企业印章使用管理制度

资料来源于网络整理，更多高质量文档请联系。企业印章使用管理制度一、总则目的：为规范公司印章的管理和使用，确保印章使用的合法性、安全性和有效性，维护公司的合法权益，特制定本制度。适用范围：本制度适用于公司各类印章的刻制、保管、使用、变更、注销及监督管理等相关事宜。公司全体员工及涉及公司印章使用的外部合作方均应遵守本制度。印章定义及分类：本制度所指印章包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、各部门专用章及其他因工作需要刻制的印章。公司公章：代表公司的法定名称章，用于公司对内对外的重要文件、证明、报告等，具有最高的法律效力。法定代表人章：刻有公司法定代表人姓名的印章，主要用于公司银行账户相关业务、合同签署等需要法定代表人签字的场合。合同专用章：专门用于签订各类合同、协议的印章，明确公司在合同中的权利和义务。财务专用章：用于公司财务收支、税务申报、银行结算等财务相关业务。发票专用章：在公司开具发票时使用，确保发票的合法性和有效性。部门专用章：各部门因工作需要刻制的印章，仅在本部门业务范围内使用，明确标识部门名称，其使用范围和效力有严格限制。二、印章的刻制刻制申请：因工作需要刻制印章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明刻制印章的名称、用途、使用范围、刻制材质、规格尺寸等信息，并附上相关证明材料（如上级主管部门的批准文件、业务需求说明等）。申请表需经部门负责人审核签字后，提交至行政部门（或负责印章管理的专门部门，以下统称“印章管理部门”）。审批流程：印章管理部门收到《印章刻制申请表》后，对申请内容进行初审。重点审核申请理由是否充分、印章用途及使用范围是否明确合理、相关证明材料是否齐全等。初审通过后，将申请表提交至公司分管领导进行审批。对于重要印章（如公司公章、法定代表人章、合同专用章等）的刻制申请，需经公司总经理或董事会审批。刻制单位选择：经审批同意刻制印章后，印章管理部门应选择具有合法资质的印章刻制单位。刻制单位需具备公安机关颁发的特种行业许可证，并在当地有良好的信誉和口碑。印章管理部门应与刻制单位签订详细的刻制合同，明确双方的权利和义务，包括印章的规格、材质、刻制工艺、交付时间、保密责任等。印章备案：印章刻制完成后，刻制单位应按照公安机关的规定，将印章印模报送当地公安机关备案。印章管理部门负责跟进备案事宜，确保印章备案手续的及时完成。同时，印章管理部门应留存一份印章印模及备案证明文件的复印件，作为公司印章管理档案的一部分。三、印章的保管保管责任人：公司各类印章应指定专人负责保管。公司公章、法定代表人章一般由公司总经理或其指定的专人保管；合同专用章由合同管理部门负责人或其指定的专人保管；财务专用章和发票专用章由财务部门负责人或其指定的专人保管；部门专用章由各部门负责人或其指定的专人保管。保管责任人应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印章管理制度，确保印章的安全。保管设施：印章应存放在专门的保险柜或文件柜中，保险柜或文件柜应具备防火、防盗、防潮等功能。保管责任人应妥善保管保险柜或文件柜的钥匙及密码，不得随意将钥匙交予他人或泄露密码。如因工作需要委托他人临时保管印章，应办理严格的交接手续，并明确临时保管期间的责任。保管记录：印章保管责任人应建立《印章保管记录簿》，详细记录印章的接收、使用、归还、交接等情况。每次使用印章后，应及时在记录簿中登记使用日期、使用人、用印事由、用印次数、批准人等信息。印章交接时，应填写《印章交接清单》，注明交接的印章名称、印模、交接时间、交接双方姓名等信息，并由双方签字确认。交接清单应一式两份，交接双方各留存一份，同时交一份至印章管理部门备案。四、印章的使用使用申请：需要使用印章的部门或人员，应提前填写《印章使用申请表》，详细说明用印事由、用印文件名称及份数、用印日期、预计用印次数等信息。申请表需经部门负责人审核签字后，提交至印章保管责任人。对于重大事项或涉及公司重要权益的用印申请，还需经公司分管领导或总经理审批。审核流程：印章保管责任人收到《印章使用申请表》后，应对申请内容进行严格审核。审核内容包括：用印事由是否真实、合理；用印文件是否经过相关部门的审核批准；用印文件的内容是否与申请表中填写的信息一致；批准人签字是否齐全等。对于不符合规定的用印申请，印章保管责任人有权拒绝用印，并及时告知申请人原因及需要补充完善的事项。使用登记：审核通过后，印章保管责任人应在《印章使用登记册》中进行详细登记，包括用印日期、用印部门、用印人、用印事由、用印文件名称及份数、用印次数、批准人等信息。