重庆跃利公司对德国木森公司的商务接待方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1背景介绍.......................................................................................................................1

1.1重庆跃利公司简介............................................................................................1

1.2德国木森公司简介............................................................................................1

1.3来访目的............................................................................................................2

2接待前准备工作...........................................................................................................2

2.1来访人员基本情况............................................................................................2

2.2接待人员............................................................................................................3

2.3食宿安排............................................................................................................3

3接待工作.......................................................................................................................4

3.1接机....................................................................................................................4

3.2接待日程安排....................................................................................................5

3.3公司参观............................................................................................................6

3.4会议安排............................................................................................................6

3.5工厂参观............................................................................................................7

4游玩活动.......................................................................................................................8

4.1解放碑................................................................................................................8

4.2洪崖洞................................................................................................................9

5欢送仪式.......................................................................................................................9

5.1仪式内容............................................................................................................9

5.2送机..................................................................................................................10

6费用预算.....................................................................................................................10

6.1住宿费用..........................................................................................................10

6.2餐饮费用..........................................................................................................10

6.3纪念品费用......................................................................................................11

7总结.............................................................................................................................11

参考资料............................................................................................错误!未定义书签。

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重庆跃利公司对德国木森公司的商务接待方案设计

1背景介绍

1.1重庆跃利公司简介

重庆跃利贸易建筑有限公司成立于2020年，它的注册地位于重庆市。该公

司的主要服务包括：文化遗产的保护、建筑的承包、劳务分包、施工、家庭装

潢、建筑设备的制造、拆卸、运用、检测、调整、维护、监督等。为了更好地

保护和传播文物和历史，公司致力于制造和销售高质量的GF和聚酯材质的产品。

此外，公司还为客户提供各种类型的项目，如工程施工、环境监测、特殊设备

的制造和安装、以及相关的技术咨询和项目管理。

重庆跃利贸易建筑有限公司的主要业务是制造各种类型的五金产品，并提

供相关的批发和零售业务。还致力于开展各种类型的项目，包括建筑材料的制

造、金属配件的销售、光缆的制造、防水卷材的制造、砌块的制造、建筑工程

用的机械的制造、钢筋的制造、装饰材料的制造、构件的制造、构件的制作和

机械加工、防腐材料的制造、木材的制造和消防技术的培训。通过不断的投入，

不仅拥抱最新的科学技术，还积极汲取最前沿的商业运作思路，特别是积极开

展与世界各地的技术交流与合作，多年的实地考察，公司已建立起一套符合当

今最新发展趋势的全面的标准制度。

1.2德国木森公司简介

德国木森建筑有限公司位于德国柏林。自成立之日起，公司一直在努力寻

找更多的机会，已完成数十项重要的项目，包括住宅、城镇、装潢、景观设计、

工厂、配线、防水、隔热、钢筋混凝土等。公司获得过多项殊荣，拥有丰富的

实践经历，熟悉多项先进的施工技术，在供热、电力、水路、管线、安装等行

业都有着出色的表现，致力于满足客户对舒适度的需求。公司的目标是通过“信

誉至上，用户第一”的产品、“品质求生存，创新促发展”的服务、“绿色建

筑”的产品、“绿色建筑”和“信誉至上，用户第一”的产品线可以来满足不

同的需求，从而实现自己的目标，让更多的建筑项目受到大家的支持，从而实

现公司的经济、社会、环境的三赢。

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1.3来访目的

本次来访是为了更好地完成双方公司的经营目标，可以促进双方经济发展，

加强技术上的沟通交流。通过对跃利贸易公司的全面了解与调查，木森公司可

以深入了解跃利公司的生产规模、生产能力、产品品质以及其生产体系、质量

控制体系、研发体系等方面的运营状况。自行项目洽谈以及验货。跃利公司与木

森公司有长期的合作关系。此次来访目的是更主要的是为了更好的促进双方发

展，加强技术交流。

2接待前准备工作

2.1来访人员基本情况

表1来访人员信息表

姓名职务年龄性别

August(奥古斯特)总经理40男

Barzel(巴泽尔)市场部经理35男

Anna(安娜)采购部经理35女

Jnane(简)办公室主任28女

Erich(埃里希)秘书/翻译28男

来访人员的饮食习惯和禁忌：奥古斯特先生喜欢吃牛肉，喝啤酒，有洁癖，

比较注重礼仪方面的规矩，比如刀叉的使用，餐桌上的用餐礼仪等等；安娜女

士喜欢甜味的菜，喜欢喝葡萄酒；巴泽尔先生喜欢吃猪肉，喝啤酒，不爱吃辣，

不喜欢过于肥浓的菜品，不喜欢吃核桃；简女士喜欢吃甜点，面包，喝葡萄酒，

喜欢鲜花，对晚餐有特别的仪式感，在外用餐的氛围要好；埃里希先生喜欢以

咸口味为主的菜品，喜欢喝啤酒。

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2.2接待人员

表2接待人员信息表

姓名职位年龄性别

江奕云总经理45男

张吉惟采购部经理38男

张孟涵市场部经理35女

王依婷办公室主任35女

林玟书秘书/翻译25女

陈师傅司机40男

2.3食宿安排

重庆希尔顿酒店是有着德国文化的酒店，从匆匆而过的旅行到融入当地的

旅居，从冷冰冰的商务到有温度的居家感。希尔顿致力于为德国人提供家的温

馨和舒适，并以其全新的产品设计和服务理念，引领中国酒店业的旅游出行方

向。满足了新一代客户的不同需求！“旅居”客房以其灵动多变、周到贴心的

居家设施，会带来前所未有的入住体验，让对方公司的人员在旅途中拥有更加

舒适的生活方式。不管是忙碌的商务出行者、自由自在的探索者，还是现代家

庭出行，“旅居”都能满足需求，成为最理想的家！

表3食宿安排表

姓名性别房型图片房号

August(奥古豪

华

斯特)男套2808

房

行

政

Barzel(巴泽双

床

尔)男2801

房

3

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行

Erich(埃里希)政

双

男床2801

房

Anna(安娜)行

政

女双2705

床

房

行

政

Jnane(简)女双2705

床

房

预定三个房间，总经理单独一间，市场部经理一间，采购部经理和办公室

主任一间。特别要注意的是房间要朝阳才会让人感觉更加的舒适。

入住安排好可以进行适当休息，然后在酒店餐厅吃午饭。要定一个圆桌，

林森建筑公司5人，我们公司6人一共11人。根据情况，酌情安排用餐标准、

酒水，与餐馆方确认菜谱，适当部分菜系符合客人口味进行安排。在考虑到客

人的需求后，会为客人提供最佳的饮食选择和服务。仔细研究并遵循客人的喜

好，为客户提供最佳的饮食体验。菜品如下：咖喱香肠Currywuret；腌牛肉Labsk

aus；水煮肉片；秘制酱烤排骨；辣子鸡；钢盆鱿鱼；自制蛋黄酱焗虎虾；手撕

包菜；炙烤羊排；糖醋排骨；蔬菜沙拉；黑森林蛋糕。

3接待工作

3.1接机

航班信息：海航JD5755航班,于2023年2月27日（星期一）上午10:50

飞机将抵达重庆江北机场。接机人员需提前准备好接机牌，鲜花和横幅，内部

人员沟通好，确保本公司的人清楚衔接流程，清楚自己该做什么，负责什么。

要事先安排好酒店，分配好房间号。接机之后进行握手礼并且可以与对方公司

的人员拉横幅进行集体合影作为纪念。

航班起飞前，由秘书负责短信发送，负责发送温馨提示短信：“尊敬的客

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人，您好，我是重庆跃利贸易建筑有限公司工作人员，您的航班将在2023年2

