商务会议承办协议

商务会议承办协议编号：__________

本协议由以下双方签订：

甲方：_______（公司名称）

地址：_______（详细地址）

乙方：_______（公司名称）

地址：_______（详细地址）

鉴于甲方计划举办商务会议，乙方愿意为此次会议提供场地、设备及相关服务，双方经友好协商，达成如下协议：

一、会议目的：甲方举办商务会议，旨在促进企业间的交流与合作，提升企业品牌形象。

二、会议背景：随着我国经济的快速发展，企业间的合作日益紧密，商务会议成为企业展示实力、拓展人脉的重要平台。

三、协议期限：自本协议签订之日起至商务会议结束之日止。

四、双方权利义务：甲方负责会议的策划、组织及宣传；乙方负责提供场地、设备及相关服务，确保会议顺利进行。

双方的责任和义务：

甲方责任和义务：

1.甲方应确保会议主题明确，内容丰富，符合双方利益。

2.甲方应在会议前30日向乙方提供会议详细议程、参会人员名单、场地布置要求等必要信息。

3.甲方应负责会议期间的宣传推广工作，包括但不限于线上线下渠道。

4.甲方应确保参会人员的报名、签到、住宿等事宜安排妥善。

5.甲方应遵守乙方提供的场地使用规则，确保会议秩序。

6.甲方应按约定支付乙方场地、设备及相关服务的费用。

7.甲方应承担因自身原因导致会议未能按计划举行的全部责任。

乙方责任和义务：

1.乙方应按照甲方要求，提供符合标准的会议场地，确保场地设施齐全、安全。

2.乙方应按照甲方要求，提供必要的会议设备，如音响、投影仪等，并保证设备正常运作。

3.乙方应确保会议期间场地、设备的清洁、维护及安全保障。

4.乙方应安排专人负责会议期间的服务工作，包括但不限于茶歇、签到、指引等。

5.乙方应配合甲方进行会议布置，确保场地符合甲方要求。

6.乙方应按照甲方提供的参会人员名单，提供相应的接待服务。

7.乙方应按约定时间提供会议场地及设备，并保证会议顺利进行。

8.乙方应承担因自身原因导致会议未能按计划举行的全部责任。

双方权利：

1.甲方有权要求乙方按照约定提供场地、设备及相关服务。

2.甲方有权对乙方提供的服务提出合理建议或要求。

3.乙方有权要求甲方按照约定支付相关费用。

4.乙方有权要求甲方遵守场地使用规则，确保会议秩序。

双方义务：

1.双方应按照约定履行各自的责任和义务。

2.双方应相互配合，共同确保会议的顺利进行。

3.双方应保持沟通，及时解决会议筹备及举办过程中出现的问题。

4.双方应保守商业秘密，不得泄露对方提供的相关信息。

合同金额与支付方式：

一、合同总金额

本商务会议承办协议的总金额为人民币______元整（￥______），包括但不限于场地租赁费、设备使用费、服务费等所有相关费用。

二、支付方式

1.预付款：甲方应在签订本协议后______日内，向乙方支付合同总金额的_____%作为预付款，即人民币______元整（￥______）。

2.会议前支付：甲方应在会议前______日内，向乙方支付合同总金额的_____%，即人民币______元整（￥______）。

3.会议结束后支付：甲方应在会议结束后______日内，根据乙方提供的详细费用清单，向乙方支付剩余的合同金额_____%，即人民币______元整（￥______）。

