食品、食品添加剂、食品相关产品采购、索证索票、进货查验和台账记录制度

食品、食品添加剂、食品相关产品采购、索证索票、进货查验和台账记录制度一、总则1.目的为规范食品、食品添加剂及食品相关产品的采购行为，加强索证索票、进货查验和台账记录管理，确保所采购的产品符合食品安全标准，保障消费者的饮食安全，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本单位食品、食品添加剂及食品相关产品的采购活动，包括从供应商处采购原辅材料、包装材料、食品添加剂等各类相关产品的过程管理。3.职责分工采购部门：负责食品、食品添加剂及食品相关产品的采购工作，严格按照本制度要求选择合格供应商，索取相关票证，并确保采购产品的质量符合要求。质量控制部门：负责对采购的食品、食品添加剂及食品相关产品进行进货查验，确保所采购产品符合食品安全标准，并对不合格产品进行处理。财务部门：负责审核采购发票等相关凭证，确保票据的真实性、合法性，并做好账务处理。仓库管理部门：负责对采购的食品、食品添加剂及食品相关产品进行验收、储存和保管，并做好出入库记录。

二、采购管理1.供应商选择资质审核：采购部门应选择具有合法经营资质的供应商，审核其营业执照、食品生产许可证、食品经营许可证等相关证件，并留存复印件备查。实地考察：对于重要的供应商，采购部门应进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、生产环境等情况，确保供应商具备稳定供应合格产品的能力。供应商评估：建立供应商评估机制，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务等方面进行评估，对于评估不合格的供应商，应及时停止合作。2.采购合同签订合同：采购部门应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品名称、规格、数量、价格、质量标准、交货期、验收方式、付款方式等内容。合同审核：采购合同签订前，应提交质量控制部门和财务部门进行审核，确保合同条款符合法律法规和本单位的要求。合同执行：采购部门应严格按照采购合同的约定执行，确保产品按时、按质、按量供应。如遇合同变更或解除，应及时与供应商协商，并签订相关协议。

三、索证索票管理1.索证索票要求索取票证：采购部门在采购食品、食品添加剂及食品相关产品时，应向供应商索取以下票证：食品生产企业应索取食品生产许可证副本复印件、营业执照副本复印件、产品合格证明文件、销售发票等。食品经营企业应索取食品经营许可证副本复印件、营业执照副本复印件、产品合格证明文件、销售发票等。食品添加剂生产企业应索取食品生产许可证副本复印件、营业执照副本复印件、产品合格证明文件、销售发票等。食品添加剂经营企业应索取食品经营许可证副本复印件、营业执照副本复印件、产品合格证明文件、销售发票等。食品相关产品生产企业应索取营业执照副本复印件、生产许可证副本复印件、产品合格证明文件、销售发票等。食品相关产品经营企业应索取营业执照副本复印件、产品合格证明文件、销售发票等。票证留存：采购部门应将索取的票证原件或复印件妥善保存，保存期限不得少于产品保质期满后六个月；没有明确保质期的，保存期限不得少于二年。2.票证查验真实性查验：质量控制部门应对采购部门索取的票证进行真实性查验，确保票证内容与实际采购产品相符，票证上的供应商名称、地址、联系方式等信息与供应商的实际情况一致。合法性查验：质量控制部门应对采购部门索取的票证进行合法性查验，确保票证符合法律法规的要求，不存在伪造、变造、过期等情况。完整性查验：质量控制部门应对采购部门索取的票证进行完整性查验，确保票证上的产品名称、规格、数量、生产日期、保质期等信息完整准确，票证上的印章、签字等手续齐全。

四、进货查验管理1.查验内容外观检查：质量控制部门应对采购的食品、食品添加剂及食品相关产品进行外观检查，查看产品包装是否完好、标签标识是否清晰、有无破损、变质等情况。感官检验：质量控制部门应对采购的食品、食品添加剂及食品相关产品进行感官检验，查看产品的色泽、气味、滋味、组织状态等是否正常，有无异味、异色、异状等情况。规格数量核对：仓库管理部门应对采购的食品、食品添加剂及食品相关产品的规格、数量进行核对，确保与采购合同或送货单一致。质量证明文件核对：质量控制部门应对采购的食品、食品添加剂及食品相关产品的质量证明文件进行核对，确保与索取的票证一致。2.查验记录记录内容：质量控制部门和仓库管理部门应做好进货查验记录，记录内容包括产品名称、规格、数量、生产日期、保质期、供应商名称、地址、联系方式、进货日期、查验情况等。记录方式：进货查验记录可以采用纸质记录或电子记录的方式，记录应真实、准确、完整，不得随意涂改。记录保存：进货查验记录应妥善保存，保存期限不得少于产品保质期满后六个月；没有明确保质期的，保存期限不得少于二年。

五、台账记录管理1.台账建立建立台账：采购部门应建立食品、食品添加剂及食品相关产品采购台账，记录采购产品的名称、规格、数量、生产日期、保质期、供应商名称、地址、联系方式、采购日期等信息。台账更新：采购部门应及时更新采购台账，确保台账信息与实际采购情况一致。2.台账保存保存期限：采购台账应妥善保存，保存期限不得少于产品保质期满后六个月；没有明确保质期的，保存期限不得少于二年。保存方式：采购台账可以采用纸质记录或电子记录的方式，记录应真实、准确、完整，不得随意涂改。

六、不合格产品处理1.发现不合格产品查验发现：在进货查验过程中，质量控制部门如发现采购的食品、食品添加剂及食品相关产品存在不合格情况，应立即停止验收，并对不合格产品进行标识和隔离。使用发现：在食品生产经营过程中，如发现使用的食品、食品添加剂及食品相关产品存在不合格情况，应立即停止使用，并对不合格产品进行标识和隔离。2.不合格产品处置退货处理：对于不合格的食品、食品添加剂及食品相关产品，采购部门应及时与供应商联系，协商退货事宜，并要求供应商在规定的时间内将不合格产品退回。销毁处理：对于无法退货或退货后仍存在安全隐患的不合格食品、食品添加剂及食品相关产品，应按照相关规定进行销毁处理，并做好销毁记录。记录追溯：质量控制部门应对不合格产品的处理情况进行记录，包括不合格产品的名称、规格、数量、生产日期、保质期、供应商名称、地址、联系方式、不合格原因、处理方式、处理日期等信息，以便追溯。

七、培训与监督1.培训管理培训计划：制定食品、食品添加剂及食品相关产品采购、索证索票、进货查验和台账记录制度的培训计划，定期组织采购人员、质量控制人员、仓库管理人员等相关人员进行培训，确保其熟悉制度要求，掌握操作技能。培训内容：培训内容包括食品、食品添加剂及食品相关产品的法律法规、采购索证索票要求、进货查验方法、台账记录规范、不合格产品处理等方面的知识。培训方式：培训方式可以采用集中培训、现场培训、网络培训等多种形式，确保培训效果。2.监督检查内部监督：定期对食品、食品添加剂及食品相关产品采购、索证索票、进货查验和台账记录制度的执行情况进行内部监督检查，发现问题及时整改。外部监督：积极配合食品安全监管部门的监督检查，如实