重庆优胜食品有限公司费用控制制度设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1公司简介......................................................1

2公司费用控制存在的问题........................................1

2.1办公费用增长过快........................................1

2.2运输费用过高............................................2

2.3差旅费报销制度不健全....................................2

2.3.1差旅费增多，没有得到有效控制......................2

2.3.2报销差旅费标准缺乏合理性..........................3

3公司费用控制制度优化设计......................................3

3.1加强对办公费用的管控....................................3

3.1.1制定办公费用控制方案..............................3

3.1.2完善办公费用的报销审核制度........................4

3.2严格把控交易次数........................................5

3.2.1减少发货次数，降低运输费用........................5

3.2.2每周进行库存盘点..................................5

3.2.3与物流公司达成协议................................6

3.3完善差旅费报销程序......................................7

3.4制定差旅费报销标准.......................................8

4总结..........................................................8

参考资料........................................................9

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重庆优胜食品有限公司费用控制制度设计

1公司简介

重庆优胜食品有限公司于2015年5月30日成立，注册资本为100万人民

币，注册地址是重庆市江津区德感街道东和路146号德感小微园E栋-3层，法

人代表是唐胜明。而企业类型属于有限责任公司。优胜食品是一家专业从事于

火锅调料系列、鱼调料系列、川菜调味料系列等产品，集研发、销售为一体的

调味料公司。公司以“品质生活，健康人生”为宗旨，为客户提供“美味、健

康、方便、安全”，独居特色的“智能”调料，以满足广大客户多层次、多方

面不同的需求。通过高质量的原材料控制、科学的加工工艺、健全的追溯体系

等一系列的保证产品质量的相关措施，努力提升产品的优良品质，缔造健康产

品。优胜专注于深耕中国食品市场，并通过科技创新，持续提升品牌永续经营

的实力及竞争力，并精心打造客户最满意的品牌

2公司费用控制存在的问题

2.1办公费用增长过快

表1公司近三年办公费用情况表单位：万元

年份办公费用合计比上年增长

2020年3.6

2021年5.4350.83%

2022年8.0147.51%

由表1得知，公司2021年办公费用较2020年相比增长幅度较大。主要原

因如下：其一，随着企业规模的增大、业务的增多，企业所需的办公费也不断

加大。公司日耗用品的购买数量较多，使用不规范导致一定的浪费问题。例如

在日常使用笔记本和签字笔的过程中，没有确定放置纸笔的地方、没有做好对

使用笔记本的范围划分，导致使用后不能合理的放置整齐，使得重复使用率

低，损失金额过大。其二，该企业对企业把控办公费用的管理不够准确，将不

属于办公费的其他费用归属于此。许多企业管理者把公司用作家庭消费，将个

人和全家的日常生活出行交通开支和固定资产购置税都归总为公司的办公费。

公司在开发票时借助没有严格的管理程序和明细的科目分类把一些购买的礼

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品、奖励品通过办公费支出来消化不合理的资金往来和资金流出。

2.2运输费用过高

目前，公司业务较多，业务经营范围广，物流成本在销售成本中成为成本

大头，物流成本是真正的第三利润源，应受到企业的关注。结合公司的情况，

造成公司物流成本过高的原因如下：其一，采购部门未能把需要购买的原材料

提前罗列完全，导致采购员购买的原材料不全，进而出现库存货物数量不足，

销售订单分批次发货，造成运输费用增加的情况。其二，库管罗列的盘点单账

实不符，导致存货“亏库”或“胀库”。其三，由于货物的紧急程度和运输的

不变，公司经常需要把货物通过货拉拉运输到物流公司，所需费用及高。所以

公司需要合理规划物流。

2.3差旅费报销制度不健全

2.3.1差旅费增多，没有得到有效控制

公司的差旅费包括因出差产生的交通费、住宿费和伙食补助费。优胜食品

公司为了更好的可持续发展，经常派员工出差开发新客户，开拓新业务。以下

是本公司近两年的差旅费支出：

表2公司近两年差旅费占比情况单位：万元

2020年2021年2022年

管理费用支出53.6958.7262.67

差旅费13.418.6920.32

占比24.96%31.83%32.42%

从表2可以看到2020年差旅费占管理费用支出的24.69%，2021年的差旅

费占比为31.83%，而2022年的差旅费占比为32.42%。2020年到2021年到

2022年呈上涨趋势。造成差旅费上涨的原因有很多，比如差旅费没有得到有效

控制、报销程序制度不规范，存在漏洞。

在差旅费的报销上，重庆优胜食品公司没有一个系统且严谨的报销审核过

程，从而导致差旅费报销的真实性和完整性。若如此会导致一些不遵守规则的

人利用审核制度的漏洞来谋取私利，例如通过一些不正当手段来获取非出差交

通费用或业务招待活动的原始凭证和发票，以此蒙混过关获得费用报销，在报

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销差旅费时弄虚作假，利用差旅费凭证套取现金的行为。这些情况导致了公司