月27日上午10:50到达重庆江北机场，届时我们公司将会在1号出口位置持

“欢迎木森集团来到重庆”接站牌等待您们的到来，有任何需要都可以随时和

我联系（联系电，祝您路途愉快”。

大巴途中，由秘书发送水给各位来访者，并简单的介绍下即将入住的酒店

文化传统以及重庆的特色可以进行简单的交流介绍。到达酒店后，将来访贵宾

引导至酒店的接待人员,并协助拿送行李箱，直接送至酒店房间。

在接机过程中，始终保持微笑，递送东西时要双手。请注意，在进行接待

时，应该保持文明、友好、自信。应该遵守以下规定：应该身着正确的颜色，

并且保持良好的仪表。应该避免使用任何闪闪发光的珠宝和其他物品，并且应

该保持清洁和自然的面部表现。德国男士对发型较为重视。在德国，男士不宜

剃光头。

3.2接待日程安排

表4日程安排表

时间具体时间事件地点

10：50接机重庆江北机场

12：30-13：30午餐重庆希尔顿酒店

2月27日13：30-14：30参观酒店和简单重庆希尔顿酒店

介绍附近的景点

19：30-20：30举办迎接晚会重庆希尔顿酒店

8：00-9：30早餐重庆希尔顿酒店餐厅

10：00-12：00参观公司总部重庆跃利贸易建筑有限

2月28日公司

12：30-14：00午餐山城老唐口餐厅

14：30-17：00参观展品和新产重庆跃利贸易建筑有限

品公司工厂

18：00-19：30晚宴重庆希尔顿酒店餐厅

8：30-9：30早餐重庆希尔顿酒店餐厅

10：00-12：00与行业专家组会重庆跃利贸易建筑有限

3月1日交流公司

12：00-13：30午餐月半餐厅

14：00-18：00参观工厂重庆跃利贸易建筑有限

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公司生产基地

18：00-19：30晚餐重庆希尔顿酒店餐厅

8：30-9：30早餐重庆小面馆

9：30-12：30举行签约仪式重庆跃利贸易建筑有限

3月2日公司

12：30-14：00午餐白马记忆力餐厅

15：00-18：00参观附近的景点景区（洪崖洞、解放碑）

19：00-20：00晚宴民间粮仓

20：00-22：00举办欢送晚宴重庆希尔顿酒店

3月3日10：00送来访人员登机重庆江北机场

3.3公司参观

2月28日上午10：00进行公司参观，本次公司参观主要是由跃利公司高层

领导陪同参观工厂，在重要来宾前三天应制定参观方案、明确好参观路线，公

司领导人作为本次参观公司的主要人员，并且准备好翻译人员至少两名。提前

通知公司的所有员工，以便他们能够尽快地打扫办公区域，并在重要客人到访

前一天对周围的环境和工作场所进行彻底的清洁和维护。并且通知所有员工提

前做好所有准备工作以及需要注意的事项。

跃利公司的秘书提前准备参观所需要的用品，并根据实际情况是否准备横

幅，欢迎牌，指示牌等。请注意，对于特殊重要的客人，请在参观演习之前提

前一天进行准备，以确保所有准备工作都得到了充分的执行。

3.4会议安排

会场布置：接待小组将在会场内悬挂欢迎标语，门口粘贴欢迎标语。注意

桌椅摆放确保会议室干净整洁无污垢，桌子凳子需要摆放整齐。工作人员应提

前1天将桌子、椅子、地面、窗帘等卫生进行打扫，确保会议室没有异味和杂

物。确认投影仪和电脑等展示设备是否可以正常工作，尽量确保不要出现低级

的失误，如有需要，提前1小时调试完毕。确保已经预先确定了所有必需的食

材，包括点心、水果、绿萝、数量和费用。在接待前将食材清洗干净，并放在

指定的托盘上。准备好托盘和纸巾，并将它们放在指定的地方。确保已经预先

准备好了矿泉水，并在接待前五分钟放置。会务组提前半个小时将需要准备资

料及数量准备妥当并防止与接待室指定位置。

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会议开始时，接待人员需让参会人员进行签到并引导他们入座。在会议开

