原材料采购制度

原材料采购制度一、总则1.目的为规范公司原材料采购行为，确保采购工作的顺利进行，保证原材料的质量、供应及时性和成本合理性，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司生产经营所需各类原材料的采购活动。3.采购原则质量第一：优先选择质量可靠、符合公司生产要求的原材料供应商，确保产品质量稳定。成本效益：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高经济效益。供应稳定：与供应商建立长期稳定的合作关系，确保原材料的持续供应，避免因供应中断影响生产。公平公正：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，杜绝不正当交易行为。

二、采购组织与职责1.采购部门采购计划制定：根据公司生产计划、库存状况等，制定合理的原材料采购计划。供应商开发与管理：负责寻找、筛选、评估和开发原材料供应商，建立供应商档案。采购订单下达：根据采购计划和供应商选择结果，及时下达采购订单。采购合同管理：签订、执行和跟踪采购合同，确保合同的顺利履行。采购成本控制：通过谈判、招标等方式，降低采购成本，提高采购效益。采购信息管理：收集、整理和分析采购相关信息，为决策提供支持。2.需求部门需求预测：根据本部门的生产经营计划，提前向采购部门提供准确的原材料需求预测。规格标准确定：明确所需原材料的规格、型号、质量标准等要求。采购申请提交：在需要采购原材料时，及时向采购部门提交采购申请。质量验收：参与原材料的质量验收工作，对验收结果负责。3.质量管理部门质量标准制定：制定原材料的质量检验标准和验收规范。检验检测：对采购的原材料进行质量检验和检测，确保符合质量要求。不合格品处理：对检验不合格的原材料提出处理意见，并跟踪处理结果。4.财务部门预算控制：参与制定采购预算，对采购费用进行审核和控制。付款结算：按照采购合同和财务制度，办理采购款项的支付结算工作。成本核算：协助采购部门进行采购成本核算和分析。

三、采购流程1.采购计划编制需求部门根据生产经营计划，结合库存状况，每月[具体时间]向采购部门提交次月原材料需求预测。采购部门对需求预测进行汇总、分析，考虑市场供应情况、价格波动等因素，制定月度采购计划。采购计划应明确原材料的名称、规格、数量、预计采购时间等。采购计划经采购部门负责人审核后，报分管领导审批。审批通过后的采购计划作为采购工作的依据。2.供应商选择与评估采购部门根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在的原材料供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，收集其基本信息，包括企业概况、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等。组织相关人员对筛选后的供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、环保情况等。考察结束后，填写《供应商考察报告》。建立供应商评估指标体系，从质量、价格、交货期、服务等方面对供应商进行综合评估。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。根据评估结果，选择合适的供应商纳入《合格供应商名录》。对于评估不合格的供应商，不再与其合作。3.采购订单下达采购部门根据采购计划和供应商选择结果，向选定的供应商下达采购订单。采购订单应明确原材料的名称、规格、数量、价格、交货期、交货地点、质量标准等内容。采购订单经采购部门负责人审核后，加盖公司公章或合同专用章，以书面形式或电子形式发送给供应商。采购订单下达后，采购部门应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量供应原材料。4.采购合同签订对于金额较大、采购周期较长或重要的原材料采购项目，采购部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括质量条款、价格条款、交货条款、付款条款、违约责任等。采购合同由采购部门起草，经法务部门审核后，报分管领导审批。审批通过后的采购合同由双方签字盖章生效。采购合同签订后，采购部门应建立合同台账，对合同的执行情况进行跟踪和管理。5.原材料验收原材料到货前，采购部门应及时通知质量管理部门和需求部门做好验收准备工作。原材料到货时，采购部门、质量管理部门和需求部门共同对原材料进行验收。验收内容包括数量、规格、型号、质量等。质量管理部门按照制定的质量检验标准和验收规范对原材料进行检验检测。检验检测合格的原材料，出具《质量检验报告》；检验检测不合格的原材料，出具《不合格品报告》。对于验收合格的原材料，需求部门应及时办理入库手续；对于验收不合格的原材料，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其更换或退货，并跟踪处理结果。6.采购付款采购部门收到供应商开具的发票后，应进行审核。审核内容包括发票的真实性、合法性、完整性等。审核通过后的发票交财务部门，财务部门按照采购合同和财务制度办理付款手续。付款方式和付款时间应符合合同约定。财务部门在付款前，应核对采购订单、验收报告、发票等相关单据，确保付款金额准确无误。付款后，财务部门应及时进行账务处理。

