能源管理体系建设指导材料之18：7支持-7.5成文信息（雷泽佳编制-2025A0）

能源管理体系建设指导材料之18：7支持-7.5成文信息能源管理体系建设指导材料之18：7支持-7.5成文信息(雷泽佳编制-2025A0）支持成文信息总则组织的能源管理体系应包括以下成文信息：能源管理体系标准强制要求的成文信息；组织自主确定的对体系有效运行及持续改进具有证明作用的支持性信息。需保持（动态更新）的成文信息应包括且不限于：能源管理手册（含组织使命/愿景、管理承诺、管理体系范围与边界的书面确认）；能源方针及其修订版本；组织结构图与能源管理职责分配矩阵；全生命周期的能源评审规程（含方法准则、执行周期及变更触发机制）；能源绩效参数模型的建立准则及更新规则；能源采购技术标准（含能效设备选型规范、余热回收技术规范）；外部规范性文件清单（涵盖法律、行为守则、行业标准、公用费率、供能协议）；体系整合说明文件（阐明与其他管理体系的接口关系）；动态管理制度（含文件标识规则、多版本控制流程、远程访问授权机制）；特殊情况处理预案（如极端气候能源应急方案、重大工艺变更评审指南）。需保留（存档备查）的成文信息应系统覆盖：竞争力分析报告（含行业对标数据、能效领跑者指标、淘汰落后设备清单）；年度目标体系分解表（延伸至车间/工序的关键能源指标）；技术改造项目库（含节能量测算模型、投资回报分析记录）；涵盖能源流的基准数据库（含统计年度的完整产耗数据链）；变量监控记录（覆盖气候参数、原料特性、产品结构等动态因素）；合规性证据包（含法规更新跟踪表、例外情况豁免审批文件）；评审活动轨迹（含会议签到表、发言记录、决议落实跟踪单）；异常处置档案（含重大偏差根本原因分析、纠正措施效果验证）；设施全寿命档案（含能效测试报告、大修技改验收文件）；专项审计材料（含不符合项分布图、体系成熟度评估结论）；技术经济凭证（含节能效益分成协议、绿证交易台账）；历史追溯文件（含静态因素与相关变量的十年期基础数据库）；人员能力证据（含关键岗位资质证书、承包方评价记录、新型节能技术培训课件）；数字系统日志（含能源数据采集异常报警记录、信息系统权限变更审批）。创建和更新本条款旨在确保组织建立规范化的文件管控机制，明确成文信息的标识、形式及管理要求，并通过系统化的评审与批准流程，保障信息的有效性与合规性。流程与职责；组织应建立明确的文件化信息创建与更新流程，明确责任部门及人员权限，包括：起草与编制：由授权人员根据能源管理体系需求，结合行业特性编写或修订文件内容；技术评审：组织技术、生产、能源管理等部门对文件的技术可行性、合规性进行评审，确保与能源方针、目标一致审批与发布：经授权的管理者（如能源管理负责人）审批后，通过内部系统或指定渠道发布，确保文件可追溯标识与说明；唯一性标识：采用系统性编号规则（如EM-001/2024），结合标题、版本号（V1.0、V2.0）、生效日期、作者/部门形成唯一标识；内容说明。明确文件适用范围、关联过程及责任主体，标注修订记录或状态标记（如草稿、正式版、作废）技术文件需标识关键参数来源。形式与载体；多样化呈现形式：文本、图表、流程图等结构化形式，复杂流程可采用视频演示（参照GB/T39973-2021工艺流程图要求）；信息化平台（如能源管理平台）实现电子化存储与实时共享。载体选择原则。电子载体为主，配套加密技术防止非授权访问；纸质载体适用于现场操作岗位（如设备巡检记录表），需同步电子化备份。评审与批准。评审内容；法律法规符合性；与体系文件的协调性（如能源基准、措施计划）；技术参数准确性及运行可行性（如能源绩效参数监控要求）。权限管理。管理手册、程序文件由最高管理者或能源管理代表审批；作业指导书、记录表单由部门负责人或技术主管审批变更控制：建立动态更新机制，当工艺改造、政策更新等触发条件出现时及时修订；定期结合管理评审验证文件持续适用性，保留版本变更记录。成文信息的控制条款目的本条款旨在确保能源管理体系相关成文信息在需要时可获得、完整且受控，防止信息失效或误用，保障信息与体系运行要求的一致性。重点实现以下目标：可获取性：在所需场所和时点可及时、准确获取适用版本；安全性：防止未经授权访问、篡改、泄露或完整性破坏；有效性：确保内容与能源管理体系现状及改进方向保持一致，支持体系有效运行和持续改进。