登记信息应与《印章使用申请表》中的内容一致，确保印章使用记录的完整性和可追溯性。印章使用：印章保管责任人在使用印章时，应严格按照申请表中批准的用印事项、用印文件及用印次数进行用印。用印位置应准确、清晰，确保印章的完整性和有效性。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上用印。如遇特殊情况需要在上述空白文件上用印，必须经公司总经理特别批准，并在事后及时补办相关手续，注明用印用途及文件的使用情况。多人用印：对于需要多个部门或多人共同用印的文件，应按照规定的审批流程和用印顺序依次进行用印。各部门或人员在使用印章前，应仔细核对文件内容，确保无误后再进行用印。用印过程中，如有任何疑问或异议，应及时沟通解决，避免因用印不当引发纠纷。五、印章的外带使用外带申请：因工作需要将印章外带使用时，由外带申请人填写《印章外带申请表》，详细说明外带印章的名称、外带原因、外带时间、外带地点、预计使用次数、随行人员等信息。申请表需经部门负责人审核签字后，提交至公司分管领导审批。对于重要印章（如公司公章、法定代表人章、合同专用章等）的外带申请，需经公司总经理审批。审批流程：印章管理部门收到《印章外带申请表》后，对申请内容进行初审。重点审核外带原因是否充分、外带时间和地点是否合理、随行人员是否可靠等。初审通过后，将申请表提交至公司分管领导进行审批。审批通过后，印章管理部门应通知印章保管责任人做好印章外带的准备工作。外带管理：印章外带时，必须由两人以上共同携带，其中一人为印章保管责任人。外带人员应将印章存放在专门的印章盒中，确保印章的安全。在使用印章时，应选择安全、可靠的场所，并严格按照审批的用印事项和用印文件进行用印。用印过程中，外带人员应全程在场，严禁将印章交由他人单独使用。外带人员返回公司后，应及时将印章交回给印章保管责任人，并填写《印章外带使用情况反馈表》，详细说明印章外带期间的使用情况、用印文件份数、是否存在异常情况等信息。印章保管责任人应对外带返回的印章进行检查，确认印章完好无损后，在反馈表上签字确认。同时，将反馈表交一份至印章管理部门备案。六、印章的变更与注销印章变更：因公司名称变更、印章损坏或其他原因需要变更印章时，由需求部门填写《印章变更申请表》，详细说明变更印章的名称、变更原因、原印章印模、拟变更后的印章印模等信息。申请表需经部门负责人审核签字后，提交至印章管理部门。印章管理部门按照印章刻制的审批流程，办理新印章的刻制手续。新印章刻制完成并备案后，印章管理部门应及时收回原印章，并办理原印章的注销手续。印章注销：因公司解散、破产、业务调整或其他原因需要注销印章时，由相关部门填写《印章注销申请表》，详细说明注销印章的名称、注销原因、印章印模等信息。申请表需经部门负责人审核签字后，提交至印章管理部门。印章管理部门对申请内容进行审核，确认无误后，将印章交至公安机关指定的印章销毁单位进行销毁。印章销毁后，印章销毁单位应出具《印章销毁证明》，印章管理部门留存一份证明文件的复印件，作为公司印章管理档案的一部分。同时，在公司内部发布印章注销公告，告知全体员工及相关外部合作方。七、印章的监督与检查定期检查：印章管理部门应定期对公司各类印章的保管和使用情况进行检查，检查周期一般为每季度一次。检查内容包括印章的保管设施是否安全可靠、印章使用登记记录是否完整准确、印章使用是否符合规定的审批流程和用印范围等。检查结束后，印章管理部门应出具《印章检查报告》，对检查中发现的问题提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到及时解决。不定期抽查：公司审计部门或纪检监察部门有权对印章的管理和使用情况进行不定期抽查。抽查内容包括印章管理制度的执行情况、印章保管责任人的履职情况、印章使用过程中的合规性等。对于抽查中发现的违规行为，将按照公司相关规定进行严肃处理，情节严重的，将追究相关人员的法律责任。投诉与举报：公司鼓励全体员工对印章管理和使用过程中的违规行为进行投诉和举报。员工发现违规行为后，可向印章管理部门、审计部门或纪检监察部门进行投诉举报。受理部门应及时对投诉举报内容进行调查核实，并将处理结果反馈给投诉举报人。对于投诉举报属实的，公司将对投诉举报人给予适当奖励。八、违规责任内部责任：对于违反本制度规定，擅自刻制、使用、外带、变更或注销印章的部门或人员，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、罚款、降职、撤职等。如因违规行为给公司造成经济损失的，违