医院物资采购管理制度

医院物资采购管理制度一、总则1.目的为加强医院物资采购管理，规范采购行为，保障医院医疗、教学、科研等工作的顺利进行，确保物资质量，降低采购成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于医院各科室（部门）所需的各类物资采购活动，包括医疗设备、医用耗材、办公用品、后勤物资等。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关政策规定，依法进行采购活动。公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会，不偏袒任何一方。质量优先原则：优先采购质量可靠、性能优良、符合国家标准和医院实际需求的物资。效益原则：在保证物资质量的前提下，通过科学合理的采购方式和管理手段，降低采购成本，提高资金使用效益。

二、采购组织与职责1.采购管理委员会组成：由医院领导、相关职能部门负责人、临床专家等组成。职责：审议医院物资采购的政策、制度和流程。审定年度物资采购预算和采购计划。对重大采购项目进行决策，包括采购方式的确定、供应商的选择等。监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中出现的重大问题。2.采购部门组成：设立专门的采购科室或配备专职采购人员。职责：负责具体采购业务的实施，包括编制采购计划、发布采购公告、组织采购活动、签订采购合同等。收集、整理供应商信息，建立供应商档案，定期对供应商进行评估和管理。负责采购物资的验收、付款等相关工作的协调与跟踪。定期向采购管理委员会汇报采购工作进展情况，提供采购数据分析和决策建议。3.需求部门职责：根据医院业务发展和实际工作需要，提出物资采购申请，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、预算金额等信息。参与采购项目的技术评估和商务谈判，提供技术支持和业务需求方面的意见。负责采购物资的验收工作，对物资的数量、质量、规格等进行核对，及时反馈验收结果。

三、采购预算与计划1.采购预算编制各需求部门应根据年度工作计划和业务发展需求，于每年[具体时间]前编制下一年度物资采购预算，报财务部门审核。财务部门结合医院财务状况和资金安排，对各部门的采购预算进行汇总、平衡和审核，形成医院年度物资采购总预算，提交采购管理委员会审议通过。2.采购计划制定采购部门根据批准的年度采购预算，结合物资库存情况、临床需求变化等因素，分季度、月度制定采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、预计采购时间、采购方式等内容，并报采购管理委员会备案。对于临时性、紧急性采购需求，需求部门应填写《紧急采购申请表》，说明采购原因、物资详情等，经相关部门负责人审核后，报采购管理委员会审批同意后，采购部门方可实施采购。

四、采购方式1.公开招标适用范围：采购金额达到规定标准以上（具体标准按照国家和地方相关规定执行），且采购项目技术规格明确、市场竞争充分的物资采购。操作流程：采购部门编制招标文件，明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。通过指定的媒体或平台发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格预审，确定符合要求的投标人名单。组织开标、评标会议，按照评标标准进行评标，确定中标候选人。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。2.邀请招标适用范围：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的物资；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的物资。操作流程：采购部门根据采购项目特点和供应商信息，选择不少于三家符合条件的供应商，向其发出投标邀请书。供应商按照邀请书要求编制投标文件，在规定时间内提交投标文件。采购部门组织开标、评标会议，按照评标标准进行评标，确定中标候选人。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。3.竞争性谈判适用范围：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的物资采购。操作流程：采购部门成立谈判小组，成员不少于三人，其中包括技术、经济等方面的专家。采购部门向符合相应资格条件的不少于三家的供应商发出谈判邀请书，并提供谈判文件。供应商在规定时间内提交响应文件，谈判小组与供应商进行谈判，要求供应商在规定时间内进行最后报价。谈判小组根据谈判情况，从符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向其发出成交通知书，签订采购合同。4.单一来源采购适用范围：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的物资采购。操作流程：需求部门提出单一来源采购申请，说明采购原因、物资名称、规格、型号、数量、拟采购供应商等信息，并附相关证明材料。采购部门对申请进行审核，组织相关部门和专家进行论证，形成论证意见。将单一来源采购申请、论证意见等报采购管理委员会审批。采购管理委员会审批通过后，采购部门与拟采购供应商进行谈判，签订采购合同。5.询价适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的物资采购。操作流程：采购部门向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。供应商按照询价通知书要求提供报价文件，采购部门对各供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商。向成交供应商发出成交通知书，签订采购合同。