控制范围及内容信息范围界定成文信息包括但不限于以下类型：需保持的强制性信息：能源方针、管理体系范围和边界、能源评审方法准则、能源绩效参数确定方法、法规要求清单、运行控制准则等；需保留的证据性信息：能源基准调整记录、措施计划实施数据、监视测量结果、内审报告、管理评审结论、纠正措施验证记录等；外部来源信息：法律法规、标准文件、设备技术手册、能源价格目录、行业对标数据等。信息层级与形式。以多层级形式呈现（如管理手册、程序文件、作业指导书、表单、电子记录），载体包括纸质或电子介质（文本、图表、数据库、影像等）；根据使用场景适配形式，确保易读性和可追溯性。示例：通过能源管理系统实时生成设备运行参数的电子记录。关键控制措施标识与版本管理；唯一标识：通过文件编码、发布日期、版本号等要素明确标识文件状态（如V1.0、V2.0），跟踪变更历史；版本控制：建立变更审批流程，修订时同步更新版本标识及生效日期，确保旧版文件及时失效。示例：工艺参数调整时，经技术负责人审核后发布新版作业指导书。访问与权限控制；分级授权：根据岗位职责设定权限（如仅查阅、可编辑、可审批），核心数据（如能源基准、合规证据）实施加密或“只读”限制；物理防护：纸质文件采取防潮、防火存储，电子文件定期备份并设置访问日志监控。示例：对能源成本数据加密存储于专用服务器。分发与存储管理；定向分发：通过审批流程确定分发范围，确保相关人员获取最新版本；动态存储：采用集中管理平台（如文档管理系统、云存储）统一归档与检索，定期校验电子文件兼容性及可读性。示例：能源审计报告加密存储并设置自动备份机制。外部文件整合；识别清单：编制外部文件清单，明确更新追踪责任部门；适用性评审：定期验证外部文件有效性（如法规版本更迭、设备参数变更），确保与体系要求匹配。示例：将最新版《节能技术改造财政奖励资金管理办法》纳入清单并更新。变更与废止规则。变更触发机制：当工艺调整、能源结构变化、法规更新时，启动修订流程；废止处置：作废文件标注“废止”标识并隔离存档，电子文件禁用权限。示例：过期的能源统计报表加盖“作废”标识后存档或粉碎处理。流程整合与持续改进现有体系融合：与质量、环境等管理体系文件控制流程协同，避免重复管理（如共用审批平台、统一版本规则）；定期评审与优化；结合内审与管理评审评估控制措施有效性，优化存储介质保护策略及权限分配逻辑；定期检测存储介质（如硬盘、U盘），确保数据可读取。员工反馈机制：建立渠道收集文件适用性改进建议，纳入持续改进循环。示例：通过共享云平台协作编辑文件，自动记录修订时间和责任人。记录与证据保留保留体系运行证据（如内审报告、管理评审决议），保存期限符合法规或组织规定；采用技术手段（如数字签名、哈希值）确保记录完整性。示例：保存近三年能源绩效参数记录用于趋势分析。外部成文信息管理外部成文信息的定义：是指由外部组织生成、不受本组织控制但对能源管理体系策划和运行具有重要作用的文件化信息。组织应建立系统化管理流程，确保其及时识别、获取、评审、控制并有效应用。外部成文信息的范围组织应明确与能源管理体系相关的外部成文信息，包括但不限于以下类别：法律法规及政策要求：国家、地方或行业发布的能源管理相关法律（如《节约能源法》《可再生能源法》）、行政法规、产业政策（如淘汰落后产能目录、节能监管要求）、行政部门核准文件（如生产许可要求、节能审查批复）等。标准与规范：强制性要求：国家/行业/地方标准（如能源消耗限额、GB17167《用能单位能源计量器具配备和管理通则》、节能设计规范、设备能效分级标准）；自愿性规范：行业协会或国际组织发布的技术规范（如清洁生产标准、碳排放核算指南、国际通行的能源审计规则、节能量验证方法、用能权交易规则）、节能技术推广目录等；协议与承诺文件：与能源供应商签订的供能协议、能源服务合同（如合同能源管理）、温室气体排放履约协议、可持续发展报告要求等；技术文件：设备制造商提供的技术手册、能效认证文件、建筑设施运行标准（如能源设施抗震设计规范）、工艺设计规范等；公用事业及市场机制文件：能源价格政策（如阶梯价格、电力交易规则）、能源供应可靠性声明、公共服务定价机制文件等；区域特殊性要求：不同地理区域适用的地方性法规、行业自律文件（如能效对标指南）、多场所管理中的特殊要求等。2.