某公司接待管理手册 (一)

******公司接待管理手册

1.目的

为认真贯彻落实中央八项规定，坚持发扬求真务实、勤俭节约的优良传统，

着力简化接待程序、降低费用支出、提高接待效果，推进建设节约型企业，有效

促进企业又好又快发展，特制定本管理手册。

2.接待范围

2.1内部接待

内部接待I旨公司系统内的接待，包括公司领导、公司各部门人员到所属各单

位检查、调研、指导工作等，基层单位领导、业务人员到公司机关请示、汇报或

办理相关业务工作等。

2.2会务接待

包括大型综合性会议、专题业务会议、业务培训I和其他重大活动。

2.3公务接待。

包括上级和地方政府及行业主管部门的检查、调研、指导等。

2.4商务接待。

主要指业主的考察、调研、洽谈等。

3.接待原则

3.1接待过程，、热情礼貌、服务周到”；

3.2接待标准“对内从严、对外从宽”；

3.3接待管理，'对口接待、预算管理”；

4.接待类别

接待任务按照接待对象的级别（以宾客最高层级为准），分为三级。

一类接待：适用于股份公司领导、工程局领导、厅局级党政领导、局级战略

客户主要负责人、公司邀请的重要宾客的来访；

二类接待：适用于工程局部门负责人、兄弟单位领导、公司级战略客户来访；

三类接待：系统内部一般人员及一般客户的来访。

以上分类仅作为参考，具体实施可根据任务的实际情况确定，并匹酉照应的

接待标准。

5接待潮呈

步骤具体操作说明责任者

与对方沟通，确定来访人员姓名、人数、职位及来访

1.磔1」接彳由铁承办部门

目的

2.制定接待方案根捣王务要求，制定接待方案,明确人员职责与分工承办部门

3.公司相关领导重要接待方案，主办部门负责人审核后提交公司相关

主管/分管领导

审批领导审批方案

根据方案，由接待主办部门组织实施接待..相关部门

4.组织实施接待承办部门

级人员依照分工配合

4.1接送安排办理迎送手续、做好迎送准备承办部门

根据来访人员身份预订与之相匹配的房型..提前领取

4.2住宿安排承办部门

房卡，需要配物品的房间提前配备

4.3车辆安排根据来访人数，合理调度，做好准备工作承办部门

4.4就餐安排根据实际情况，拟定就餐方案承办部门

4.5活动安排布置会议、会见场地、安排考察、报道摄影活动承办部门

4.6应急安排在接待过程中临时变化、突发事件等做好应急准备承办部门

5.费用核销结算各类费用，按照财务;耀核销，冲抵予Q算承办部门

6.接待总结总结接待工作经验，提出改进措施承办部门

7建•立接待台账搜集整理接待有美信息，按时间建立接待台账承办部门

雌：办公室是上级®导地方无业务对口领导以及公司领导要求接待的其他宾客的接

待承办部门，总部各部门是其对口接待的承办部门。

2

6.接待流程指南

6.1接受接待任务并制定接待方案

三级一级

工作项目工作内容

蹄接待

根据领导要求，及时与对方联系，了解宾客信息：到

访时间、目的、活动范围、人员情况（单位全称、职

71

务、级别、性别、人数），往返情况（始发地、班次、

收到接待车次、出发时间、预计到达及离开时间）

掌握宾客（尤其是主宾）的生活、饮食习惯、工作条

1

件要求，参考查阅主宾以往的到访情况，成立接待工Vy4

作小组，做好分工，明确接待负责人

如来宾中有女宾，尽量确保至少一名女性接待人员77

根据来访宾客，结合人员到实地踩点情况，提出初步

7q

日程建议

经领导审核，并与对方沟通确定后，形成基本的日程

77

安排

根据日程安排拟定接待方案，内容包括，迎送陪同、

视察参观、会议座谈、宴请配餐、住宿、车辆、着装77y

制定接待

要求等

方案

填写《接待申请表》，按照流程^行接待方案，领导批

准后组织实施，特殊情况可事前经主要领导口头同意

1

后执行接待方案、《搭寺申请表》被:雌后，及时将方77y

案告知参加接待的有关领导及参与配合的相关部门、

单位和个人

根据任务要求，编印小开本《接待手册》

3

6.3住宿安排

三级一级

工作项目工作内容

接待接待接待

根据来宾身份提出个酒店备选经领导审核后确

2-3，，1J

定来宾入住酒店VV

实用房数量、房型、入住时间、住宿天数。根据来宾

级别安排房间：原则上一类宾客安排套间，二类宾客7qJ

