航空航天高值耗材采购管理制度及流程

航空航天高值耗材采购管理制度及流程一、制定目的及范围航空航天行业对高值耗材的需求日益增长，这些耗材的采购不仅涉及高额资金的投入，还直接关系到项目的安全性和可靠性。因此，建立一套科学合理的采购管理制度和流程，确保每一个环节的高效、透明和可追溯性显得尤为重要。本制度适用于公司所有涉及高值耗材的采购活动，包括但不限于航空器零部件、测试设备、材料及其相关服务。二、采购原则高值耗材的采购必须遵循以下原则：1.采购过程中必须坚持公正、公平、公开的原则，确保所有潜在供应商都能平等参与。2.在选择供应商时，必须综合考虑质量、价格、交货期及售后服务等因素，确保满足项目需求。3.所有采购活动必须有明确的审批流程，确保采购决策的科学性和合理性。4.高值耗材的采购应遵循成本控制的原则，合理配置资源，避免不必要的浪费。三、采购流程1.需求确认在采购前，相关项目负责人需对高值耗材的需求进行确认，明确所需耗材的规格、数量、预算及交货时间。此环节应做好记录并报送至采购部门进行备案。2.采购申请采购部门根据需求确认结果，向项目负责人发送“采购申请表”，由项目负责人填写完整后签字确认，确保采购的合理性。3.审批流程采购申请表需经过部门主管、财务审核及主管领导的逐级审批。审批通过后，采购部门才能开展后续工作。所有申请表需留存以备查阅。4.市场调研与询价采购部门应对市场进行调研，收集至少三家符合条件的供应商报价。报价内容需包括价格、交货期、付款条件及售后服务等信息。调研结果需记录并形成“询价报告”。5.供应商评估与选择在收到报价后，采购部门对各供应商进行综合评估，重点关注其资质、信誉、交货能力及售后服务。评估结果需形成书面报告，作为最终选择供应商的依据。6.签订采购合同选定供应商后，采购部门需与其签订正式的采购合同。合同内容应包括价格、数量、交货时间、质量要求、违约责任及争议解决方式等。合同需由法律顾问审核，确保合法合规。7.采购实施采购合同签署后，采购部门应及时下订单，确保供应商按时交货。在此过程中，需与供应商保持密切沟通，跟进交货进度，及时处理可能出现的问题。8.验收与入库物资到货后，相关项目负责人需组织相关人员进行验收，确保所采购耗材符合合同约定的质量标准。验收合格后，物资入库，相关记录需及时更新，确保库存数据的准确性。9.付款与报销验收合格后，采购部门应根据合同约定的付款条件，及时向财务部门提交付款申请。所有付款申请需附上相关的采购合同、验收单及发票等凭证，确保报销流程的合规性。10.采购记录与档案管理所有采购活动结束后，采购部门需将采购申请、询价报告、合同、验收单及付款凭证等相关文件整理归档，形成完整的采购档案。这些档案将为后续审计和绩效评估提供依据。四、监督与评估机制为确保采购流程的有效实施及持续改进，建立监督与评估机制是必要的。1.定期内部审计公司应定期对高值耗材的采购活动进行内部审计，检查各环节的合规性和有效性，发现问题及时整改。2.绩效评估采购部门需定期对供应商的表现进行评估，包括交货及时性、质量合格率及售后服务等方面。评估结果将作为后续采购决策的重要参考。五、反馈与改进机制采购流程实施后，相关人员可根据实际情况进行反馈，提出改进建议。采购部门需定期召开会议，讨论并总结反馈意见，确保流程的优化与调整。建立建议收集渠道，鼓励员工积极参与采购流程的改进。六、培训与宣传为确保各部门对采购流程的理解与执行，需定期开展培训活动，内容包括采购政策、流程、操作规范等。通过宣传和培训，提高全员的采购意识和合规意识，确保采购流程的顺畅实施。七、采购纪律1.采购人员的职责采购人员需严格遵守采购流程，确保信息的真实、准确，杜绝一切形式的徇私舞弊行为。2.供应商行为规范供应商在合作过程中，需遵循诚信原则，不得以任何