四、供应商管理1.供应商开发采购部门根据公司发展需求和采购计划，制定供应商开发计划。明确开发的原材料类别、目标供应商数量、开发时间等。通过多种途径收集潜在供应商信息，如行业展会、供应商推荐、网络搜索等。对收集到的信息进行整理和分析，筛选出有合作潜力的供应商。与潜在供应商进行初步沟通，了解其基本情况、生产能力、产品质量、价格水平等。对于符合基本要求的供应商，发放《供应商调查表》，要求其填写详细信息。组织相关人员对潜在供应商进行实地考察，评估其生产经营状况、质量管理体系、环保情况等。考察结束后，撰写《供应商考察报告》，提出是否合作的建议。将考察合格的供应商纳入《合格供应商名录》，并建立供应商档案。供应商档案应包括供应商基本信息、考察报告、评估记录、合作记录等内容。2.供应商评估采购部门定期（每季度）对供应商进行评估。评估内容包括质量、价格、交货期、服务等方面。质量评估：根据质量管理部门提供的原材料检验数据，统计供应商的产品合格率、退货率等指标，评估其产品质量稳定性。价格评估：对比市场价格水平，分析供应商的报价合理性，评估其价格竞争力。交货期评估：统计供应商的交货准时率，评估其是否能够按时交货。服务评估：收集需求部门和其他相关部门对供应商服务的反馈意见，评估其售后服务质量。根据评估结果，对供应商进行打分。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评估优秀的供应商，给予适当的奖励和优惠政策；对于评估不合格的供应商，发出《供应商整改通知书》，要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，将其从《合格供应商名录》中删除。3.供应商激励与约束建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予以下激励措施：增加采购份额：在同等条件下，优先选择优秀供应商，适当增加其采购订单量。价格优惠：根据供应商的表现，给予一定比例的价格折扣。表彰奖励：对优秀供应商进行公开表彰，颁发荣誉证书或奖品。合作优先权：在新产品开发、新业务合作等方面，优先考虑优秀供应商。建立供应商约束机制，对违反合同约定或出现质量问题的供应商采取以下约束措施：扣除货款：根据合同约定，扣除相应的货款作为违约金。暂停合作：对问题严重的供应商，暂停与其合作一段时间，直至问题解决。取消合作：对于屡教不改、严重影响公司利益的供应商，取消其合作资格，不再与其合作。4.供应商关系维护采购部门定期与供应商进行沟通，了解其生产经营状况、市场动态等信息。及时反馈公司的需求变化和质量要求，加强双方的合作与协调。组织供应商参加公司举办的供应商大会、质量培训等活动，加强与供应商的互动与交流。增进供应商对公司的了解和信任，共同提高产品质量和合作水平。关注供应商的发展情况，对于出现经营困难或可能影响供应的供应商，及时与其沟通协商，采取相应的措施，确保原材料供应的稳定性。

五、采购风险管理1.市场风险密切关注原材料市场动态，及时收集市场价格、供求关系等信息。分析市场变化趋势，为采购决策提供参考依据。建立市场价格预警机制，设定价格波动阈值。当市场价格波动超过阈值时，及时调整采购策略，如提前采购、与供应商协商价格等。与多家供应商建立合作关系，避免过度依赖单一供应商。分散采购风险，确保在市场变化时能够及时找到替代供应商。2.质量风险加强对供应商的质量管理，要求供应商建立完善的质量管理体系。定期对供应商进行质量审核，确保其产品质量符合公司要求。严格执行原材料验收制度，加强对原材料质量的检验检测。增加检验频次和检验项目，确保不合格原材料不进入公司。对于关键原材料，建立质量追溯体系。一旦发现质量问题，能够及时追溯到原材料的来源和生产过程，采取有效的措施进行处理。3.供应风险与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，特别是交货期、违约责任等条款。确保在供应商出现违约情况时，公司能够依法维护自身权益。建立供应商供应能力评估机制，定期对供应商的生产能力、设备状况、人员配备等进行评估。及时发现潜在的供应风险，提前采取应对措施。制定应急预案，当出现供应中断等突发情况时，能够迅速启动应急预案，寻找替代供应商或采取其他应急措施，确保公司生产不受影响。4.法律风险加强对采购法律法规的学习和研究，确保采购行为符合法律法规要求。在采购合同签订、执行等过程中，严格遵守相关法律法规，避免法律纠纷。聘请专业的法律顾问，对采购合同等重要法律文件进行审核把关。确保合同条款合法合规，保障公司的合法权益。定期对采购人员进行法律培训，提高其法律意识和风险防范能力。

六、监督与考核1.内部监督审计部门定期对采购业务进行审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购成本控制情况等。对审计中发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。确保采购工作规范、透明、高效。公司内部设立举报信箱和举报电话，鼓励员工对采购过程中的违规行为进行举报。对举报属实的员工，给予一定的奖励。2.采购部门考核制定采购部门考核指标体系，从采购计划完成率、采购成本控制、原材料质量、交货期、供应商管理等方面对采购部门进行考核。采购部门定期（每月）向公司管理层提交采购工作汇报，包括采购计划执行情况、成本分析、供应商评估等内容。根据考核指标体系和采购工作汇报，对采购部门进行季度考核和年度考核。考核结果与采购部门的绩效奖金、员工晋升等挂钩。3.采购人员考核建立采购人员考核制度，从工作业绩、工作态度、业务能力等方面对采购人员进行考核。工作业