三、支付条件

1.乙方在收到甲方支付款项后，应及时提供相应的服务。

2.甲方支付的款项应通过银行转账方式，转账信息如下：

收款人：_______

账户名：_______

银行名称：_______

账号：_______

3.乙方应在收到款项后，向甲方提供收款凭证。

四、额外费用

1.若因甲方原因导致会议延期或取消，甲方应承担由此产生的额外费用。

2.若因不可抗力导致会议未能按计划举行，双方应根据实际情况协商解决额外费用问题。

五、违约责任

1.若甲方未按时支付款项，应向乙方支付_____%的违约金。

2.若乙方未按约定提供服务，应向甲方支付_____%的违约金。

六、发票开具

1.乙方应在收到甲方支付款项后______日内，向甲方开具合法有效的增值税专用发票。

本支付条款为合同的重要组成部分，双方应严格按照约定执行。如有变更，需经双方书面同意，并作为本协议的附件。

违约与争议解决机制：

一、违约行为及处理

1.若甲方未按约定支付款项，视为违约行为。甲方应向乙方支付_____%的违约金，并承担因此给乙方造成的全部损失。

2.若乙方未按约定提供符合标准的场地、设备或服务，视为违约行为。乙方应向甲方支付_____%的违约金，并赔偿甲方因此遭受的直接经济损失。

3.若因甲方原因导致会议未能按计划举行，甲方应承担由此产生的全部责任，包括但不限于赔偿乙方已支付的预付款及其他费用。

4.若因乙方原因导致会议未能按计划举行，乙方应承担由此产生的全部责任，包括但不限于赔偿甲方已支付的预付款及其他费用。

二、争议解决

1.双方在履行本协议过程中发生的争议，应首先通过友好协商解决。

2.若协商无果，任何一方均可向合同签订地人民法院提起诉讼，解决争议。

3.双方也可选择仲裁作为争议解决方式。具体仲裁机构为_______仲裁委员会，仲裁规则适用《中华人民共和国仲裁法》。

4.争议解决过程中，除正在进行争议解决程序的部分外，本协议的其他条款应继续履行。

三、适用法律

本协议的签订、效力、解释、履行和争议解决均适用中华人民共和国法律。

四、管辖法院

对于因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方同意提交至合同签订地人民法院管辖。

五、不可抗力

若因不可抗力导致本协议无法履行或履行困难，受影响的方应在不可抗力发生之日起______日内通知对方，并采取一切必要的措施减轻不可抗力的影响。不可抗力事件持续超过______日，双方均有权解除本协议，并互不承担违约责任。

六、通知

本协议项下的所有通知均应以书面形式发出，并送达至各方的注册地址或双方另行约定的地址。如因地址变更导致通知未能及时送达，受影响的方应承担相应责任。

附则：

一、生效条件

本协议自双方签字（或盖章）之日起生效。甲方支付首期款项作为本协议生效的前提条件。

二、有效期

本协议的有效期为自生效之日起至会议结束后______日止。

三、变更与补充

1.本协议的任何变更或补充，均应以书面形式进行，并由双方签字（或盖章）后方可生效。

2.未经双方书面同意，任何一方不得对本协议的条款进行单方面修改。

四、终止条款

1.如发生以下情况，任何一方均有权终止本协议：

a.一方违约，且违约方在收到违约通知后______日内未采取补救措施或未履行合同义务；

b.因不可抗力导致本协议无法履行；

c.双方协商一致，决定终止本协议。

2.终止本协议的，双方应立即停止履行各自的权利和义务。

五、通知

1.双方之间的所有通知、文件和通讯均应以书面形式进行，并按照本协议约定的地址送达。

2.如一方地址发生变更，应及时通知对方，否则因地址变更导致的通知未能及时送达，变更方不承担任何责任。

六、保密条款

双方对本协议内容负有保密义务，未经对方同意，不得向任何第三方泄露。

七、争议解决

本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。如发生争议，双方应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均可向合同签订地人民法院提起诉讼。

八、其他

1.本协议未尽事宜，可由双方另行协商解决。

2.本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。

九、附件

本协议附件如下：

1.附件一：会议详细议程

2.附件二：场地布置要求

3.附件三：参会人员名单

4.附件四：其他相关文件

十、签署日期

本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，签署日期为_______年_______月_______日。

附件：

一、会议详细议程

包括但不限于会议主题、议程安排、演讲嘉宾、活动流程、休息时间等详细信息。

二、场地布置要求

详细描述甲方对场地布置的具体要求，如场地面积、布局设计、装饰风格、音响设备需求等。

三、参会人员名单

列出参会人员的姓名、职务、单位等信息，以及是否需要安排住宿、交通等相关服务。

四、会议宣传资料

包括但不限于会议邀请函、宣传海报、电子邀请函模板等。

五、合同附件一：场地租赁合同

如乙方为场地提供方，应附上场地租赁合同，明确租赁期限、租金、付款方式等。

六、合同附件二：设备租赁合同

如乙方为设备提供方，应附上设备租赁合同，明确租赁期限、租金、付款方式、设备清单等。

七、合同附件三：服务合同

如乙方提供其他服务，如餐饮、安保、礼仪等，应附上相应的服务合同。

八、合同附件四：发票及收据

包括乙方开具的会议相关费用发票和收据，以证明双方交易的真实性。

九、合同附件五：参会人员签到表

用于记录参会人员的签到情况，确保会议的顺利进