外部成文信息的管理流程动态识别与获取：建立外部信息清单，明确需控制的文件类型（如法律法规、标准、合同等），通过法定渠道（政府公告平台、行业协会发布系统、标准化机构数据库、供方通告）定期获取最新版本，重点跟踪与能源效率、使用及消耗相关的规范性文件；适用性验证与责任界定；评估外部文件要求与组织业务活动、主要能源使用的关联度，确认其适用性（如合规义务覆盖范围、技术可行性）；界定管控范围与责任层级，明确关键条款（如能效指标、计量要求）的执行责任部门（如采购、生产、技术部门）。版本更新与动态控制；定期评审外部文件的有效性及修订状态，建立新旧版本替换流程，确保使用最新有效版本；当外部信息变更（如标准修订、政策更新）时，及时评审其影响并调整体系要求，避免因信息滞后导致体系失效。效性嵌入与转化应用；将合规义务转化为具体的运行准则、操作规程或监测指标，嵌入能源管理体系文件（如管理手册、设备采购规范、运维规程）；在核心业务过程中体现技术要求，包括设备选型、工艺优化、能源审计等环节。证据留存与追溯：保留文件获取记录、应用实施证据（如培训记录、操作记录）及合规性评价结果，确保过程可追溯。特殊注意事项。合规义务优先级：法律法规要求是必须遵守的“合规义务”，需通过定期合规性评价确保执行（如每年度开展评审）；技术可行性审核：设备能效手册、工艺规范等技术文件需由专业人员审核，确保技术参数与实际运行条件匹配；多场所管理适配：涉及多场所时，需针对不同区域识别适用的地方性法规及特殊要求（如地方节能审查细则）。动态跟踪机制：通过订阅政府公报、加入行业信息平台等方式，建立外部信息更新预警机制；国际规范兼容性：若涉及国际贸易或跨国运营，需同步遵循国际通行的技术协议与核查规范。能源管理体系成文信息工作流程表一级流程二级流程三级流程流程活动实施和控制要点流程输出和成文信息（文件与记录）1.成文信息策划1.1范围确定1.1.1识别标准要求-确定GB/T23331-2020和GB/T29456-2025要求的成文信息清单。-结合组织需求补充必要文件。-成文信息清单（含标准要求文件及组织补充文件）。-文件控制程序。1.2体系整合1.2.1与现有体系融合-将能源管理体系成文信息与质量、环境等现有管理体系文件整合。-确保高阶结构一致性。-一体化管理体系文件目录。-文件兼容性评审记录。2.创建与更新2.1标识与说明2.1.1文件标识-定义唯一标识（标题、编号、版本号、日期、作者）。-确保标识清晰可追溯。-文件模板（含标识规则）。-文件修订记录表。2.2形式与载体2.2.1载体选择-确定文件形式（电子/纸质）。-电子文件需兼容性验证（如PDF/A格式）。-载体管理规范。-电子文件存储路径清单。2.3评审与批准2.3.1内容审核-授权专人评审文件内容与标准的符合性。-批准人签署生效。-文件评审记录。-文件批准单（含电子签名）。3.成文信息控制3.1访问管理3.1.1权限分配-按角色分配访问权限（如仅限查阅或编辑）。-关键文件设置“只读”限制。-权限分配矩阵表。-访问日志（记录查阅/修改操作）。3.2存储与保护3.2.1存储安全-电子文件加密存储，定期备份；纸质文件防潮防火。-定期检查存储介质完整性。-文件存储规范（含备份频率）。-存储介质检查记录。3.3版本控制3.3.1变更管理-变更申请需经评审，版本号更新并标注修订内容。-废止文件明确标识并隔离存档。-文件变更申请表。-版本历史记录表。4.外部成文信息控制4.1识别与获取4.1.1外部文件收集-识别适用的法律法规、行业标准等外部文件。-建立外部文件更新跟踪机制。-外部文件清单（含来源和版本）。-法律合规性评价记录。4.2整合与应用4.2.1内外部文件关联-将外部要求融入内部文件（如能源采购规范引用行业标准）。-定期评审外部文件有效性。-外部文件引用记录。-外部文件更新通知单。5.持续改进5.1有效性评价5.1.1定期评审-通过内审、管理评审检查成文信息与实际运行的符合性。-记录改进需求。-内部审核报告。-管理评审决议（含文件改进计划）。5.2优化更新5.2.1动态调整-根据能源绩效改进、组织变革或法规更新调整文件。-确保文件与业务同步。-文件更新计划。-文件修订后的培训记录。能源管理体系成文信息清单章节条款ISO56001对成文信息的具体要求内容类别能源管理体系文件和记录4.3确定能源管理体系的范围能源管理体系的范围和边界应作为成文信息予以保持。文件1.体系覆盖范围说明（界定场所、设备、活动的物理和制度边界）

