设计档案资料管理制度

设计档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司设计档案资料的科学管理，确保设计档案资料的完整性、准确性和系统性，充分发挥其在公司生产、经营、管理及技术创新中的作用，特制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于公司内部各设计部门在设计项目过程中形成的各类档案资料的管理，包括但不限于设计图纸、技术文件、计算书、调研报告、评审记录等。

（三）基本原则1.集中统一管理原则：设计档案资料由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案资料的完整性和系统性。2.分类管理原则：根据设计档案资料的来源、形成时间、内容性质等进行分类，便于管理和查询。3.保密原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案资料，严格遵守保密规定，防止信息泄露。4.有效利用原则：充分发挥设计档案资料的作用，为公司的生产、经营、管理及技术创新提供支持和服务。

二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司设计档案资料管理制度，并监督执行。2.集中统一管理公司设计档案资料，包括收集、整理、分类、编目、存储、保管和利用等工作。3.定期对设计档案资料进行清查和盘点，确保档案资料的安全和完整。4.对档案资料管理人员进行培训和考核，提高其业务水平和管理能力。5.负责向公司内部各部门提供档案资料的查询、借阅等服务，并做好相关记录。6.按照国家有关规定和公司要求，做好设计档案资料的鉴定、销毁等工作。

（二）设计部门职责1.负责本部门设计项目档案资料的收集、整理和初步分类工作，并定期移交公司档案管理部门。2.明确专人负责档案资料的管理，确保档案资料的及时形成、准确完整和规范整理。3.在设计项目过程中，严格按照档案管理要求，做好各类文件的起草、审核、会签、发放、修改等工作，确保文件的质量和有效性。4.配合档案管理部门做好档案资料的清查、盘点、鉴定、销毁等工作。5.按照公司规定，及时办理档案资料的查询、借阅等手续，并妥善保管借阅的档案资料。

（三）档案资料管理人员职责1.认真贯彻执行公司设计档案资料管理制度，做好档案资料的日常管理工作。2.负责设计档案资料的收集、整理、分类、编目、存储、保管等工作，确保档案资料的质量和安全。3.建立健全档案资料管理台账，及时记录档案资料的收、发、借、还等情况，做到账目清晰、账物相符。4.积极为公司内部各部门提供档案资料的查询、借阅等服务，热情接待查阅人员，及时准确地提供所需档案资料。5.定期对档案资料进行清查和盘点，发现问题及时报告并采取措施解决。6.做好档案资料的保密工作，严格遵守保密规定，防止档案资料的泄露。7.参与档案资料的鉴定、销毁等工作，做好相关记录。

三、档案资料的收集与整理（一）收集范围1.设计项目前期文件，包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等。2.设计合同、协议等相关文件。3.设计过程中形成的各类文件，如设计任务书、设计方案、设计图纸、技术文件、计算书、调研报告、评审记录等。4.设计变更文件，包括变更申请、变更通知、变更图纸等。5.与设计项目相关的往来信函、会议纪要、电话记录等。6.设计项目验收文件，如验收报告、质量评估报告等。7.其他与设计项目有关的文件资料。

（二）收集要求1.设计部门应在设计项目完成后，及时将本部门形成的档案资料进行收集整理，并移交公司档案管理部门。2.档案资料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并与纸质文件相对应。

（三）整理方法1.分类：按照设计项目的性质、阶段、专业等进行分类，如建筑设计、结构设计、电气设计等。2.编号：为每份档案资料编制唯一的编号，以便于管理和查询。编号应具有系统性和逻辑性，能够反映档案资料的类别、年份、顺序等信息。3.编目：对整理好的档案资料进行编目，编制档案资料目录。目录应包括档案资料的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。4.装订：对于纸质档案资料，应按照一定的规格进行装订，确保整齐美观，便于查阅和保管。

四、档案资料的存储与保管（一）存储方式1.纸质档案资料应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。2.电子档案资料应存储在服务器或其他存储设备上，并进行定期备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.对于重要的档案资料，可采用纸质与电子相结合的存储方式，确保档案资料的安全和完整。

