X施工企业材料采购合同管理制度

X施工企业材料采购合同管理制度一、总则1.目的为加强X施工企业材料采购合同管理，规范采购行为，降低采购成本，防范采购风险，确保工程顺利进行，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于X施工企业及所属各项目在工程建设过程中进行的各类材料采购合同的签订、履行、变更、终止及监督管理等活动。3.基本原则依法合规原则：采购合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定。公平公正原则：在采购合同管理过程中，应公平对待合同各方，维护各方合法权益。诚实守信原则：合同双方应诚实守信，严格履行合同约定的义务。效益优先原则：在保证材料质量和满足工程需求的前提下，努力降低采购成本，提高经济效益。

二、职责分工1.采购部门负责材料采购合同的起草、谈判、签订工作。组织对供应商的考察、评估和选择，建立供应商档案。跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。负责采购合同的归档管理工作。2.项目部门参与材料采购合同的起草、谈判工作，根据工程实际需求提出相关意见和建议。配合采购部门对供应商进行考察、评估，提供项目现场相关信息。负责接收采购的材料，并对材料的数量、质量等进行验收。及时反馈采购合同执行过程中与项目相关的问题。3.法务部门对采购合同进行法律审查，确保合同条款合法合规，防范法律风险。为采购合同管理提供法律咨询和支持，处理合同纠纷。4.财务部门参与采购合同的评审，对合同的付款方式、结算条款等提出财务意见。负责审核采购合同的付款申请，办理款项支付手续。对采购合同的执行情况进行财务监督和核算。

三、采购合同的签订1.采购计划制定项目部门应根据工程进度计划，提前编制详细的材料采购计划，明确材料的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计采购时间等信息，并提交给采购部门。采购部门结合项目采购计划和库存情况，综合考虑市场供应情况、价格波动等因素，制定具体的采购实施方案。2.供应商选择采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。根据采购材料的性质、金额大小等，对供应商进行考察、评估。考察内容包括供应商的生产能力、产品质量、价格水平、信誉状况、售后服务等。对考察合格的供应商进行综合评分，选择优质供应商作为合作对象。3.合同起草采购部门根据与供应商谈判达成的共识，起草采购合同文本。合同应明确双方的权利和义务，包括材料的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、验收方式、违约责任等条款。合同文本应使用规范的语言文字，表述准确、清晰，避免歧义。4.合同评审采购合同起草完成后，应组织相关部门进行评审。评审部门包括采购部门、项目部门、法务部门、财务部门等。各评审部门应从各自职责角度对合同条款进行审查，提出修改意见和建议。采购部门负责汇总各方意见，对合同进行修改完善。经评审通过的采购合同，方可提交签订。5.合同签订采购合同由企业法定代表人或其授权代表与供应商签订。签订合同前，应确保合同双方主体资格合法有效，合同签字盖章手续齐全。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给项目部门、法务部门、财务部门等相关部门，以便各部门按照职责开展后续工作。

四、采购合同的履行1.供应商通知采购合同签订后，采购部门应及时向供应商发出书面通知，明确合同的生效日期、交货时间、交货地点等要求，确保供应商按时履行合同义务。2.交货跟踪采购部门应定期跟踪供应商的生产进度和交货情况，及时掌握货物的生产、运输等动态信息。如发现供应商可能无法按时交货，应及时与供应商沟通协调，要求其采取措施确保按时交货。项目部门应配合采购部门做好交货跟踪工作，提前做好货物接收的准备工作，包括安排接收人员、场地、设备等。3.货物验收货物到达交货地点后，项目部门应按照合同约定的质量标准和验收方式对货物进行验收。验收内容包括材料的规格、型号、数量、质量、外观等。验收合格的，项目部门应出具验收报告；验收不合格的，应及时通知采购部门，采购部门负责与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。4.付款管理财务部门应根据采购合同约定的付款方式和时间，审核采购部门提交的付款申请。付款申请应包括合同编号、供应商名称、付款金额、付款理由等信息，并附相关证明材料，如验收报告、发票等。经财务部门审核无误后，按照企业资金支付审批流程办理款项支付手续。付款过程中应严格遵守财务管理制度，确保资金安全。5.合同变更在采购合同履行过程中，如因工程变更、不可抗力等原因需要变更合同条款的，合同双方应协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议作为原采购合同的补充文件，具有同等法律效力。采购部门应及时将合同变更情况通知相关部门，并调整合同执行计划。

五、采购合同的终止1.合同履行完毕采购合同约定的各项义务全部履行完毕，双方权利义务关系终止。采购部门应组织相关部门对合同执行情况进行总结评估，整理合同档案资料。2.协商解除合同双方协商一致，同意解除采购合同的，应签订书面解除协议。解除协议应明确解除合同的原因、时间、双方的权利义务等内容。采购部门应按照解除协议办理相关手续，如退还已支付款项、收回货物等。3.不可抗力等原因因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致采购合同无法继续履行的，合同双方应及时通知对方，并提供相关证明材料。在这种情况下，合同可依法终止，双方互不承担违约责任，但应按照合同约定处理已履行部分的相关事宜。

六、采购合同的监督与检查1.内部监督企业内部审计部门应定期对采购合同的签订、履行、变更、终止等情况进行审计监督，检查合同管理是否符合本制度及相关规定要求。审计部门应重点关注合同的合规性、经济性、效益性等方面，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.定期检查采购部门应定期对采购合同的执行情况进行检查，检查内容包括供应商的交货情况、货物验收情况、付款情况、合同变更情况等。对检查中发现的问题，应及时分析原因，采取有效措施加以解决。3.专项检查针对重大采购项目或存在问题较多的采购合同，企业可组织专项检查。专项检查应深入细致，全面评估采购合同管理的各个环节，提出针对性的改进措施，不断完善采购合同管理制度。

七、采购合同的档案管理1.档案收集采购部门负责采购合同档案的收集工作。合同签订后，应及时将合同文本、谈判记录、评审意见、变更协议、验收报告、付款凭证等相关资料整理归档，确保档案资料的完整性。2.档案整理采购合同档案应按照一定的分类标准进行整理，如按合同类别、项目名称、时间顺序等进行分类。每份合同档案应建立目录，便于查找和查阅。3.档案保管采购合同档案应妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防虫的场所。档案保管期限应按照国家法律法规及企业相关规定执行，一般情况下，采购合同档案应至少保存[X]年。4.档案查阅因工作需要查阅采购合同档案的，应履行相应的审批手续。查阅人员应爱护档案资料，不得擅自涂改、损毁、丢失档案。查阅完毕后，应及时归还档案。

八、违约责任与争议解决1.违约责任合同双方应严格履行采购合同约定的义务，如一方违反合同约定，应承担相应的违约责任。违约责任的承担方式包括继续履行、采取补救措施、赔偿损失等。采购合同应明确约定违约金或定金条款，以约束双方行为。如一方违约给对方造成损失的，违约方应按照合同约定或法律规定赔偿对方的损失。2.争议解决在采购合同履行过程中，如发生争议，合同双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，可以根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决争议。选择仲裁方式解决争议的，应按照相关仲裁机构的规定办理仲