2.范围边界图或流程图（明确地理边界、能源流边界、主要设施标注）

3.组织架构与职责确认文件（需最高管理者及相关部门签字）

4.营业执照及相应资质文件（证明合法经营资格）4.4能源管理体系过程组织应建立、实施、保持和持续改进能源管理体系，确定如何将要求融入业务过程文件能源管理手册（含PDCA循环描述及过程交互关系图）、程序文件、作业指导书业务融合说明文件（如生产计划与节能措施的整合方案）组织简介及组织架构图5.2能源方针能源方针应作为可获取的成文信息，并在组织内得到沟通。文件能源管理方针和目标（正式文件化，需在内部公示并与战略一致）方针发布与传达记录（如内部公告、培训签到表）方针定期评审记录（至少每年更新或确认）外部公示文件（如官网、宣传栏发布的方针声明）6.2.2目标、能源指标及其实现的策划组织应保留目标和能源指标的成文信息。记录能源目标分解表（分阶段、分部门的目标实施计划）能源管理方案（具体项目计划，需包含预算、资源分配及验证方法）目标达成情况跟踪表（包含月度/季度数据对比分析，附偏离纠正措施）目标调整记录（如因变量变化需修订目标时的审批文件）基准与目标关联文件（如能源基准与绩效参数的动态调整记录）6.3能源评审组织应保留能源评审结果及相关方法准则的成文信息。文件、记录审方法准则文件（如静态因素判定规则、数据收集标准能源评审报告（包含能源使用分析、改进机会识别）历史能源数据统计表（至少1年以上的电、气、水等消耗数据）能源流图/能源平衡表（展示能源输入、转换、输出的全过程）法律法规符合性分析（如碳排放、能效标准对比）重大能源使用（SEU）清单及改进优先级排序最近一次能源评审报告6.4能源绩效参数确定和更新能源绩效参数的方法及参数值需保留。文件、记录能源基准与绩效参数（量化指标，如单位产品能耗）能源绩效指标（EnPI）报告（与基准对比分析）参数更新记录（如因工艺调整导致的参数修订审批文件）参数趋势分析报告（展示绩效参数的动态变化）外部对标文件（如行业标杆参数对比分析）6.5能源基准保留能源基准及相关调整的成文信息。文件、记录能源基准与绩效参数（量化指标）基准设定依据文件（如历史数据、行业标准对比）基准调整记录（如因产量变化或设备更新导致的基准修订）基准与目标关联表（展示基准如何支持目标实现）基准外部验证记录（如第三方审核或专家确认）6.6能源数据收集的策划保留测量准确度和可重现性方法的成文信息。文件、记录数据采集规程（明确采集频率、责任岗位、、计算方法、异常处理流程）能源消耗监测记录（月度/年度数据，分能源类型统计）测量设备清单及校准记录（含仪表编号、校准周期）

