会议嘉宾邀请函模板

会议嘉宾邀请函模板编号：__________

甲方（邀请方）名称：__________

甲方地址：__________

乙方（受邀方）名称：__________

乙方地址：__________

鉴于甲方举办会议，需邀请乙方作为嘉宾参与，双方本着友好合作、互惠互利的原则，经友好协商，达成如下协议：

一、合同目的：邀请乙方作为嘉宾参加甲方举办的会议，共同探讨行业发展趋势，促进双方交流与合作。

二、合同背景：甲方举办会议，旨在为行业同仁提供一个交流平台，提升行业整体水平。乙方作为行业内有影响力的嘉宾，受邀参加本次会议，将为会议增添光彩。

三、双方权利与义务：具体权利与义务将在后续条款中详细约定。

双方的责任和义务：

甲方责任与义务：

1.甲方负责会议的筹备工作，包括但不限于场地预订、会议议程安排、邀请函发送等。

2.甲方应确保会议的顺利进行，为乙方提供必要的参会条件和便利。

3.甲方应遵守相关法律法规，保障乙方在会议期间的人身安全和合法权益。

4.甲方应按照约定向乙方支付嘉宾费用，包括交通费、住宿费、餐费等。

5.甲方应提前向乙方提供会议资料和相关信息，以便乙方做好参会准备。

6.甲方应尊重乙方的意见，对于乙方在会议期间提出的合理建议和意见，甲方应给予充分考虑。

乙方责任与义务：

1.乙方应按照甲方邀请，按时参加会议，并按照会议安排进行发言或参与讨论。

2.乙方应遵守会议纪律，维护会议秩序，不得进行与会议无关的活动。

3.乙方应保证其发言内容的真实性和合法性，不得泄露国家机密或侵犯他人权益。

4.乙方应配合甲方进行会议宣传和报道，提供必要的背景资料和个人照片。

5.乙方应遵守合同约定，如因特殊原因无法参加，应提前通知甲方，并按照约定承担相应责任。

6.乙方应按照约定时间返回，不得在会议结束后滞留场地。

7.乙方应就其参会期间产生的费用自行承担，不得向甲方索赔。

双方权利：

1.甲方有权要求乙方按照合同约定参加会议，并享有乙方发言权。

2.甲方有权对乙方在会议期间的行为进行监督，确保会议秩序。

3.乙方有权要求甲方提供必要的参会条件和便利，并享有甲方提供的嘉宾费用。

双方义务：

1.甲方有义务保障乙方的合法权益，提供安全的参会环境。

2.甲方有义务按照约定支付嘉宾费用。

3.乙方有义务按时参加会议，并遵守会议纪律。

4.乙方有义务提供真实的发言内容，不得泄露机密或侵犯他人权益。

5.甲方有义务按照约定提供会议资料和信息。

6.乙方有义务自行承担参会期间产生的费用。

合同金额与支付方式：

一、合同总金额

本合同的总金额为人民币__________元（大写：人民币__________元整），此金额为乙方参与甲方会议的嘉宾费用，包括但不限于交通费、住宿费、餐费、会议服务费等。

