涉密会议、活动保密管理制度

涉密会议、活动保密管理制度一、总则（一）目的为加强公司涉密会议、活动的保密管理，确保国家秘密和公司商业秘密安全，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于公司内部组织召开或参与的各类涉密会议、活动，包括但不限于涉及国家秘密、商业秘密、敏感信息等内容的会议、培训、研讨会、座谈会、产品发布会、商务谈判、招投标活动等。

（三）基本原则1.严格管理原则对涉密会议、活动的各个环节实施严格的保密管理措施，确保秘密信息不被泄露。2.最小化原则严格限定参加涉密会议、活动的人员范围，严格控制涉密会议、活动的文件、资料和物品的接触范围，将知悉秘密的人员和范围限定在工作必须的最小限度。3.全程监管原则对涉密会议、活动的筹备、召开（举办）、结束等全过程进行保密监督和管理，确保每个环节都符合保密要求。

二、保密工作机构及职责（一）保密工作领导小组公司成立保密工作领导小组，负责领导和监督公司涉密会议、活动的保密工作。保密工作领导小组组长由公司主要领导担任，成员包括各部门负责人。其主要职责如下：1.贯彻执行国家有关保密工作的法律法规和方针政策，审定公司涉密会议、活动保密管理制度。2.审批涉密会议、活动的保密工作方案，对保密工作进行决策和指导。3.协调解决涉密会议、活动保密工作中的重大问题。4.对违反保密规定的行为进行查处。

（二）保密工作机构公司保密工作机构为保密办公室，设在综合管理部。保密办公室负责组织实施公司涉密会议、活动的日常保密管理工作，其主要职责如下：1.制定和完善涉密会议、活动保密工作制度和流程，并组织实施。2.审查涉密会议、活动的保密工作方案，提出保密工作意见和建议。3.组织对参与涉密会议、活动的人员进行保密教育和培训。4.负责涉密会议、活动场所的保密检查和安全防范工作。5.对涉密会议、活动中产生的文件、资料和物品进行保密管理。6.监督、检查涉密会议、活动保密制度的执行情况，及时发现和处理泄密隐患。7.协助有关部门调查处理涉密会议、活动中的泄密事件。

（三）会议、活动主办部门涉密会议、活动主办部门负责本部门组织召开或参与的涉密会议、活动的具体保密工作，其主要职责如下：1.制定本部门涉密会议、活动的保密工作方案，报保密办公室审核。2.确定参加涉密会议、活动的人员名单，并对其进行保密教育和提醒。3.负责涉密会议、活动场所的布置和安全保密措施的落实。4.对涉密会议、活动中使用的文件、资料、设备等进行保密管理。5.组织清理涉密会议、活动场所，回收和销毁有关文件、资料和物品。6.配合保密办公室做好其他相关保密工作。

（四）参会（参与）人员1.严格遵守国家保密法律法规和公司保密制度，自觉履行保密义务。2.未经批准，不得擅自记录、录音、录像、拍照、复制涉密会议、活动的文件、资料和物品。3.妥善保管会议、活动期间发放的涉密文件、资料和物品，不得私自留存、转借他人。4.会议、活动结束后，及时将涉密文件、资料和物品交回主办部门或保密办公室。

三、涉密会议、活动保密管理流程

（一）会议、活动审批1.主办部门在计划召开涉密会议、活动前，应填写《涉密会议、活动审批表》，详细说明会议、活动的名称、内容、时间、地点、参加人员范围、保密工作方案等信息，报保密办公室审核。2.保密办公室对《涉密会议、活动审批表》进行审查，提出审核意见。对于涉及国家秘密的会议、活动，需报保密工作领导小组审批。3.经审批同意后，主办部门方可组织召开涉密会议、活动。未经审批，不得擅自召开涉密会议、活动。

（二）保密工作方案制定1.主办部门根据会议、活动的涉密程度和工作需要，制定详细的保密工作方案。保密工作方案应包括保密工作目标、保密措施、人员管理、文件资料管理、场所管理、应急处置等内容。2.保密工作方案应明确保密工作责任人，细化各环节的保密要求和操作流程。3.保密工作方案报保密办公室审核，经审核通过后组织实施。

