2025房地产公司合同管理规范

2025房地产公司合同管理规范第一条总则1.1为加强XX房地产公司（以下简称“公司”）合同管理，规范合同订立、履行及归档等环节，防范合同风险，维护公司合法权益，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本管理规范。1.2本规范适用于公司及其下属子公司在经营管理活动中订立的所有合同，包括但不限于土地出让合同、建筑工程合同、商品房买卖合同、物业服务合同、采购合同、租赁合同等。1.3合同管理遵循“合法合规、分级管理、全程监控”的原则，确保合同管理的科学性和有效性。第二条合同管理机构及其职责2.1公司设立合同管理部门，负责合同管理的统筹协调工作，主要职责包括：2.1.1制定和完善合同管理制度；2.1.2指导各部门合同的起草、审核及签订工作；2.1.3监督检查合同履行情况；2.1.4负责合同档案的统一管理；2.1.5组织合同管理相关培训与考核。2.2各业务部门负责与其职责相关的合同签订及履行工作，并对合同内容的真实性、合法性及可行性负责。2.3法务部门负责对合同进行法律审查，提出法律意见，参与重大合同的谈判与签订工作。2.4财务部门负责对合同的财务条款进行审核，确保合同履行中的资金安全与合规性。第三条合同管理流程3.1合同起草3.1.1合同起草由业务部门负责，业务部门应根据实际情况及需求，明确合同标的、数量、质量、价款、履行期限、地点及方式等内容。3.1.2合同文本应使用公司统一的合同模板，如无适用模板，业务部门应参照相关法律法规及行业标准起草合同文本。3.1.3合同内容应符合公司发展战略及经营目标，避免因表述不清或条款遗漏导致风险。3.2合同审核3.2.1合同起草完毕后，业务部门应提交至法务部门进行法律审查，法务部门应在合理时间内完成审查并提出修改意见。3.2.2合同涉及财务内容的，由财务部门进行审核，确保合同条款符合公司财务管理制度及国家相关法律法规。3.2.3合同涉及重大事项的（如金额超过万元人民币或对公司经营产生重大影响的事项），需提交至公司管理层或董事会审议批准。3.3合同签订3.3.1经审核通过的合同，由公司法定代表人或授权代表签署。3.3.2签订合同前，业务部门应核实对方当事人主体资格及履约能力，确保合同相对人具备合法经营资格及履约能力。3.3.3合同签署后，业务部门应留存至少两份合同正本，其中一份交合同管理部门归档，其余由业务部门自行保管。3.4合同履行3.4.1业务部门应严格按照合同约定内容履行合同义务，确保合同顺利履行。3.4.2在合同履行过程中，如发生合同相对人未按约定履行义务的情况，业务部门应及时采取措施，维护公司合法权益。3.4.3合同履行完毕后，业务部门应填写合同履行完毕确认书，并提交至合同管理部门备案。3.5合同变更与解除3.5.1在合同履行过程中，如需变更或解除合同，应由业务部门提出申请，经法务部门审核后，与合同相对人协商一致，并签订书面补充协议或解除协议。3.5.2重大合同的变更或解除需经公司管理层或董事会审议批准。第四条合同文本管理4.1公司实行合同文本统一管理制度，所有合同文本均应使用公司统一格式，避免使用手写合同。4.2合同文本应包括以下内容：4.2.1合同编号；4.2.2合同名称；4.2.3合同双方名称及基本情况；4.2.4合同标的及数量；4.2.5合同价款及支付方式；4.2.6合同履行期限、地点及方式；4.2.7违约责任及争议解决方式；4.2.8签订日期及签字盖章。第五条合同风险控制5.1公司建立合同风险防控机制，通过事前审查、事中监控、事后评估等方式，全面防范合同风险。5.2法务部门负责对合同进行合规性审查，确保合同内容符合国家法律法规及公司规章制度。5.3财务部门负责对合同资金支付进行监控，确保资金使用安全合规。5.4各业务部门应定期对合同履行情况进行自查，发现问题及时上报并处理。第六条合同信息化管理6.1公司建立合同管理系统，实现合同从起草、审核、签订到履行、归档的全流程信息化管理。6.2合同管理系统应具备以下功能：6.2.1合同模板管理；6.2.2合同drafting及审核流程；6.2.3合同履行监控；6.2.4合同档案管理；6.2.5数据统计与分析。6.3合同管理部门负责合同管理系统的日常维护及数据安全管理，确保系统运行稳定，数据不被泄露或篡改。第七条合同档案管理7.1合同档案管理由合同管理部门统一负责，业务部门应配合做好合同档案的收集、整理及移交工作。7.2合同档案应包括但不限于以下内容：7.2.1合同正本及副本；7.2.2合同审批表；7.2.3合同履行记录；7.2.4合同变更或解除协议；7.2.5其他相关文件资料。7.3合同档案应按合同编号进行归档，确保档案完整、准确、可追溯。第八条监督与考核8.1公司定期对合同管理情况进行检查，发现问题及时整改。8.2对于合同管理工作中表现突出的部门或个人，公司给予表彰奖励；对于因工作失误导致公司遭受损失的，将追究相关责任人的责任。8.3合同管理考核结果纳入公司绩效考核体系，作为部门及员工晋升、奖励的重要依据。第九条附则9.1本规范由合同管理部门负责解释。9.2本规范自发布之日起施行