因报销制度的不合理和不严谨性而造成公司差旅费用的增多。针对差旅报销费

用存在的问题，公司要严格整改，为公司的发展增砖加瓦。

2.3.2报销差旅费标准缺乏合理性

差旅费完善制度对优化内部管理，减少员工和公司之间的矛盾有重要意

义。公司的差旅费补助标准如下：

表3公司差旅费补助标准

差旅费补助标准

城市间交通费实时报销

住宿补贴120元/天

伙食补贴60元/天

从上表可以看出，差旅费报销无职务区分，报销费用制度过于简单，只要

出具交通、住宿的原始凭证或发票就可以进行报销，没有进一步进行查验，并

且由于每个城市间的工资水平、消费水平的差异性，公司差旅费报销制度没有

依据城市的消费水平高低的不同而定。可见，公司费用报销制度的不严谨、不

完善和不合理性，报销程序的不规范，给公司造成了资产流出的隐患。

3公司费用控制制度优化设计

3.1加强对办公费用的管控

3.1.1制定办公费用控制方案

加强公司财务预算，控制办公费用的支出。将办公费的使用控制在最低限

额内，合理运用公司的所有资源进行费用控制。降低公司办公费用使用成本，

提高经济效益，减少办公费用开支，使得钱、财、物使用最大化。所以公司可

以为了降低办公费用的购买费用，避免购买过多造成浪费，公司采取以下措施

严格控制办公费用的购进。首先公司要明确估算体系，接下来各部门专员根据

需要填制以下“办公用品需求计划表”。

表4办公用品需求计划表

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接下来把需求表递给对应部门的管理者进行签名查署，经部门管理者签名