y

安排商务间或单间，其他人员安排标准间

酒店预订预定房间时将入住天数增加一天，避免来宾房卡过期

而造成不便q

来宾较多时，应预留机动房777

办公室负责人员、领导秘书等人员的房间尽可能靠近

主宾房间777

提前办理入住手续,领取房卡77

检查房间设备是否完好7y

迎宾准备根据来宾等级，需要往房间配送物品的提前配送：如：

企业宣传册、欢迎卡、茶叶等77

提前开通房间的国内长话功能，并要求酒店采取限制

7qq

无关电话打进措施

与迎接人员保持联系，确定到达时间，将情况及时向

1q1

等候迎接来宾的领导5口艮7

i

提前十分钟在酒店大厅等候来宾777

迎宾安排

1

来宾到达酒店后，帮助卸取行李弋7

向来宾发放房卡，引导来宾上电梯7q7

5

6.4车辆安排

一级

工作项目工作内容

接待解接待

1

用车安排嘉宾用车，提前安排（司机姓名、电话、车牌号）7yy

根据接待方案，驾驶员提前熟悉来宾行程，对行车路

1j

车辆安排线进行设计，必要时踩点，选择最佳路线，对可能出V7V

现的异常情况做好预案

驾驶员应提前检查车况，检直车上空调、影音设备，

1J।

路线选择确保油料充足，准备好通行费用，根据行程，提前准V7V

备好通行证件

穿着正式工作服，系领带，白色手套y

驾驶礼仪保持服饰整洁、面容清洁7qq

使用礼貌用语，服从接待现场安排7qy

车辆编号车辆超过三辆时，应对车辆进行编号7y

配备并及时更新纸巾，矿泉水、雨伞、常用药及当地1

车上物品V7q

地图

在来宾上车前开启车内空调，置于合适温度，来宾上1

V7q

车后主动询问温度是否适宜

行车服务每天用车结束后，应及时清洗、除味、消毒，清理垃

17q

圾，保持车内干净卫生y

来宾下车后，应检查车内是否有来宾遗忘的物品7q7

针对可能出现的异常情况，做好预案，提前了解天气、

应急预案17y

路况、车辆通行情况等变化

6

6.5就餐安排

一级

工作项目工作内容

接待解接待

根据来宾级别及相关要求预订1-2家宴请地点，由相1I

餐厅选择V7

关领导确定宴请地点

按要求布置就餐地点，酒水、香烟提前放置，红酒需

餐厅布置y

要醒的提前通知酒店服务员提前醒酒7

17

落实来宾名单，确定就餐陪同人员yy

安排席位重大宴请时，根据出席人员名单制作排位表并摆放席

q

位卡

根据主宾或主要领导口味提前配菜，配菜要求：菜单

包括凉菜、热菜、汤、甜点、主食、水果；了解来宾1

菜单安排V7q

口味合理搭配；体现当地特色和时令菜式；控制好用

餐标准及菜量，不铺张浪费

J7

物品准备红酒、白酒、香烟等yq

例行节约，原贝怀上高档菜肴和名贵烟酒，宜选用当1

宴请标准Vq

地家常菜、特色菜和当地特产烟酒。7

J

布置好来宾休息区、安排茶水、消遣用品77

确认来宾到达时旬，告知相关陪同人员提前15分钟到11

迎宾安排7V7

达餐厅等候

11i

引导来宾入座V77

用餐结束前15分钟，通知相关接待人员、驾驶员做好1

7q7

车辆准备

宴会结束

协助领导将来宾送至门口或上车地点道别q77

在来宾离开时及时关注是否有遗留物品77

7

6.6活动安排（会议、考察接待）

一级

工病目工作内容*

接待接待接待

按照会议人数,会议形式确定会议室，布置会场，了解

会场设施7qq

提前制作会场横幅Vq

1

保持会场清洁7qq

根据实际情况放置指示牌

场薇q

地樨前准备电子屏q

布准备笔墨纸砚供来宾题词（如有需要）q

置在座位上摆放会议议程（包括参会人员名单、会议议程

7qq

及公司简介）、交流材料等

根据来宾人数，准备适量的水果71yl

业主考保持接待室干净卫生77

察接待

提前准备好热水和茶叶7Vq

准备茶杯、茶叶、热水、矿泉水、纸巾、笔记本、签字

物品准备

笔、桌牌等必要用品qV7

检直会场投影、音响设备及会议室电源、照明及空调系

设备检查1

统，空调应提前开启VVq

服务人员提前到位，提前通知参加会议人员入座q

会场服务会场服务人员应衣着得体，最好穿工装7

会议服务期间,应及时为参会人员添加茶水qy

有关部门应提前准备录像、录音设备qVq

宣传报道提前与媒体联系，开展新闻报道q