4.数据异常处理记录（如仪表故障时的数据修正说明）7.2能力保留能力证明的文件化信息。记录岗位职责说明（明确能源管理相关岗位的权责）岗位能力矩阵表（明确能源管理相关岗位的资质要求，如能源管理师、操作员资质要求）培训记录（签到表、考核记录）外部专家或顾问资质证明（如有）能源管理培训计划及实施记录能力评估报告（年度技能测评记录）

7.4信息交流考虑保留改进建议的文件化信息。记录外部相关方沟通记录（供应商、客户协作文件）内部沟通记录（如能源管理会议纪要、员工建议反馈表）相关方需求反馈表（如供应商节能协作协议）员工建议处理记录（含采纳建议的实施效果跟踪）信息公开声明（如社会责任报告中的能源绩效披露）投诉与建议处理记录（如节能改进提案的采纳与实施）7.5.1成文信息体系需包含标准要求的成文信息及组织自定文件。文件、记录1.能源管理手册、程序文件、支持性文件

4.1理解组织及其环境组织环境控制程序4.2相关方需求与期望相关方控制程序4.2法律法规及其他要求法律法规及其他要求控制程序5.2能源方针能源方针管理程序5.3职责与权限（整合至其他程序）6.1风险与机遇应对风险和机遇的应对控制程序6.3能源评审能源评审控制程序6.4-6.5能源绩效参数与基准能源绩效参数、基准、目标、指标控制程序6.2措施计划能源管理实施方案控制程序7.5成文信息文件控制程序记录控制程序7.4信息交流信息沟通控制程序7.2-7.3能力与意识能力、培训和意识控制程序7.1资源管理设备设施配置与能源控制程序7.1测量设备管理监视和测量装置控制程序8.1运行控制能源运行管理策划与控制程序8.2设计管理设计控制程序8.3采购管理能源采购控制程序9.1监视与测量监视、测量与分析控制程序9.1.2合规性评价合规性评价控制程序9.2内部审核内部审核控制程序9.3管理评审管理评审控制程序10.1不符合与纠正措施不符合与纠正措施控制程序10.2持续改进持续改进控制程序

2.文件清单与版本控制表（覆盖所有体系文件）

3.文件分发与回收记录（确保最新版本有效）8.1运行策划和控制保留运行过程按策划实施的证据。记录1.主要用能设备清单（含设备名称、型号、能耗参数、能源基准对标数据

2.设备运行与维护记录（含运行日志、能效监测数据、预防性维护计划）

3.

能源运行控制程序文件（含含设备启停规范、节能操作规程、能效关键参数控制限值）

4.能效测试报告（关键设备的能效验证结果、对标GB/T技术标准）

5.能源审计报告（含第三方审计报告、审计改进计划）

6.能源采购合同与发票（含能源类型、消耗量、供应商能效承诺）

7.应急预案与演练记录（如能源供应中断应急响应、恢复计划及演练效果评估）

8.动态能源监控系统数据记录（新增，实时监测数据存档）8.2设计保留与能源绩效相关的设计活动成文信息。记录1.采购与设计控制文件（含高能效设备选型分析、能源绩效参数集成设计记录）

2.节能设计评审记录（含新项目能效评估报告、设计阶段能源绩效模拟数据、生命周期成本分析）

3.设计变更跟踪表（（能效优化措施实施记录、变更前后能效对比分析）

4.固定资产节能评估报告书/表（如有，含能效合规性评估、生命周期成本分析）

5.可再生能源利用可行性报告

6.能效对标分析文