分管领导审批。2.供应商选择采购部门：根据审批后的采购申请单，通过市场调研、供应商评价等方式，选择合格的供应商。供应商评价：采购部门应对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行评价，建立供应商档案。3.采购合同签订采购部门：与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。合同审核：采购合同签订后，应提交法律部门或合同管理部门进行审核，确保合同合法有效。4.索证索票采购部门：在签订采购合同后，及时向供应商索取相关票证，包括营业执照、生产许可证或经营许可证、产品质量检验报告、销售发票、采购合同、送货单等。5.进货验收仓库管理部门：根据送货单，核对进货产品的数量、规格、型号等信息，确保与采购合同一致。质量部门：对进货产品进行质量检验，按照规定的查验内容和方法进行检查，确保产品质量合格。进货查验记录：仓库管理部门和质量部门应做好进货查验记录，记录内容应真实、准确、完整。6.入库仓库管理部门：经进货验收合格的产品，办理入库手续，按照规定的存储条件进行存放。不合格产品处理：对进货验收不合格的产品，应及时通知采购部门与供应商协商处理，做好记录，并按照规定进行退货、换货或报废等处理。

五、监督检查1.定期检查质量部门：定期对进货查验记录和索证索票制度的执行情况进行检查，确保制度的有效实施。检查内容：检查进货查验记录是否完整、准确，索证索票资料是否齐全、合法，采购合同是否有效，产品质量是否符合要求等。2.不定期抽查企业内部审计部门：不定期对采购部门、仓库管理部门、质量部门等相关部门的进货查验记录和索证索票情况进行抽查，发现问题及时整改。外部监督检查：积极配合食品药品监管部门等相关部门的监督检查，如实提供进货查验记录和索证索票资料，接受监管部门的指导和监督。3.问题整改对检查中发现的问题：应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。对违反进货查验记录和索证索票制度的行为：应按照企业的相关规定进行严肃处理，情节严重的，依法追究相关人员的责任。

六、培训与宣传1.培训计划人力资源部门：制定进货查验记录和索证索票制度的培训计划，定期组织相关人员进行培训。培训内容：培训内容包括制度的目的、适用范围、职责分工、进货查验记录要求、索证索票要求、进货流程、监督检查等方面。2.培训方式内部培训：由质量部门或相关专家进行内部培训，通过讲解、案例分析、现场演示等方式，使员工熟悉制度的内容和要求。外部培训：根据需要，选派相关人员参加外部培训，学习先进的管理经验和方法，不断提高企业的管理水平。3.宣传教育企业内部宣传：通过内部刊物、宣传栏、会议等形式，宣传进货查验记录和索证索票制度的重要性，提高员工的质量意识和责任意识。外部宣传：积极