后报综合办，综合办对各部门计划汇总后报主管领导审批确定采购计划。经公

司总经理审批、签字后，综合办统一记录、采购、分配、发放。采购人员根据

确定的定点供应商电话联系进行办公用品采购并要求对方开具增值税专业发

票。办公用品采购到位清点后，办公室系统办理《办公用品入库单》办理入库

手续。原则上，各部门不得自行购买办公用品和耗材，特殊情况下需要进行自

行采购的须经过公司同意，否则财务部不予报账。当月需求计划不得超过企业

核定的总额。最后，在月末按规定的标准比例调查确认后，超出标准比例的部

分给出合理解释才可被允许报销。

要进行办用用品安全控制。组织中的各种财产是组织各项工作得以开展的

物质保证，对于组织中的各种物资要进行妥善的保管。要建立适当的保管体

系，根据不同物资的特性确定不同的保存要求，防止过期、丢失等事故的发

生；要建立检查制度，定期或不定期地清点各类物资，做到账物相符，并检查

各种用品保持在正常状态，避免办公用品的浪费和保证其重复使用的效率，以

便在需要时能及时投入使用。

3.1.2完善办公费用的报销审核制度

办公费用的审核流程可如下图1，首先要员工以手工的形式填写费用结算

单，并附上原始发票；然后部门经理对该员工的费用结算单进行审核和批准，

并附上部门经理的亲笔签名，接着由部门各领导人对该结算单进行审核，以保

证该结算单的准确性和真实性；其次，由财务部门对其发票的合法性进行审

核，检查结算单金额是否正确，如果金额出现错误的话，要由专门的财务财务

人员进行金额修正等问题来完成该费用结算单的最终审核。最后又专职会计完

成审核之后，根据结算单的实际金额来进行结算。经过重重审核有效避免办公

费用的虚报、假报等现象。

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图1费用报销流程图

3.2严格把控交易次数

3.2.1减少发货次数，降低运输费用

一个客户的发货次数的增多会导致其运输费用的增多。生产部门需要一周

前将下周的采购计划罗列出来，并交予采购部，采购部员工将其整理完成做好

采购计划并将其计划交给专职采购员，采购员填写下表4进行生产部门采购计

划表，填写完成后及时交予采购部主管审核并签名。到时间采购完成后将原材

料交给生产部门进行生产，按工时地及时生产出成品入库存，做到下订单有库

存发货，不拖欠货物，减少发货次数，降低运输费。若日常生活中能做到不拖

欠货物、不分批次发货，将节约2%的运输费用。可见，运输费用的控制是要由

公司的领导者监督并实施的，及时发出生产命令，此项制度也因有员工的积极

配合和高层领导的认同才能被实现，公司应该形成一种良好的节约氛围。

3.2.2每周进行库存盘点

库管每周应当采取实地盘点法，对库存进行盘点。库管员对公司内的成品

和原材料进行盘点，以保证仓储物品完好无损，做到账实相符，规范公司物料

的盘点作业，做到库存充足才发货，不拖欠货物，减少发货次数，确保公司销

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售流程的正常进行。计算数据当月的产品统计数据，采用此公式

月末库存量=期初库存+本期生产量－本期销售

算出账面库存，并与实际库存进行对比。

3.2.3与物流公司达成协议

公司每次发货前都要提前预定货拉拉上门取件，这无疑是运输费过高的一

大原因。由下图2可知，货拉拉费用占比到了42%，基本与物流费持平。由此

公司可与物流公司签订合同达成协定，明确本公司与各种物流公司之间的合作

优势，选择最优方案。每天派一辆货车来公司取货，做到减少运输费用的效

果，节约物流成本。同时协调好顾客与物流之间的关系，避免顾客因为物流而

影响了公司相关的品牌业务。物流不仅是企业后勤服务的保障系统，而且更是

企业战略能否成功实施的关键环节，只有高效便捷的物流服务才能确保客户的

青睐，帮助满足客户用户的需要，也就是使企业自身寻求到与客户协调发展，

相互促进，两者共赢的途径，使企业在激烈的竞争中永远立于不败之地。为

此，选择最经济的运输工具和运输线路组织商品运输，以节约运输费用，提高

经济效益是有必要的。

公司2022年运输费用占比

货拉拉物流费

42.00%

58.00%

图2公司2022年运输费用占比

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3.3完善差旅费报销程序

费用清单申部门领导分管领导

预算占用

请审核审批

借款审批报销申请

预算控制

付款费用报销

图3费用报销流程图

在差旅费报销程序规范化基础上，公司管理层严格按照制度要求办事，避

免差旅费审批的流程的不规范性。如图3所示，差旅费的报销要按照严格的制

度执行，先由员工申请，再由领导审批，预算控制后，再批示付款，严格控制

每一笔差旅费的报销支出。对于员工报销，必须有相应的事件确认单、原始票

据和部门主管的签字审批单据，在填报报销单据时，要确保单据的完整性，注

意住宿报销单的时间、金额和住宿成员的名单，不能潦草行事。财务部门要注

意审查票据和经济业务的真实性，从票据填制的内容和加盖印章审核发票的规

范性、一致性、合理性、正确性，包括发票填制的内容与发票种类，发票加盖

的印章是否与发票种类，票据的属地、职能与加盖印章、票据客户名称填写是

否与报账单位名称等。不能出现由财务人员代填的情况，对于出现不符合规定

的报销单不予入账报销，必须退回修改至符合规定，做到每一笔报销费用属于

业务支出。

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3.4制定差旅费报销标准

公司的差旅费报销制度的不完善导致职员在出差的过程中出现费用不足等

的情况，导致出差效率的降低、出差回来后乱报费用的情况。为此，公司将城

市划分为六个等级。由下表5可知随着城市等级的变高，报销费用就越高。在

报销中要财务人员要注意原始单据上的城市是否符合报销标准，避免出现虚

报、假报等情况的出现，还要注意单据的金额与实际支出的金额是否一致。进

行员工出差城市的分类是很有必要的，能有效调节出差人员的工作心情，促使

其更加勤奋努力，无需担心出差费用不足的情况，并且更完善了公司的制度，

让居心叵测的人没有制度的漏洞可钻，体现了其制度化和严谨性。

表5差旅费报销标准

差旅费报销标准

城市等级划分餐饮费住宿费交通

一线500元/天400元/天

二线400元/天300元/天

三线300元/天250元/天

实时报销

四线200元/天