对内对外宣传报道经相关领导审核后方可发布V

会场布置工作就绪后，通知接待人员qq

迎接来宾及时了解来宾出发时间，预估到达会场时间q

确认来宾到认时间并向领导汇报，告知领导迎接来宾yyy

引导入座来宾到达会议室或接待室，引导来宾入座7Vq

会场服务人员应每20分钟进入会场查看参会人员茶水

情况，并及时为来宾及参会人员添加茶水；会议休息时，7qq

会场服务

根据实际情况，及时清理会场

会议开始前，可播放节奏轻快的音乐q

资米整理会议结束回收整理资料，检查是否有物品遗漏71y

8

6.7活动安车£（视察）

,一级

工作项目工作内容

接待解接待

落实视察目的、时间及具体视察的基层单位或项目77

信息落实

了解视察地点当天的天气情况177

相关部门应拟定1-2套视察议程报领导审核77q

落实考察陪同领导、人员名单777

通知基层单位做好接待准备并转发接待方案等

77y

资料

通知基层单位安徘住宿、就餐地点7qq

前期准备落实用车安排，确定行车路线77

提前做好工作:匚报材料及答疑准备77q

视察点应提前做好清扫、保洁工作，特别是工作区、

会议室、卫生间、施工通道、入口等场所77y

做好现场布置工作777

提前准备安全帽并摆放整齐7y

做好迎接准备，迎接并引领来宾入场7y7

1

发放矿泉水和安全帽7qV

视察期间尽量避免造成灰尘多、噪音大、火星四溅的

现场实施1

操作7y7

协调落实下一步接待准备777

掌握视察和参观时间，保证活动按计划进行777

6.8应急安排

,一级

工作项目工作内容

蟋接待

J1

应急准备根据需要，提前做好应急预案y

接待开始前来宾信息变化（时间、人员、行程），及■

7qV

时调整方案，并报告相关领审口接待人员

信息变更

接待过程中信息变化（临时增加或减少行程、人员变1

777

更、时间调整），及时报告相关领导和接待人员

接待过程中发生各类突发紧急事件须及时联系当地相

771

关部门进行处理并及时报告上级领导

公司门前如突遇群体性时间，可及时调整接待会见地

点,并以适当的理由向来宾予以解释，并尽快予以处77।

突发应对理

突遇天气变化，自然灾害事故或车辆故障等，及时联

7।

系救治，维修并立即上报上级领导

有必要时，安耳腼行医护人员7

9

6.9接待总结

一级

工作项目工作内容

接待接待

前期工作接待前准备工作不足或遗漏的方面

共结接待前工作存在的改进方法qq

接待中行程、住宿、用餐、用车安排及迎送等

7q

接待环节存在的问题

总结接待环节中存在的问题的解决办法及优化方案q

接待环节中创新的工作方法总结qq

更新来宾信息q

其他

费用结算和报销7qq

6.1()资料归档

三级一级

工作项目工作内容*

接待接待接待

11J

来往公文拜访函、通知、领导批件、联系方式VV

接待方案、接待手册、会议签到表、汇报材

会议资料q

料、交流材料等相关材料77

视察参观咨料视察参观点介绍资料弋

接待总结接待书面总结q

图像音像资料现场照片、录像、录音等qq

主宾简历及其他个人信息，包括民族、出生

来宾重要信息年月、籍贯、饮食习惯、爱好忌讳等q

10

7.表格模板

7.1接待分工明细表模板

序号任务先L时间节点责任人

7.2接待日程方案模板

（单位）（姓S）（职务）一行撒寺日程方案

日期时间接待步骤接待内容参加人员备注

上午前往新______场迎接

接机——行人乘坐_腼由一飞抵、用车N客*88分*

10:00

入住前往酒店迎候

用车

10:30下榻________酒店X*

迎接

中午午宴

就餐、**拿用车分*东京8**

12:00地点：__

中次月**U下午会谈、签字仪式

郃义、用车名**883*

星期“14:00—15:30地点：集团公司2楼会议室

实地

15:30——17:30前往__________项目***、用车“*”*》*

考察

虹晚宴

**拿

就餐*8*、用车名*

18:00地点：

上午送_____一行前往机场

送行、用车X**88科

21:00乘坐航班至

7.3接待申请表模板

************公司接待申请表

填表日期：归档编号:

