学校人事档案暂行管理制度汇编

学校人事档案暂行管理制度汇编一、总则1.目的为了加强学校人事档案管理，有效地保护和利用档案，提高人事管理工作效率和质量，根据国家有关规定，结合学校实际情况，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于学校全体教职工的人事档案管理。3.基本原则人事档案管理遵循真实、完整、及时、安全的原则，确保档案材料的准确性、系统性和保密性。

二、档案管理机构及职责1.档案管理部门学校设立专门的人事档案管理部门，负责全校人事档案的集中统一管理。2.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、鉴别、归档、保管、查阅、转递等工作。严格遵守档案管理的各项规章制度，确保档案安全。积极开展档案信息开发利用工作，为学校人事管理提供服务。定期对档案管理工作进行总结和自查，及时发现问题并加以改进。

三、档案内容1.履历材料包括个人基本情况登记表、履历表、学历学位证书、工作经历证明等。2.自传材料个人撰写的反映自身成长经历等情况的材料。3.鉴定、考核、考察材料年度考核登记表、任职期满考核材料、工作鉴定等。4.学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料学历学位证书复印件、培训结业证书、专业技术职务任职资格评审表、聘任文件等。5.政审材料政治历史情况审查材料等。6.党团材料入党志愿书、入党申请书、转正申请书、思想汇报、团组织关系材料等。7.奖励材料各级各类奖励证书及审批表等。8.处分材料受到党纪政纪处分的决定、调查报告、本人检讨等。9.工资、任免、出国（境）等材料工资变动审批表、职务任免文件、出国（境）审批表等。10.其他可供组织参考的材料如健康体检表、社会关系证明等。

四、档案收集与归档1.收集要求各部门应及时将形成的教职工人事档案材料收集齐全，定期移交档案管理部门。教职工个人应主动配合档案管理部门，如实提供相关档案材料。2.归档程序档案管理人员对收集到的材料进行认真鉴别，剔除不应归档的材料。按照档案内容分类标准，对材料进行分类整理，编写页码，装订成册。填写档案目录，将整理好的档案材料装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、姓名、部门等信息。

五、档案整理1.分类标准人事档案按照履历、自传、鉴定考核考察、学历学位培训专业技术职务、政审、党团、奖励、处分、工资任免出国境等十大类进行分类整理。2.排列顺序每一类档案材料按照时间先后顺序排列，同一类材料中，按照重要程度和形成时间顺序排列。3.编号标识为每一份档案建立唯一的编号，并在档案材料上加盖编号章，以便于查找和管理。

六、档案保管1.保管条件档案管理部门应配备专门的档案库房，保持库房清洁、通风、防潮、防火、防盗、防虫等。档案库房应安装必要的安全防护设备，如消防器材、监控设备等。2.档案存放方式档案应分类存放于档案柜中，每个档案柜应标明存放类别和范围。档案应存放整齐，便于查找和利用。3.定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案材料应及时进行修复或复制。4.安全保密严格遵守档案管理的保密制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。查阅档案应严格履行审批手续，严禁在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、添加等。

七、档案查阅与借阅1.查阅范围因工作需要查阅人事档案的，必须是学校正式工作人员，并经档案管理部门负责人批准。查阅内容仅限于与工作相关的档案材料。2.查阅程序查阅人填写《人事档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。档案管理部门根据审批意见，安排专人负责查阅，并在查阅现场进行监督。查阅人不得擅自摘抄、复制档案内容，如有特殊需要，应经档案管理部门负责人批准。3.借阅范围因特殊原因需要借阅人事档案的，必须是学校正式工作人员，并经学校主管领导批准。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。4.借阅程序借阅人填写《人事档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，报学校主管领导审批。档案管理部门根据审批意见，将档案借给借阅人，并办理借阅登记手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、添加等。借阅期满后，借阅人应按时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行认真检查，如有损坏或丢失，应追究借阅人的责任。

八、档案转递1.转递范围教职工因工作调动、辞职、退休等原因离开学校时，档案管理部门应及时将其档案转递到新的工作单位或相关部门。2.转递程序档案管理人员根据有关规定，填写《人事档案转递通知单》，并密封档案。档案转递应通过机要交通或专人送取的方式进行，严禁个人自带档案转递。接收单位收到档案后，应在《人事档案转递通知单》回执上签字盖章，并及时将回执寄回学校档案管理部门。

九、档案信息化管理1.建立档案信息系统学校应建立人事档案信息管理系统，将档案内容进行数字化处理，实现档案信息的快速查询、统计分析和共享利用。2.数据录入与维护档案管理人员应及时将新形成的档案材料录入档案信息系统，并对已录入的数据进行定期维护和更新，确保数据的准确性和完整性。3.信息安全管理加强档案信息系统的安全管理，设置不同的用户权限，防止信息泄露和非法访问。定期对档案信息系统进行备份，确保数据安全。

十、档案统计与分析1.统计内容档案管理部门应定期对人事档案的数量、类别、利用情况等进行统计，填写《人事档案统计报表》。2.分析利用通过对档案统计数据的分析，了解学校教职工队伍的基本情况和发展趋势，为学校人事管理决策提供参考依据。同时，根据档案利用情况，总结经验教训，不断改进档案管理工作。

十一、责任追究1.对违反档案管理制度行为的处理对违反本制度，擅自涂改、圈划、抽取、撤换、添加档案材料，擅自查阅、借阅档案，泄露档案机密等行为，视情节轻重，给予批评教育、警告、记过等处分；造成档案损坏或丢失的，应责令其赔偿损失，并依法追究相关责任。2.档案管理人员失职的责任追究档案管理人员因工作失职，导致档案材料收集不齐全、整理不规范、保管不善等问题，影响档案正常利用的，应视情节轻重，给予批评教育、警告、记过等处分；造成严重后果的，应