实验室资料档案管理制度

实验室资料档案管理制度一、总则1.目的为加强实验室资料档案的科学管理，确保实验室资料档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥资料档案在实验室建设、教学、科研及管理等工作中的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于实验室所有资料档案的管理，包括但不限于实验项目资料、仪器设备档案、人员档案、文件资料、技术资料、数据记录等。3.管理原则遵循集中统一管理、分类科学、方便利用的原则，对实验室资料档案进行规范化、标准化管理。

二、资料档案管理职责1.档案管理小组成立以实验室负责人为组长，各相关岗位人员为成员的档案管理小组，负责全面规划、协调和监督实验室资料档案的管理工作。2.具体职责分工实验室负责人全面负责实验室资料档案管理工作的领导和决策。审核档案管理制度、工作计划和总结等重要文件。协调解决档案管理工作中的重大问题。档案管理员负责实验室资料档案的日常收集、整理、分类、编目、装订、保管和借阅等具体工作。建立资料档案管理台账，及时记录档案的出入库情况。定期对档案进行清查盘点，确保档案的安全与完整。协助档案管理小组开展档案管理相关的培训和宣传工作。各岗位人员负责本岗位相关资料档案的及时收集、整理，并移交档案管理员。在工作中严格按照档案管理要求，规范操作，确保所产生资料档案的质量。配合档案管理员做好档案的查阅、借阅等工作，及时归还所借档案。

三、资料档案的分类与编号1.分类标准实验项目档案：按照实验项目的类别、名称进行分类，如化学实验、物理实验、生物实验等，每个大类别下再细分具体的实验项目。仪器设备档案：根据仪器设备的类别、型号进行分类，如光学仪器、电子仪器、分析仪器等，同一型号的仪器设备集中管理。人员档案：按照人员类别分为教师档案、实验技术人员档案、学生档案等，每人一档。文件资料：包括上级文件、实验室内部文件、规章制度、工作计划与总结等，按文件性质和时间顺序分类。技术资料：涵盖实验技术方法、操作规程、技术报告、科研成果等，根据技术领域和内容进行分类。数据记录：按照实验数据产生的时间、实验项目等进行分类，确保数据记录的系统性和可追溯性。2.编号规则实验项目档案编号：采用"SY+年份+项目序号"的格式，例如"SY2023001"，其中"SY"为实验项目英文缩写，"2023"表示年份，"001"为项目序号。仪器设备档案编号：按照"YQ+类别代码+型号+购置年份+序号"的方式编制，如"YQ010012022001"，"YQ"为仪器设备英文缩写，"01"为类别代码，"001"为型号，"2022"为购置年份，"001"为序号。人员档案编号：以"RY+人员类别代码+入职年份+序号"作为编号，比如"RY012020001"，"RY"为人员档案英文缩写，"01"为人员类别代码，"2020"为入职年份，"001"为序号。文件资料编号：根据文件性质和时间顺序，采用"WJ+年份+流水号"的形式，如"WJ2023005"，"WJ"为文件资料英文缩写，"2023"为年份，"005"为流水号。技术资料编号：按照"JS+技术领域代码+年份+序号"进行编号，例如"JS022022003"，"JS"为技术资料英文缩写，"02"为技术领域代码，"2022"为年份，"003"为序号。数据记录编号：采用"SJ+年份+实验项目编号+记录序号"的格式，如"SJ2023SY2023001005"，"SJ"为数据记录英文缩写，"2023"为年份，"SY2023001"为实验项目编号，"005"为记录序号。

四、资料档案的收集与整理1.收集要求各岗位人员应在工作过程中及时收集本岗位产生的各类资料档案，确保资料的完整性和准确性。实验项目资料应在项目结束后一周内整理齐全并移交档案管理员，包括实验方案、原始数据记录、实验报告、成果总结等。仪器设备的采购合同、验收报告、使用说明书、维护记录等资料，在设备购置和使用过程中同步收集，由设备管理人员及时整理后移交档案管理员。人员档案资料应根据个人情况随时更新，如学历学位变更、职称晋升、奖惩情况等，确保档案信息的时效性。文件资料由发文部门或承办人员负责收集，按照文件类别和时间顺序进行整理，定期移交档案管理员。技术资料的收集应贯穿科研项目的全过程，项目负责人应督促项目组成员及时整理相关资料，项目完成后统一移交档案管理员。数据记录应按照规定的格式和要求及时记录，确保数据的真实性和规范性，记录完成后由记录人员签字确认，并定期移交档案管理员。2.整理方法档案管理员接收资料档案后，按照分类标准对其进行初步分类。对每份资料档案进行编号，并编制相应的目录清单。检查资料档案的完整性，对缺失的部分及时通知相关人员补充。对资料档案进行装订、编页，确保整齐美观、便于查阅。将整理好的资料档案按照分类顺序放入档案柜或存储设备中，并建立索引目录，方便快速查找。