（二）保管期限1.设计档案资料的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案资料包括公司重要的设计项目档案、涉及公司核心技术和商业秘密的档案等。3.长期保管的档案资料包括一般设计项目档案、对公司生产经营有一定参考价值的档案等，保管期限为[X]年。4.短期保管的档案资料包括一般性的设计文件、临时性的档案资料等，保管期限为[X]年。

（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案资料应分类存放，排列整齐，便于查找和利用。3.建立健全档案资料保管制度，定期对档案资料进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案资料应及时进行修复和复制，确保档案资料的完整性和可读性。5.严格遵守档案资料的保密规定，未经批准，任何人不得擅自进入档案库房，不得查阅、复制、传播档案资料。

五、档案资料的利用（一）利用原则1.档案资料的利用应遵循合法、合理、有效的原则，确保档案资料的安全和完整。2.严格遵守档案资料的保密规定，对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案资料，应履行审批手续，并采取相应的保密措施。

（二）利用方式1.查询：公司内部各部门因工作需要，可向档案管理部门查询档案资料。查询人员应填写查询申请表，注明查询内容、目的等信息，经部门负责人签字同意后，方可进行查询。2.借阅：因工作需要借阅档案资料的，借阅人员应填写借阅申请表，注明借阅内容、目的、期限等信息，经部门负责人签字同意，档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：根据工作需要，可对档案资料进行复制。复制档案资料应填写复制申请表，注明复制内容、目的等信息，经部门负责人签字同意，档案管理部门负责人审批后，方可进行复制。复制的档案资料应加盖档案管理部门印章，注明复制日期和份数。

（三）利用记录1.档案管理部门应建立档案资料利用记录台账，详细记录档案资料的查询、借阅、复制等情况，包括查询（借阅、复制）日期、查询（借阅、复制）人员、内容、目的、期限等信息。2.利用记录台账应定期进行整理和归档，作为档案资料管理工作的重要组成部分。

六、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案资料的鉴定应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.鉴定工作应根据档案资料的保管期限、现实利用价值等因素进行综合评估。

（二）鉴定组织1.成立档案资料鉴定小组，由档案管理部门负责人、设计部门负责人、相关专业技术人员等组成。2.鉴定小组负责对档案资料进行定期鉴定，提出鉴定意见和处理建议。

（三）鉴定内容1.审查档案资料的完整性、准确性和系统性，确保档案资料符合归档要求。2.根据档案资料的保管期限，判断其是否仍有保存价值。3.评估档案资料的现实利用价值，确定其是否需要继续留存。

（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的档案资料，应填写档案资料销毁申请表，注明销毁档案资料的名称、编号、数量、保管期限等信息，经部门负责人签字同意，档案管理部门负责人审批后，方可进行销毁。2.档案资料销毁应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，确保档案资料的信息无法恢复。3.档案资料销毁过程中，应做好记录，包括销毁日期、地点、方式、销毁人员等信息。记录应与档案资料销毁申请表一并归档保存。

七、监督与检查（一）监督检查内容1.档案资料管理制度的执行情况，包括档案资料的收集、整理、存储、保管、利用、鉴定、销毁等环节。2.档案资料管理工作的质量和效率，如档案资料的完整性、准确性、系统性，档案资料利用的及时性、有效性等。3.档案资料管理人员的工作责任心和业务水平，如是否认真履行职责，是否熟悉档案资料管理业务等。

（二）监督检查方式1.定期检查：档案管理部门定期对公司各设计部门的档案资料管理工作进行检查，检查结果以书面形式通报。2.不定期抽查：档案管理部门不定期对各设计部门的档案资料管理情况进行抽查，发现问题及时督促整改。3.专项检查：针对档案资料管理工作中的重点问题或薄弱环节，开展专项检查，确保档案资料管理工作的规范和有效。

（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，档案管