视频会议管理制度

视频会议管理制度一、总则（一）目的为规范公司视频会议的组织与管理，提高会议效率，确保信息及时准确传达，特制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于公司内部召开的各类视频会议，包括但不限于工作部署会议、业务沟通会议、项目进展汇报会议等。

（三）职责分工1.行政部门负责视频会议系统的日常维护与管理，确保设备正常运行，网络稳定。提前安排会议场地，调试视频会议设备，保障会议顺利进行。负责会议通知的发布与参会人员名单的收集整理。2.会议召集部门提出召开视频会议的申请，明确会议主题、时间、参会人员范围等。准备会议相关资料，如会议议程、汇报材料、演示文稿等。负责会议的组织与主持，确保会议按照预定议程进行，控制会议时间和节奏。3.参会人员按时参加视频会议，提前做好会议准备，熟悉相关资料。遵守会议纪律，不得迟到、早退、无故缺席，会议期间保持良好的会议秩序，不得随意走动、交谈、接听电话等。积极参与会议讨论，发表建设性意见，认真记录会议内容和决议。

二、视频会议系统管理（一）系统组成公司视频会议系统主要由视频会议终端设备、麦克风、摄像头、音响系统、网络设备及相关软件组成。

（二）设备维护1.行政部门指定专人负责视频会议系统设备的日常检查与维护，定期对设备进行清洁、保养，确保设备正常运行。2.每次视频会议前，维护人员需提前检查设备连接是否正常，视频、音频信号是否清晰，网络带宽是否满足会议需求。如发现设备故障或网络问题，应及时进行维修和调试，确保会议按时召开。3.对于视频会议系统的软件，要及时进行更新和升级，以保证系统的安全性和稳定性，同时优化系统功能，提高使用体验。

（三）网络保障1.公司网络部门要确保视频会议期间网络的稳定畅通，提前对网络进行压力测试，合理分配网络带宽，避免因网络拥堵导致会议中断或出现卡顿现象。2.如遇网络故障，网络部门应立即启动应急预案，迅速排查故障原因，采取有效措施恢复网络连接，优先保障视频会议的正常进行。同时，要及时向参会人员通报网络故障情况及预计恢复时间。

三、视频会议组织流程（一）会议申请1.各部门如需召开视频会议，应提前填写《视频会议申请表》，详细说明会议主题、时间、地点（如为跨部门会议，需明确主会场和分会场）、参会人员范围、会议议程及所需准备的资料等内容，提交至行政部门。2.行政部门对申请表进行审核，重点审核会议必要性、时间安排合理性、参会人员范围是否恰当等。如申请表不符合要求，应及时反馈给申请部门进行修改完善。3.经审核通过的《视频会议申请表》，行政部门留存备案，并根据会议安排进行相关准备工作。

（二）会议通知1.行政部门根据审核通过的申请表，负责起草会议通知，并通过公司内部通讯工具（如即时通讯软件、邮件等）向参会人员发送。会议通知应包含会议主题、时间、地点（包括视频会议系统的接入方式和会议ID）、参会人员名单、会议议程及相关要求等内容。2.会议通知应提前[X]个工作日发出，以便参会人员有足够的时间做好会议准备。对于紧急会议，也应在会议召开前[X]小时以上通知参会人员。3.如参会人员因特殊原因无法参加会议，应提前向会议召集部门请假，并说明原因。会议召集部门应及时将请假情况反馈给行政部门，行政部门做好记录。

（三）会议准备1.会议召集部门根据会议主题和议程，准备详细的会议资料，如汇报材料、演示文稿、数据分析报告等。资料应内容准确、逻辑清晰、重点突出，能够支持会议讨论和决策。在会议召开前，将会议资料发送给参会人员，以便参会人员提前熟悉会议内容，提高会议效率。如需使用演示文稿进行汇报或讲解，应提前在主会场和分会场调试好演示设备，确保演示效果良好。2.行政部门根据会议安排，提前预订会议场地，确保场地环境整洁、光线明亮、温度适宜。在会议开始前[X]分钟，调试好视频会议设备，确保主会场和分会场之间图像清晰、声音流畅、网络连接稳定。同时，检查麦克风、摄像头等设备是否正常工作，参会人员的视频画面是否清晰显示。摆放好会议所需的桌椅、文具等物品，为参会人员提供良好的会议条件。

（四）会议召开1.会议召集部门应提前到达主会场，做好会议开场准备工作。在会议开始前[X]分钟，再次提醒参会人员按时参加会议，并检查参会人员的到位情况。2.会议开始时，主持人简要介绍会议背景、目的、议程及参会人员等情况，然后按照预定议程进行会议。3.在会议过程中，主持人要把控会议节奏，引导参会人员积极发言，避免出现跑题、争论不休等情况。对于重要议题和讨论结果，要及时进行记录和总结。4.参会人员应积极参与会议讨论，发表自己的意见和建议。如有不同观点，应在尊重他人的基础上进行理性交流，不得进行人身攻击或恶意诋毁。同时，要认真倾听他人发言，做好会议记录。5.会议期间，如出现设备故障、网络问题或其他突发情况，行政部门应立即采取措施进行解决，并及时向参会人员通报情况，尽量减少对会议的影响。

（五）会议记录与纪要1.会议召集部门应指定专人负责会议记录，记录会议的主要内容、讨论要点、决议事项及责任人等。会议记录应客观、准确、完整，不得遗漏重要信息。2.会议结束后，会议记录人员应及时整理会议记录，形成会议纪要。会议纪要应突出重点，条理清晰，明确会议达成的决议和下一步工作安排。3.会议纪要经会议召集部门负责人审核后，发送给参会人员及相关部门进行确认。如有需要修改的地方，应及时进行调整。确认无误后的会议纪要作为公司内部文件存档，以备查阅。

（六）会议跟进1.对于会议决议事项，责任部门应按照会议纪要明确的时间节点和工作要求，认真组织实施，并及时向会议召集部门反馈工作进展情况。2.会议召集部门负责对决议事项的执行情况进行跟踪和督促，确保各项工作按时完成。如发现执行过程中存在问题或困难，应及时协调解决，必要时向上级领导汇报。3.行政部门对视频会议的组织情况进行总结评估，收集参会人员的意见和建议，不断完善视频会议管理制度和组织流程，提高会议质量和效率。

四、会议纪律（一）出勤要求1.参会人员应严格按照会议通知要求的时间准时参加视频会议，不得迟到、早退。如有特殊情况需要请假，必须提前向会议召集部门请假并获得批准。2.会议开始后，迟到[X]分钟以上的人员视为缺席，应向会议召集部门说明原因。无故缺席会议的人员，将按照公司相关规定进行处理。

（二）会议秩序1.会议期间，参会人员应保持安静，不得随意走动、交谈、接听电话或做与会议无关的事情。如有紧急情况需要离开会议，应向主持人请假并尽快返回。2.参会人员应将手机调至静音或关机状态，避免因手机铃声影响会议秩序。如遇特殊情况需要接听电话，应尽量远离会议现场，避免干扰会议进行。3.保持视频会议设备的正常使用，不得随意调整摄像头、麦克风等设备的位置和角度，确保参会人员的视频画面和声音清晰。

（三）资料管理1.会议召集部门提供的会议资料，参会人员应妥善保管，不得擅自外传或泄露。如需使用会议资料，应按照公司相关规定进行申请和审批。2.