五、资料档案的保管1.保管环境设立专门的档案库房，保持库房清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。档案库房配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门、窗帘、吸尘器等。档案柜应坚固耐用，分类标识清晰，便于存放和查找档案。2.保管方式采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应按照分类顺序依次存放，电子档案应进行备份存储，并建立相应的电子目录索引，便于检索。定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。对破损、褪色或字迹模糊的档案，应及时进行修复或复制，以保证档案的完整性和可读性。对于重要的、具有长期保存价值的档案，应采用特殊的保管措施，如进行缩微处理或制作光盘等永久性存储介质。

六、资料档案的借阅与利用1.借阅权限实验室内部人员因工作需要借阅资料档案，需填写《资料档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理员处借阅。外单位人员因特殊原因需要借阅实验室资料档案，必须经实验室负责人批准，并办理相关借阅手续。涉及机密的资料档案，严格限制借阅范围，必须经实验室负责人及相关保密部门审批同意后，方可借阅。2.借阅期限一般资料档案的借阅期限为两周，如需延期，应提前办理续借手续，续借期限最长不超过两周。重要资料档案和机密资料档案的借阅期限根据实际情况另行确定，原则上不超过一周，如需延期，需重新办理审批手续。3.借阅要求借阅人员应爱护资料档案，不得在档案上涂改、划圈、批注、污损、折叠或抽取、撤换档案材料。借阅的资料档案仅限在实验室内部使用，不得转借他人或带出实验室。借阅人员应按时归还所借档案，如发现档案丢失或损坏，应及时报告档案管理员，并承担相应的赔偿责任。4.利用服务档案管理员应积极为实验室人员提供资料档案的查阅服务，根据查阅需求及时准确地提供档案资料。鼓励实验室人员充分利用档案资料开展教学、科研及管理工作，对于提出合理利用需求的人员，应给予支持和协助。定期对档案资料的利用情况进行统计分析，了解档案资料的使用频率和需求方向，为档案管理工作的改进提供依据。

七、资料档案的保密管理1.保密范围涉及国家机密、商业秘密、科研成果、个人隐私等敏感信息的资料档案均属于保密范围。包括但不限于实验数据、技术资料、科研项目计划与进展情况、人员信息等。2.保密措施对保密资料档案进行单独标识和存放，设置专门的保密档案柜或存储区域。严格限制保密资料档案的接触人员，只有经过授权的人员才能查阅和使用。在档案管理工作中，涉及保密资料档案的操作应在符合保密要求的环境下进行，如在专用的计算机上处理、打印时采取加密等措施。档案管理员应与接触保密资料档案的人员签订保密协议，明确保密责任和义务。加强对档案管理人员的保密教育，提高其保密意识和业务水平，防止因人员疏忽导致保密信息泄露。3.保密监督与检查定期对保密资料档案的管理情况进行监督检查，及时发现和纠正存在的问题。对违反保密规定的行为，按照相关法律法规和实验室规定进行严肃处理，追究相关人员的责任。建立保密工作举报机制，鼓励实验室人员对违反保密制度的行为进行举报，对举报属实的给予奖励。

八、资料档案的销毁1.销毁范围已超过保管期限且无保存价值的资料档案。经鉴定确认属于重复、错误或无效的资料档案。因不可抗力等原因导致损坏且无法修复的资料档案。2.销毁程序档案管理员定期对资料档案进行清理，提出销毁意见，填写《资料档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。《资料档案销毁申请表》经档案管理小组审核，实验室负责人批准后，方可实施销毁。销毁工作应在指定的地点进行，采用适当的方式进行销毁，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应有两人以上在场监督，并在销毁记录上签字确认，销