五、供应商管理1.供应商准入采购部门建立供应商准入制度，明确供应商应具备的基本条件，包括具有合法经营资质、良好的商业信誉、较强的经济实力、完善的售后服务体系等。供应商申请准入时，需向采购部门提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书、业绩证明等相关资料。采购部门对供应商提交的资料进行审核，实地考察供应商的生产经营场所、生产设备、质量控制体系等情况，符合要求的纳入供应商名录。2.供应商评估与考核采购部门定期（每年至少一次）对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等。建立供应商评估指标体系，采用定量与定性相结合的方式对供应商进行评价，根据评估结果将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评估为不合格的供应商，采购部门应暂停与其合作，要求其限期整改，整改后仍不符合要求的，将其从供应商名录中删除。3.供应商动态管理采购部门及时更新供应商名录，记录供应商的基本信息、评估考核结果、合作历史等情况。关注供应商的经营状况、市场动态等信息，对于出现重大变化或可能影响物资供应的供应商，及时采取相应措施，如调整采购策略、寻找替代供应商等。

六、采购合同管理1.合同签订采购项目确定成交供应商后，采购部门应在规定时间内与供应商签订采购合同。采购合同应明确物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款，确保合同内容完整、准确、合法。采购合同签订前，需经医院法律顾问审核，确保合同条款符合法律法规要求，维护医院合法权益。2.合同执行采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按照合同约定履行义务。需求部门应配合采购部门做好合同执行工作，按照合同要求及时接收物资，对物资的数量、质量等进行初步验收，并反馈验收情况。如在合同执行过程中出现问题或纠纷，采购部门应及时与供应商协商解决，协商不成的，可按照合同约定通过法律途径解决。3.合同变更与解除在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款的，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。如因不可抗力或其他法定事由需要解除采购合同的，采购部门应及时通知供应商，并按照法律法规和合同约定办理相关手续。

七、采购验收管理1.验收组织成立物资验收小组，成员包括采购部门、需求部门、质量控制部门、使用科室等相关人员。验收小组负责制定验收方案，明确验收标准、验收方法、验收流程等内容。2.验收标准物资验收应严格按照国家相关标准、行业标准、采购合同约定的质量标准进行。对于医疗设备、医用耗材等物资，还应符合医疗器械管理相关法规和规范的要求。3.验收流程物资到货前，采购部门应通知需求部门和验收小组做好验收准备工作。物资到货时，验收小组按照验收方案对物资的数量、规格、型号、外观等进行初步检查，并核对物资的质量证明文件、产品合格证等资料。对需要进行检验检测的物资，按照规定委托具有资质的检测机构进行检测，检测合格后方可办理入库手续。验收小组对验收结果进行记录，填写《物资验收报告》，验收合格的物资由需求部门办理入库手续，验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商联系，要求其退换货或采取其他补救措施。

八、采购付款管理1.付款申请物资验收合格后，需求部门应根据采购合同约定，填写《付款申请表》，注明物资名称、规格、型号、数量、合同金额、已到货金额、应付款金额、付款方式等信息，并附上验收报告、发票等相关证明材料。《付款申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交采购部门审核。2.付款审核采购部门对《付款申请表》及相关证明材料进行审核，核实物资采购情况、合同执行情况、发票真实性等内容，审核无误后提交财务部门。财务部门对付款申请进行再次审核，重点审核资金支付的合规性、准确性等，审核通过后按照医院财务管理制度办理付款手续。3.付款方式采购付款方式应根据采购合同约定执行，一般包括支票、汇票、电汇、网上银行支付等。对于金额较大的采购项目，可根据实际情况采用分期付款方式，但应在合同中明确分期付款的比例、时间节点等条款。

九、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应定期对采购活动中可能面临的风险进行识别和评估，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、法律风险等。分析风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级，为制定风险应对措施提供依据。2.风险应对措施市场风险：密切关注市场动态，加强市场调研和分析，合理安排采购计划，避免因市场价格波动、物资短缺等原因影响医院正常运营。质量风险：严格供应商选择和管理，加强物资验收环节的质量控制，建立质量追溯机制，确保采购物资质量符合要求。供应商风险：建立供应商评估和考核体系，加强与供应商的沟通与合作，降低供应商违约、破产等风险。同时，寻找多家合格供应商，避免对单一供应商过度依赖。合同风险：规范采购合同签订流程，加强合同审核与管理，明确合同双方的权利义务，及时跟踪合同执行情况，防范合同纠纷和违约风险。法律风险：加强法律法规学习，严格遵守国家法律法规及相关政策规定，在采购活动中依法办事，确保采购行为合法合规。同时，聘请法律顾问提供法律支持，及时处理法律事务。

十、监督与检查1.内部监督医院内部审计部门定期对物资采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况、采购资金的使用效益等。采购管理委员会对采购工