始后由主持人对来访人员进行介绍欢迎他们的到来，并由我方公司负责人进行

发言欢迎木森建筑公司的来访，其次对于我方公司的研发技术公司产品做再次

详细的介绍。针对对方公司所提出的问题进行解答，让贵方公司对我方公司产

生信赖以便于只有的长期合作，在双方公司进行洽谈后并促成交易，与德国木

森建筑公司签约。当两个企业完成了签约仪式，他们的代表们将会通过助签人

的帮忙，将自己的文件和他们的代表进行了沟通，然后他们将会进行签署，最

终，两个企业将会通过交换合同文件和握手来完成这一过程。此外，现场还应

准备一些香槟，以示祝福。签约仪式之后所有与会人员一起拍照合影留恋。跃

利公司做好会后服务的准备，在会议进行之时，就应为会中服务做好准备。如

摄影师做好摄影的准备等等。另外，签约仪式结束后安排各位领导去餐厅就餐。

会后的用车也应在会议结束前妥善安排。

3月1日10:00召开行业专家会议，主题为中德建筑行业交流，在跃利公司

五楼会议室召开。会议内容：与建筑行业专家探讨行业标准以及未来发展，中

国和德国建筑的优劣之处。参会人员：August(奥古斯特)、Barzel(巴泽尔)、Anna

(安娜)、Jnane(简)、以及跃利公司高层领导和我国知名行业专家王老师，吴老

师。

3月2日9:30，召开战略合作会议（暨签约仪式）。会议主题：合作共赢，

共创未来。会议内容：重庆跃利建筑有限公司与德国木森建筑有限公司开展进

一步的磋商，以及对签订战略合作伙伴协议内容详谈。参会人员：August(奥古

斯特)、Barzel(巴泽尔)、Anna(安娜)、Jnane(简)、以及跃利公司高层领导。

3.5工厂参观

重要来宾前三天应制定参观方案，明确好参的观的路线、领导人作为本次

参观工厂的引导人并且准备好翻译人员至少两名。为了确保工厂的卫生状况，

我方公司提前通知工厂负责人，并在重要来宾到达前一天，对周围环境和办公

场所进行彻底的清洁和维护，包括但不限于空气清新、噪音控制、安全检查等。

并且通知所有员工提前做好所有准备工作以及需要注意的事项。

3月1日14：00参观工厂，首先给木森建筑公司的来访人员发一个公司的

宣传手册，在接待室简单的介绍下我们公司的历史以及企业规模，让对方对我

们公司更够在之前的了解基础上再进一步的了解，进入产品实验楼后介绍我们

公司的产品让对方能够实在的看到这个产品的质量突出产品优势，可以直观产

品成像及工艺产品，接着进入工厂车间将生产技术以及生产设备进行简单介绍，

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让对方了解产品生产的一个过程且深入了解成品的制作。工厂参观主要是为了

