2025房地产企业合同管理规范

2025房地产企业合同管理规范第一章总则第一条为规范本房地产企业的合同管理，提高合同管理的效率和合规性，降低法律风险，保障企业合法权益，制定本规范。第二条本规范适用于本房地产企业（以下简称“公司”）及其下属子公司、分支机构在经营活动中涉及的各类合同管理活动，包括但不限于商品房买卖合同、建设工程施工合同、土地使用权出让合同、采购合同、服务合同等。第三条合同管理应当遵循合法性、规范性、风险可控性和效益最大化的原则，确保合同内容符合国家法律法规及公司内部规章制度的要求。第二章合同管理机构与职责第四条公司设立合同管理领导小组，由董事长担任组长，总经理、法务总监、财务总监及相关部门负责人担任成员。合同管理领导小组负责对重大合同的决策和管理进行指导和监督。第五条公司法务部门是合同管理的具体执行部门，负责合同的审查、备案、建档及日常管理等工作。法务部门应当配备专业的法律顾问，负责法律风险评估和合同条款审核。第六条合同承办部门是合同的具体执行部门，负责合同的起草、审批、签订、履行及验收等环节的工作。合同承办部门负责人对本部门合同的合法性、合规性和履行情况负主要责任。第七条财务部门负责合同履行过程中的资金监管和结算工作，应当对合同履行情况与资金支付进行核对，确保资金支付符合合同约定。第八条审计部门负责对合同管理活动进行监督和审计，定期检查合同履行情况，发现违规行为及时报告。第三章合同的起草与审批第九条合同的起草应当由合同承办部门负责。承办部门应当根据合同性质和具体要求，选择合适的标准合同模板，并结合实际情况进行修改和完善。对于非标准合同，承办部门应当提供详细的合同背景资料。第十条合同内容应当包括但不限于以下内容：合同当事人名称及住所；合同标的；数量、质量及验收标准；价款或报酬及支付方式；履行期限、地点和方式；合同双方的权利与义务；违约责任及争议解决方式；其他条款。第十一条合同草稿完成后，承办部门应当填写《合同审批表》，并将合同文本及必要的背景资料提交法务部门审核。法务部门应当在收到合同草稿后五个工作日内完成审查工作。第十二条法务部门应当从法律角度对合同的内容进行审查，重点关注以下事项：合同当事人的主体资格是否合法；合同内容是否符合国家法律法规；合同条款是否公平合理；合同风险是否可控；是否存在遗漏或不明确的条款；其他需要重点关注的法律问题。第十三条法务部门审查通过后，合同文本应当提交相关部门进行会签。会签部门应当根据各自职责对合同内容提出意见或建议。会签部门包括但不限于财务部门、技术部门、采购部门等。第十四条会签结束后，合同文本应当提交公司领导进行审批。审批权限按照公司分级审批制度执行。对于重大合同，应当提交合同管理领导小组集体决策。第十五条审批通过后，合同文本应当由公司法定代表人或其授权代表签署。授权代表签署合同的，应当出具法定代表人的书面授权委托书。第四章合同的履行与监督第十六条合同签署后，合同承办部门应当负责合同的履行工作。承办部门应当严格按照合同约定执行，确保合同履行符合约定的时间、地点、方式和质量标准。第十七条合同履行过程中，如遇需要变更合同内容的情况，承办部门应当及时与对方协商一致，并签署书面补充协议。补充协议应当按照合同审批程序进行审查和审批。第十八条合同履行过程中，承办部门应当定期向法务部门提交合同履行情况报告，报告内容包括合同履行进度、存在问题及解决方案等。第十九条法务部门应当对合同履行情况进行监督，发现问题及时提出整改意见。对于可能存在的合同违约风险，法务部门应当及时预警并提出应对措施。第二十条合同履行完毕后，承办部门应当及时办理验收和结算手续，确认合同权利义务已经全部履行完毕。对于未能履行完毕的合同，承办部门应当继续跟进直至履行完毕。第五章合同的档案管理第二十一条合同签署后，承办部门应当将合同正本及相关资料提交法务部门进行归档。归档材料包括合同文本、审批表、授权委托书、补充协议、往来函件等。第二十二条法务部门应当建立合同档案管理制度，对合同进行分类归档，确保档案的完整性和安全性。合同档案应当包括电子版和纸质版，纸质版应当妥善保管，电子版应当定期备份。第二十三条合同档案的借阅应当经过法务部门负责人批准，并办理借阅登记手续。任何人不得擅自涂改、损毁或泄露合同档案内容。第二十四条合同档案的保存期限应当不少于十年。对于涉及重大事项的合同，保存期限应当适当延长。第六章合同管理的信息化第二十五条公司应当建立合同管理信息化系统，实现合同管理的全流程线上化、规范化。合同管理信息化系统应当具备合同起草、审批、签署、履行监控、档案管理等功能。第二十六条合同管理信息化系统的使用应当纳入公司员工培训计划，确保所有员工熟悉系统的操作流程和使用方法。第二十七条法务部门应当定期对合同管理信息化系统的运行情况进行评估，发现问题及时优化升级，确保系统的稳定性和高效性。第七章合同管理的考核与奖惩第二十八条公司应当对合同管理情况进行定期考核，考核内容包括合同起草质量、审批效率、履行情况、档案管理等。考核结果作为部门和个人绩效评价的重要依据。第二十九条对于在合同管理中表现突出的部门或个人，公司应当给予表彰和奖励。第三十条对于违反合同管理制度，导致合同履行出现问题或造成经济损失的行为，公司将视情节严重程度给予相应的处罚，包括但不限于扣减绩效、降级、解除劳动合同等。涉嫌违法犯罪的，依法追究法律责任。第八章附则第三十一条本规范由公司法务部门负责解释和修订。修订内容应当经过公司管理层批准，并及时通知全体员工。第三十二条本规范自发布之日起实施，此前与本规范不一致的规定以本规范为准。合同签署方信息：甲方（公司名称）：地址：法定代表人：联系电话：乙方（合同对方）