项目部物质采购管理制度

项目部物质采购管理制度一、总则1.目的为规范项目部物质采购行为，加强采购管理，确保物资采购质量，降低采购成本，提高采购效率，满足项目施工生产需要，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于项目部所有物资的采购活动，包括工程材料、机械设备、周转材料、办公用品等。3.基本原则按需采购原则：根据项目施工进度和实际需求，合理安排采购计划，避免盲目采购和积压浪费。质量优先原则：严格把控物资质量，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资符合项目要求和相关标准。成本控制原则：在保证物资质量的前提下，通过市场调研、招标采购、谈判协商等方式，降低采购成本，提高经济效益。廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，严禁在采购活动中接受供应商贿赂或谋取私利。

二、采购组织与职责1.采购领导小组成立以项目经理为组长，项目技术负责人、商务经理为副组长，各部门负责人为成员的采购领导小组。负责审议采购计划、采购方式、供应商选择等重大采购事项，监督采购过程，协调解决采购工作中的问题。2.采购部门及职责项目部设物资设备部作为采购归口管理部门，负责具体采购工作的组织实施。其主要职责包括：编制物资采购计划，经审批后组织实施。开展市场调研，收集供应商信息，建立供应商档案。按照采购程序，选择合适的采购方式，组织采购谈判、招标等活动。签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。负责物资的验收、入库、保管、发放等工作，确保物资安全和质量。定期对采购工作进行总结分析，提出改进措施和建议。3.其他部门职责技术部门：负责提供物资的技术规格、质量标准等要求，参与供应商考察和物资验收工作。质量部门：负责对采购物资的质量进行检验和监督，确保物资符合质量要求。财务部门：负责审核采购预算、支付货款等工作，对采购资金进行监督管理。

三、采购计划管理1.计划编制依据项目施工图纸、施工组织设计、施工进度计划等文件。项目物资消耗定额、储备定额。已签订的合同文件及相关协议。现场实际物资库存情况。2.计划编制内容采购计划应包括物资名称、规格型号、数量、需求时间、技术要求、质量标准、预计采购金额等内容。对于大型设备、重要物资，还应附详细的技术方案和配置清单。3.计划编制与审批流程物资设备部根据项目需求和库存情况，于每月[X]日前编制次月物资采购计划初稿，提交各部门审核。技术部门负责审核物资的技术规格、质量标准等要求；质量部门负责审核物资质量要求；财务部门负责审核采购预算和资金安排；其他相关部门根据各自职责对采购计划提出意见和建议。物资设备部根据各部门审核意见，对采购计划进行修改完善，形成正式采购计划，报项目经理审批。经项目经理审批后的采购计划，由物资设备部组织实施。如遇特殊情况需要调整采购计划，应按照原审批流程进行审批。

四、采购方式选择1.招标采购对于批量较大、金额较高、技术规格明确的物资采购，应采用招标采购方式。招标采购应按照以下程序进行：编制招标文件：物资设备部根据采购需求，编制招标文件，明确招标项目的技术规格、质量标准、商务条款、评标办法等内容。发布招标公告：通过公司内部网站、行业媒体、招标代理机构等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。资格预审：对报名参加投标的供应商进行资格预审，审查其营业执照、资质证书、业绩、信誉等情况，确定合格供应商名单。发售招标文件：向资格预审合格的供应商发售招标文件，并收取招标文件费用。开标、评标：按照招标文件规定的时间、地点开标，组织评标委员会对投标文件进行评审，推荐中标候选人。定标：根据评标委员会推荐的中标候选人，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。签订合同：中标供应商应在规定时间内与项目部签订采购合同。2.询价采购对于采购金额较小、规格型号单一、市场供应充足的物资采购，可采用询价采购方式。询价采购应按照以下程序进行：选择询价供应商：物资设备部通过市场调研、供应商推荐等方式，选择不少于三家的供应商作为询价对象。发出询价函：向询价供应商发出询价函，明确物资名称、规格型号、数量、质量标准、交货时间、交货地点、报价要求等内容。供应商报价：询价供应商应在规定时间内将报价文件密封送达项目部。报价文件应包括报价单、技术规格偏离表、商务条款偏离表、售后服务承诺等内容。评审与确定供应商：物资设备部对各询价供应商的报价文件进行评审，比较价格、质量、交货期、售后服务等因素，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商。如出现多家供应商报价相同的情况，可通过谈判、综合评估等方式确定成交供应商。签订合同：成交供应商应在规定时间内与项目部签订采购合同。3.竞争性谈判采购对于技术复杂、有特殊要求或者时间紧迫的物资采购，可采用竞争性谈判采购方式。竞争性谈判采购应按照以下程序进行：成立谈判小组：谈判小组由项目部采购领导小组代表、技术专家、商务专家等组成，成员人数不少于三人。制定谈判文件：物资设备部根据采购需求，制定谈判文件，明确谈判项目的技术规格、质量标准、商务条款、谈判程序、评审办法等内容。邀请谈判供应商：通过发布公告、供应商推荐等方式，邀请不少于三家的供应商参与谈判。谈判：谈判小组与谈判供应商进行谈判，就物资的技术规格、质量标准、价格、交货期、售后服务等内容进行协商，要求供应商在规定时间内提交最终报价。评审与确定成交供应商：谈判小组对各谈判供应商的最终报价进行评审，综合比较价格、质量、技术方案、售后服务等因素，选择成交供应商。如出现多家供应商报价相同的情况，可通过谈判、综合评估等方式确定成交供应商。签订合同：成交供应商应在规定时间内与项目部签订采购合同。4.单一来源采购符合下列情形之一的物资采购，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应按照以下程序进行：提出申请：物资设备部根据采购需求，填写单一来源采购申请表，说明采用单一来源采购方式的原因、采购物资的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，报项目经理审批。审批：项目经理对单一来源采购申请表进行审批，如同意采用单一来源采购方式，应签署审批意见。谈判与签订合同：物资设备部与单一供应商进行谈判，确定采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，签订采购合同。