（三）人员审查与保密教育1.主办部门确定参加涉密会议、活动的人员名单后，应将人员名单报保密办公室进行保密审查。保密办公室对参会（参与）人员的政治素质、保密意识和业务能力进行评估，对不符合保密要求的人员提出调整意见。2.主办部门对参加涉密会议、活动的人员进行保密教育，教育内容包括国家保密法律法规、公司保密制度、保密工作纪律、保密技术防范知识等。3.参加涉密会议、活动的人员应签订《保密承诺书》，承诺严格遵守保密规定，不泄露会议、活动中的秘密信息。

（四）场所选择与安全保密措施1.涉密会议、活动应选择具备安全保密条件的场所召开（举办）。场所应具备完善的安全防范设施，如门禁系统、监控系统、防盗报警装置等。2.对涉密会议、活动场所进行保密检查，确保场所内无窃听、窃照等安全隐患。3.根据会议、活动的涉密程度，对场所进行分区管理，设置保密区域，采取相应的保密隔离措施。4.在会议、活动场所显著位置张贴保密警示标识，提醒参会（参与）人员注意保密。

（五）文件资料管理1.涉密会议、活动使用的文件、资料、图表、幻灯片等，应按照国家秘密载体管理规定进行印制、传递、使用、保管和销毁。2.主办部门负责文件、资料的起草、审核、印制等工作，严格控制文件、资料的发放范围和数量。3.文件、资料应标明密级和保密期限，采用加密存储、专人传递等方式进行传递。传递过程中应确保文件、资料的安全，防止丢失、被盗或被篡改。4.会议、活动期间，文件、资料应存放在保密文件柜或保险柜中，由专人负责管理。使用完毕后，应及时收回并妥善保管。5.会议、活动结束后，主办部门应及时对文件、资料进行清理，按照保密规定进行销毁。销毁过程应进行登记，并有两人以上在场监销。

（六）设备管理1.涉密会议、活动中使用的计算机、打印机、复印机、传真机、移动存储设备等办公设备，应进行保密技术检查和管理，确保设备不被植入窃密程序或存在安全漏洞。2.严禁使用非涉密设备处理涉密信息。确因工作需要使用外部设备的，应进行严格的审批和安全检查。3.会议、活动期间，对设备的使用进行严格登记和管理，防止设备丢失或被盗。4.会议、活动结束后，及时对设备进行清理和检查，确保设备中存储的涉密信息已被清除或妥善处理。

（七）信息发布管理1.涉密会议、活动的信息发布应严格按照公司信息发布管理制度执行，未经批准，不得擅自对外发布。2.如需发布会议、活动的新闻通稿或其他信息，应经保密办公室审核，并报公司领导审批。3.发布的信息应严格控制涉密内容，不得涉及国家秘密、商业秘密和敏感信息。

（八）会议、活动期间保密监督1.保密办公室对涉密会议、活动进行全程保密监督检查，及时发现和纠正存在的问题。2.主办部门应安排专人负责会议、活动期间的保密管理工作，加强对参会（参与）人员的监督，确保保密制度的执行。3.发现违反保密规定的行为，应及时制止并采取措施进行处理，对情节严重的，应依法依规追究责任。

（九）会议、活动结束后保密工作1.会议、活动结束后，主办部门应及时清理会议、活动场所，收回发放的文件、资料和物品，检查设备是否正常。2.对会议、活动中产生的文件、资料和物品进行分类整理，按照保密规定进行归档或销毁。3.组织参会（参与）人员对会议、活动进行总结，强调保密工作的重要性，对遵守保密规定的人员进行表扬，对违反保密规定的人员进行批评教育或处理。

四、保密监督与检查（一）定期检查1.保密办公室定期对公司涉密会议、活动的保密工作进行检查，检查内容包括保密制度执行情况、人员管理情况、文件资料管理情况、场所管理情况、设备管理情况等。2.检查可采取现场检查、查阅资料、询问人员等方式进行，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。

（二）专项检查1.根据工作需要，保密办公室可对特定的涉密会议、活动或重点部门的保密工作进行专项检查。2.专项检查应制定详细的检查方案，明确检查内容、方法和步骤，确保检查工作的针对性和有效性。

（三）违规处理1.对违反涉密会议、活动保密管理制度的单位和个人，公司将视情节轻重，给予批评教育