二、支付方式

1.乙方参加甲方会议后，甲方应在会议结束后的__________个工作日内，按照以下比例支付嘉宾费用：

-交通费：人民币__________元，支付比例为总额的__________%；

-住宿费：人民币__________元，支付比例为总额的__________%；

-餐费：人民币__________元，支付比例为总额的__________%；

-会议服务费：人民币__________元，支付比例为总额的__________%。

2.甲方支付嘉宾费用时，乙方应向甲方提供相关费用的正式发票或收据，甲方应在收到后__________个工作日内完成支付。

3.若乙方因特殊原因未能参加会议，甲方有权根据实际情况调整支付金额，并通知乙方。

4.任何因不可抗力因素导致的额外费用，双方应另行协商解决，并在合同中明确额外费用的承担方。

5.甲方应在合同签订后__________个工作日内，向乙方支付合同总金额的__________%作为预付款，剩余款项在会议结束后支付。

6.甲方支付的款项应通过银行转账方式进行，具体账户信息如下：

-账户名称：__________

-账号：__________

-开户行：__________

7.乙方应在收到预付款后__________个工作日内，向甲方提供参会确认函。

三、违约责任

1.若甲方未按时支付嘉宾费用，应向乙方支付__________%的违约金。

2.若乙方未按时参加会议，且未提前通知甲方，应向甲方支付__________%的违约金。

四、争议解决

如因支付问题产生争议，双方应友好协商解决；协商不成的，可提交__________仲裁委员会仲裁。

违约与争议解决机制：

一、违约责任

1.甲方违约责任：

a.若甲方未按时支付嘉宾费用，应向乙方支付相当于未支付部分金额__________%的违约金。

b.若甲方未提供合同约定的参会条件和便利，导致乙方遭受损失，甲方应赔偿乙方实际损失。

c.若甲方违反合同约定，泄露乙方商业秘密或个人信息，甲方应承担相应的法律责任。

2.乙方违约责任：

a.若乙方未按时参加会议，且未提前通知甲方，应向甲方支付相当于嘉宾费用__________%的违约金。

b.若乙方违反合同约定，泄露甲方商业秘密或个人信息，乙方应承担相应的法律责任。

c.若乙方因自身原因导致会议无法正常进行，乙方应承担相应的责任。

二、争议解决

1.争议解决方式：

a.双方应首先通过友好协商解决争议。

b.若协商不成，双方可以选择以下争议解决方式之一：

i.诉讼：任何一方均可向有管辖权的人民法院提起诉讼。

ii.仲裁：双方同意将争议提交至__________仲裁委员会仲裁，仲裁裁决为终局裁决，对双方均有约束力。

2.适用法律：

本合同适用中华人民共和国法律，并受其管辖。

3.管辖法院：

本合同项下的任何争议，双方同意提交至__________市人民法院管辖。

4.争议解决费用：

a.若双方选择诉讼解决争议，诉讼费用由败诉方承担。

b.若双方选择仲裁解决争议，仲裁费用由败诉方承担。

三、不可抗力

1.不可抗力事件包括但不限于自然灾害、战争、政府行为、社会动荡等，导致合同无法履行或履行成本增加。

2.发生不可抗力事件时，双方应及时通知对方，并尽力减轻损失。

3.因不可抗力导致合同无法履行或履行成本增加，双方可协商调整合同条款或解除合同，但应承担相应的责任。

四、合同变更与解除

1.合同的任何变更或解除均需双方书面同意。

2.合同变更或解除后，双方应按照变更或解除后的条款继续履行合同。

附则：

一、生效条件

本合同自双方签字（或盖章）之日起生效。合同生效前，双方应确保已履行所有必要的审批和备案手续。

二、有效期

本合同的有效期为自合同生效之日起至乙方完成会议发言及交流活动之日止。除非双方另有约定，否则合同到期后自动终止。

三、变更与终止条款

1.变更：任何对本合同的变更，均需以书面形式由双方共同签署，并经双方签字（或盖章）后生效。

2.终止：

a.本合同在有效期内，如因任何一方违约而终止，违约方应承担相应的违约责任。

b.如双方一致同意终止本合同，应提前__________个工作日以书面形式通知对方，合同自通知到达对方之日起终止。

c.如因不可抗力导致本合同无法履行，双方可协商解除合同，并互不追究责任。

四、通知

1.除非另有约定，所有与本合同相关的通知、文件和通讯均应以书面形式发送至对方在合同中指定的地址。

2.任何一方变更通知地址，应在变更后的__________个工作日内书面通知对方。

五、合同解除

1.如一方违反本合同约定，另一方有权解除合同，并要求违约方承担违约责任。

2.在本合同有效期内，如甲方因故取消会议，甲方应提前__________个工作日通知乙方，并退还已支付的预付款。

六、合同争议

1.本合同项下发生的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。

2.如协商不成，任何一方均可将争议提交至合同约定的争议解决机制。

七、其他

1.本合同未尽事宜，双方可另行协商解决。

2.本合同一式两份，双方各执一份，具有同等法律效力。

3.本合同附件为本合同不可分割的一部分，与本合同具有同等法律效力。

附件：

1.会议嘉宾邀请函：详细列明会议名称、时间、地点、议程、嘉宾期望参与的活动等具体信息。

2.会议日程安排表：包括会议的具体时间表、嘉宾发言时间、休息时间等。

3.嘉宾费用明细表：详细列出嘉宾费用的构成，包括交通费、住宿费、餐费、会议服务费等。

4.嘉宾参会确认函：乙方确认接受邀请并同意参加会议的书面文件。

5.会议场地布置图：展示会议场地布局、座位安排、演讲台位置等。

6.会议宣传资料：包括会议海报、宣传册等，用于会议前后的宣传推广。

7.嘉宾个人信息表：包括嘉宾的姓名、联系方式、职务、专业领域等基本信息。

8.嘉宾发言稿：乙方提供的发言稿或演讲稿，需经甲方审核。

9.嘉宾住宿安排表：包括酒店名称、房间类型、入住时间、退房时间等。

10.嘉宾交通安排表：包括嘉宾抵达和离开会议地点的交通方式、时间、费用等。

11.嘉宾费用发票及收据：乙方提供的参会期间产生的相关费用发票和收据。

12.会议现场照片及视频资料：用于会议回顾和宣传的图片和视频资料。

13.任何其