办公电话管理制度

办公电话管理制度一、总则1.目的为了加强公司办公电话的管理，规范使用行为，确保通讯畅通，提高工作效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有办公电话（包括固定电话和移动办公电话）的使用、维护与管理。

二、职责分工1.行政部门负责办公电话的统一采购、配置与调配。定期检查办公电话的使用情况，对违规行为进行纠正和处理。负责办公电话线路的维护与故障报修，确保电话通讯正常。2.各部门负责人负责本部门办公电话的日常管理和监督，确保员工正确使用电话。对本部门员工因工作需要申请新增、变更办公电话的情况进行审核，并报行政部门备案。3.员工应严格遵守本制度，正确、规范地使用办公电话，不得利用办公电话从事与工作无关的活动。妥善保管办公电话，如发现故障或异常情况及时向部门负责人报告，由部门负责人通知行政部门进行维修。

三、办公电话的配置与使用1.电话配置原则根据工作需要，为各部门合理配置办公电话。行政部门负责根据实际情况进行电话线路的铺设和电话设备的安装调试。对于因工作变动或新增岗位需要调整办公电话配置的，相关部门应提前向行政部门提出申请，经批准后由行政部门统一进行调整。2.电话使用规定办公电话主要用于公司内部办公联系、业务沟通以及对外与客户、合作伙伴等进行工作相关的交流。严禁使用办公电话拨打私人电话或进行与工作无关的闲聊。接听办公电话应及时、礼貌，使用规范的问候语，如"您好，[公司名称]"。在电话沟通中要语言简洁明了、表达清晰准确，重要事项应做好记录，并及时传达给相关人员。如遇外线来电找公司员工，应协助转接。若被转接员工不在，应礼貌告知对方，并询问是否需要留言或帮助转达信息。未经被转接员工同意，不得随意将其电话号码告知他人。严禁利用办公电话拨打声讯台、热线电话等进行娱乐消费，或从事其他违法违规活动。各部门应指定专人负责本部门办公电话的日常管理，包括接听、转接、记录等工作。如遇人员变动，应及时做好交接手续，确保电话使用的连续性和准确性。

四、办公电话费用管理1.费用标准公司办公电话费用按照实际发生额进行结算。行政部门负责与电信运营商签订电话服务合同，确定费用标准和结算方式。办公电话费用应严格控制在预算范围内。如因业务发展需要导致费用超出预算，相关部门应提前向行政部门提交书面申请，说明原因及增加费用的必要性，经审批后由行政部门与电信运营商协商调整费用标准。2.费用报销每月初，电信运营商向公司提供上月的电话费用账单。行政部门负责对账单进行核对，确认无误后填写费用报销申请表，附上电话费用账单复印件，按照公司财务报销流程进行报销。办公电话费用应按照部门进行分摊。行政部门在报销时应根据各部门的电话使用情况，将费用准确分摊到相应部门，各部门费用在部门经费中列支。如发现电话费用异常，行政部门应及时进行调查核实。如因员工个人原因导致费用增加，应按照公司相关规定追究责任人的责任，并要求其承担相应的费用。

五、办公电话的维护与保养1.日常维护员工应爱护办公电话设备，保持电话清洁，避免碰撞、摔落等损坏情况发生。如发现办公电话出现故障（如声音异常、无法接通、线路故障等），应立即向部门负责人报告。部门负责人应及时通知行政部门安排维修人员进行检修，并记录故障现象和维修情况。行政部门应定期对办公电话进行检查和维护，包括清洁电话机身、检查线路连接、测试通话质量等，确保电话设备正常运行。2.故障维修对于一般性的电话故障，行政部门应及时安排维修人员进行现场维修或带回维修，尽量缩短维修时间，减少对工作的影响。如遇复杂故障或需要更换零部件的情况，维修人员应及时向行政部门汇报。行政部门应根据实际情况，评估维修成本和设备使用状况，决定是否进行维修或更换新的电话设备。在维修期间，如因电话故障影响工作正常开展，行政部门应协调临时解决方案，如提供备用电话或调整通讯方式等。3.设备更换办公电话设备因使用年限较长、损坏严重或技术更新等原因需要更换时，由行政部门提出申请，经公司领导审批后进行统一采购和更换。新购置的办公电话设备应及时安装调试，并投入使用。同时，行政部门应做好设备的交接和登记工作，确保设备的正常使用和管理。

六、违规处理1.对于违反本制度规定使用办公电话的行为，行政部门将视情节轻重给予相应的处理：初次发现违规使用办公电话拨打私人电话或进行与工作无关闲聊的员工，给予口头警告，并记录在案。再次发现违规行为的员工，给予书面警告，并在公司内部进行通报批评。多次违反规定且情节严重的员工，将根据公司相关规定给予相应的经济处罚，直至解除劳动合同。2.因员工违规使用办公电话导致公司遭受经济损失的，公司将依法追究其责任，要求其赔偿相应的损失。3.对于在办公电话管理工作中发现的故意破坏电话设备、私自更改电话线路等行为，公司将严肃处理，情节严重的将依法追究其法律责任。

七、附则1.本制度自发布之日起生效实施，