接待名称

口工彳愧查口调研口考察口洽商口顺访口其他

来访目的

具体事由：

接待部门

来访时间月日时至月日时

姓名性别单位/职务

来兵情况

（总A数：—人）

来宾级别口f口』=135

酒店等级：—星名称：_____________________________

房间总数：—间入侈戡：一天

住宿安排

类型:口套房—间口单人一间口双人—间其他

结5!!理:口我方瑞旦口来宾自付

口横幅内容：

口电子屏内容•

会见安排口投影口宣传片h录音口音响口话筒口水果

口瓶装水口宣传册口拍照口摄像M他

宴请安排拟用餐总次数、用餐时间

用餐、用酒基本规格

活动安排活动时间、考察或观光地点

展献膘:是口否口也:口僧口火车口筋

返程安排

51^用:口助海口来宾自付

特殊安排按正常接待等级标准以外的其他要求

项目金额说明

住宿

餐饮

费用预算

合计

接待部门意见

分管领导审批

主管领导审批

13

7.4接待手册模板

XXX一行莅临*****公司

******,0司展*********

会议手册

20年月日

企业文化

企业精神：科学管理文明施工艰苦奋斗勇创一流

管理方针：以人为本塑造精品安全环保守约诚信真诚服务

进取创新

经营理念：责任荣誉共赢

企业愿景：发挥陕西省施工总承包龙头企业优势,争做国内一流施工

企业

企业价值观：奉献社会富裕职工

企业服务宗旨：施工前为用户着想施工中对用户负责施工后让用

户满意

15

调研提纲

1、20年上半年生产经营情况；

2、安全生产情况；

3、结合“十二五”规划的执行情况，对标准化、信息化

的认识（重点，互动）；

16

会议议程

会议地点：******总部2楼会议室

日期时间会议内容

14:00——14:10***做调研讲话

14:10——15:10***做工作汇报

月日

15:10——17:10标准化、信息化专题互动

17:10——17:40***做总结讲话

17

•勿

XXX公司一行莅临*4**4*»4**4**J**J**!**jwrj**Jwrj*»jw公司

开展工作调研会议参会名单

序号单位

1

2

3

XXX公司领导

4

5

6

1

—

2

3总工程师

4集团领导副总经理

5副总经理

6副总经理

7副总领

1

2

3

4

5

6集团各部门

7

8

9

10

11

12

1总工程师

2副总姓理

***公司领导

3副总底理

4副总钿

1综合办公室主任

2生产管理部部长

3*****各部门技术管B陪陪张

4

5财务负责人

18

天气提示

周二09月29日农历，5十七侯时：18K)

斫局四局五

00月3。日10月01日1。司U2日1。月恒日

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19

****公司简介

***********公司于1955年9月由中国人民解放军建筑工程第七师集体转

业而来，现为国家房屋建筑工程施工总承包壹级企业，并具备市政公用工程施工

总承包壹级、机电设备安装工程总承包壹级、钢结构工程专业承包壹级、园林古

建筑专业承包壹级、建筑装饰装修专业承包壹级等资质。

建司六十年来，集团公司秉承“科学管理、文明施工，艰苦奋斗、勇创一流”

的企业精神，承担了荆江分洪、中国第一颗原子弹研制基地、西昌卫星发射中心

、陕西彩色显像管总厂、西安咸阳国际机场等一大批国防及民生重点工程建设任

务，为我国经济建设作出了突出贡献。同时，企业还走出国门，先后在日本、古

巴、蒙古、加纳、苏丹等国家建成了一批名优项目，在海外树立了良好的企业形

象。

近年来,集团以建设施工总承包特级资质企业为目标，夕付爪市场上规模，内

抓管理增效益，先后承接了西北第一高——陕西科技信息大厦、汉阳陵外藏坑A

段展示厅保护工程等一大批“高、大、精、尖项目。荣获“鲁班奖”工程1项，国

家优质工程5项，国家级文明工地1个，国家AAA级安全文明标准化诚信工地2

个，国家质量安全标准化示范工地1个，国家级新技术应用金牌示范工程1个。

承建的地电广场一农行大厦工程荣获2013—2014年度国家优质工程奖，航天六

院流动与力学环境研究试验厂房工程等3项工程荣获陕西省优质工程“长安杯”，并

建成省级文明工地7个，市级文明工地13个。同