五、供应商管理1.供应商选择标准具有合法有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关资质证书。具有良好的商业信誉和财务状况，无不良经营记录。具备较强的生产能力、技术水平和质量保证能力，能够提供符合项目要求的物资。具有完善的售后服务体系，能够及时响应项目部的售后服务需求。价格合理，在同等条件下具有价格优势。2.供应商开发与评审供应商开发：物资设备部通过市场调研、行业推荐、网络搜索等方式，收集潜在供应商信息，建立供应商信息库。对潜在供应商进行初步了解和筛选，确定重点开发对象，并对其进行实地考察。供应商评审：物资设备部组织相关部门对拟合作的供应商进行评审，评审内容包括供应商资质、业绩、信誉、生产能力、技术水平、质量保证能力、售后服务等方面。评审方式可采用文件审查、实地考察、样品检验、用户评价等多种形式。根据评审结果，确定合格供应商名单，并建立供应商档案。3.供应商考核与评价建立供应商考核评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格等方面进行考核评价。考核评价周期为每季度一次，考核评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。物资设备部负责组织相关部门对供应商进行考核评价，填写供应商考核评价表。根据考核评价结果，对优秀供应商给予适当奖励，对不合格供应商进行警告、限期整改或取消合作资格等处理。4.供应商动态管理物资设备部定期对供应商信息库进行更新，及时删除不再合作或已不符合要求的供应商信息，补充新的潜在供应商信息。根据供应商考核评价结果和项目需求变化，适时调整合格供应商名单，确保供应商队伍的稳定性和竞争力。

六、采购合同管理1.合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括物资名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、违约责任、争议解决方式等条款。采购合同由物资设备部负责起草，经项目部法律顾问审核后，报项目经理审批。审批通过后，由项目部法定代表人或其授权代表与供应商签订合同。对于重大采购合同或涉及金额较大的采购合同，应组织相关部门进行会审，确保合同条款合法、合规、合理。2.合同执行物资设备部负责跟踪采购合同的执行情况，及时掌握供应商的生产进度、发货情况、运输情况等信息。如发现供应商存在违约行为，应及时与供应商沟通协商，要求其采取措施予以纠正，并按照合同约定追究其违约责任。采购人员应定期向项目经理汇报采购合同执行情况，对于合同执行过程中出现的重大问题，应及时提交采购领导小组研究解决。物资设备部应建立采购合同台账，详细记录合同签订时间、合同编号、供应商名称、物资名称、规格型号、数量、价格、交货期、付款方式、合同执行情况等信息，确保合同管理规范、有序。3.合同变更与解除在采购合同履行过程中，如因不可抗力、项目变更、供应商原因等因素需要变更或解除合同的，应按照合同约定的程序进行办理。变更或解除合同的申请应由物资设备部提出，经项目部相关部门审核后，报项目经理审批。合同变更或解除后，物资设备部应及时与供应商协商处理相关事宜，如调整价格、退还货款、承担违约责任等，并签订补充协议或解除合同协议。物资设备部应及时更新采购合同台账，记录合同变更或解除的相关信息。

七、采购验收管理1.验收依据采购物资的验收应依据采购合同、技术规格、质量标准、相关国家标准和行业规范等文件进行。2.验收程序物资到货前，物资设备部应通知质量部门、使用部门等相关人员做好验收准备工作。物资到货后，采购人员应及时通知验收人员进行验收。验收人员应按照验收依据，对物资的名称、规格型号、数量、质量、外观等进行逐一核对和检验。对于需要进行检验检测的物资，应按照规定的程序和方法进行检验检测。检验检测机构应具备相应的资质和能力，检验检测报告应真实、有效。验收合格的物资，验收人员应在验收单上签字确认，并办理入库手续。验收不合格的物资，应及时通知供应商处理，如退货、换货、补货等，并做好记录。3.验收记录与档案管理物资设备部应建立采购物资验收记录档案，详细记录物资名称、规格型号、数量、供应商名称、到货时间、验收时间、验收人员、验收结果等信息。验收记录档案应妥善保管，保存期限不少于项目竣工后[X]年。

八、采购付款管理1.付款原则严格按照采购合同约定的付款方式和付款时间支付货款，确保付款及时、准确。付款前，物资设备部应审核采购合同执行情况、验收单、发票等相关凭证，确保付款依据充分、合法。财务部门应加强对采购付款的审核和监督，严格执行资金审批制度，确保资金安全。2.付款流程物资设备部根据采购合同约定的付款时间，填写付款申请单，附上采购合同、验收单、发票等相关凭证，报项目经理审批。项目经理对付款申请单进行审批，如同意付款，应签署审批意见。财务部门对付款申请单及相关凭证进行审核，审核无误后，按照公司资金管理规定办理付款手续。财务部门应及时登记付款台账，记录付款时间、付款金额、供应商名称等信息，确保付款信息准确、完整。

九、采购监督与审计1.内部监督项目部采购领导小组负责对采购工作进行监督检查，定期或不定期对采购计划执行情况、采购方式选择、供应商管理、采购合同签订与执行、采购验收、采购付款等环节进行检查，发现问题及时督促整改。物资设备部应定期对采购工作进行自查自纠，总结经验教训，不断完善采购管理制度和流程。其他部门有权对采购工作提出意见和建议，对发现的违规违纪行为可向项目部采购领导小组