顾客可以更好的深入了解产品可以亲眼看到实物，信任度就会增高，有利于之

后的合作更加的顺利。让他们看到员工在作业的同时主要是为了让他们看到我

们公司在质量上的一个保证，每一道工序的完整性和实在性，不会做任何偷工

减料的事情，做生意“诚实守信”最重要，这也是跃利公司的初心。

工厂参观的注意事项：①物流打包处的产品包装上的信息一定不要让前去

参观的客户看到，不要泄露其他客户的私密信息，因为这很可能会让客户不放

心我们的保密工作从而失去这个项目。②一定要关注客户眼神注意的地方。因

为客户在参观时，目光停留的时间长，那肯定是这个东西引起他的兴趣，或者

是他存疑的地方，我们要及时回答客户的任何问题。③在和客户交谈的时候要

注意不要一直盯着客户的眼睛，也不要只顾着介绍工厂没有顾及客户的感受，

我们要时刻关注着客户。

4游玩活动

本次的来访即将结束，木森公司来访人员将在3月3日（星期五）返回德

国，位于长江上游地区的重庆市，不仅拥有国家级的经济、金融、科技、交通、

旅游业，还拥有众多的知名度、美食、娱乐活动，成为国内外知名的旅游胜地。

它不仅拥有四种不同的国家级物流枢纽，还拥有国际级的国际消费市场，成为

“一带一路”规划的重要组成部分，同时还成为长江经济带的核心区域，拥有

众多的历史文化名胜，如大足石窟、武隆喀斯特、南川金佛山，构成了这座独

特的旅游胜地。重庆市在西南地区拥有众多的工商企业。

4.1解放碑

“解放碑”，也被称为“解放碑”，代表着中华民族抗日战争的伟大成就，

它不仅仅是中国人民解放的标志，更是中国人民抗击日本侵略者的英勇史诗。

非常具有参观意义。因为这里承载了很多的回忆。

主要路线：为了安全起见3月2日下午乘坐公司安排的专车，从酒店出发

直接抵达“解放碑”。邀请跃利公司的秘书作为本次景点观赏的解说员，为我

们讲解解放碑的历史，感受中华文化的博大精深，在游览途中统一由解说员负

责本次的游览解说。游览结束之后出发下一个景点。

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4.2洪崖洞

“洪崖洞”洪崖洞，又称“5A级景区”洪崖门，是重庆市渝中区嘉陵江滨

江路88号的著名景点，也是古重庆的重要标志。洪崖洞是重庆市重点景观工程，

体现了中国的独有特色和中国巴渝文化休闲业态。

主要路线：乘坐公司安排的专车，从解放碑出发直接抵达洪崖洞附近——

步行10分钟左右达到目的地——到达目的地后参观著名的景点“洪崖洞”。洪

崖洞一共有11层楼，每层楼都有扶梯和升降梯和楼梯通行整体上是比较方便的，

11楼可以通往千厮门大桥，景色很壮观可以让外国友人感受到中国的传统文化，

参观结束之后可以去附近吃一些重庆的地道小吃，让外国友人们尝一尝著名重

庆小吃。

5欢送仪式

5.1仪式内容

感谢木森公司的到来以及对我方公司的信任和肯定，促成良好的交易，为

表达感谢特设此欢送会，由我方公司向对方公司发送邀请。受邀人员为德国木

森公司所有来访人员；仪式地点设于重庆跃利贸易有限公司；欢送会时间是3

月2日20：00—22:00（时长为两小时）。

仪式流程：播放木森公司从落地开始我们给他们拍的视频以及照片，我方

公司准备好表演节目；与木森公司的成员一起玩游戏；颁发纪念品；送上最真

挚的祝福。最后进行合影留念。

仪式结束时，赠送纪念品。为了表示我方公司的感谢，我们送出具有意义

的礼物给贵方公司当作留念，重要的是礼品的选择上要考虑到对方公司的需求，

因为国与国之间的差异比较大，我们可以适当送一些能代表本国特色的物品，

让他们感受一下我们中国的气氛。德国人对礼物的要求是节俭、尊重、合乎当

地文化风俗习惯，而且礼物的价值要相当于收礼的人友谊的价值。

解放碑明信片：明信片上面有中国长江的国际印章，明信片的工艺是活版

印刷工艺单面双色凸版凹印是由19世纪钱德勒印刷机印刷而成，非常具有纪念

意义。香水：重庆的朝天门、磁器口、解放碑、洪崖洞、山城巷、南山、鹅岭，

七个重庆市内地标都有独特的气味！南山香水前调就有森林，有树的味道，花

果香调的洪崖洞，解放碑，都特别有记忆点有重庆的独特味道！

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表5纪念品赠送表

姓名职位性别纪念品数量

August(奥古斯特)总经理男1份

Barzel(巴泽尔)市场部经理男1份

Anna(安娜)采购部经理女1份

Jnane(简)办公室主任女1份

Erich(埃里希)秘书/翻译男1份

5.2送机

来访人员回国时，送机人员需提前检查好车辆是否出现故障，安排好车程

和时间，3月3日（星期五）上午8:00从重庆希尔顿酒店出发，由陈师傅和本

次的接待人员负责本次的送机的工作，提前2小时出发为了避免碰上高峰期人

流量大会导致交通拥堵，避免误机。接待人员将来访人员送到重庆江北机场的

候机大厅，如果还有时间，可以陪对方公司的人员进行简单的聊天，避免他们

在这个陌生环境里面的尴尬。之后，等到即将登机之时相互之间进行一个离别

的拥抱并诚挚的向他们发出欢迎下次再来的邀请，目送他们进入登机口。

6费用预算

6.1住宿费用

表6住宿费用表

房型价格备注

豪华套房（1套）420间/晚4晚

行政双床房（4间）320间/晚4晚

总计:4240元

6.2餐饮费用