建筑装饰工程有限公司材料采购流程

建筑装饰工程有限公司材料采购流程一、目的规范公司建筑装饰工程材料采购流程，确保采购工作的高效、有序进行，保证材料质量符合工程要求，控制采购成本，满足工程进度需要。

二、适用范围本流程适用于公司所有建筑装饰工程项目的材料采购活动。

三、职责分工

（一）项目部1.根据施工图纸和工程进度计划，编制详细的材料需求计划，明确材料的规格、型号、数量、质量要求、到货时间等信息，并提交给采购部门。2.负责对采购回来的材料进行验收，检查材料的品种、规格、数量、质量等是否与采购合同和需求计划一致，对验收合格的材料办理入库手续，对不合格材料及时通知采购部门处理。3.在施工过程中，根据实际情况对材料需求计划进行调整，并及时反馈给采购部门。

（二）采购部门1.依据项目部提交的材料需求计划，结合市场情况，选择合适的供应商，进行询价、比价、议价，确定采购价格和采购合同条款。2.负责与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括材料规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等内容。3.跟踪采购合同的执行情况，协调解决合同执行过程中出现的问题，确保供应商按时、按质、按量交货。4.定期对采购成本进行分析，寻找降低成本的机会，优化采购方案。

（三）质量控制部门1.参与采购合同中质量条款的制定，对采购材料的质量标准进行审核，确保符合工程要求。2.在材料到货前，制定验收方案，明确验收方法、验收标准和验收人员职责。3.对采购回来的材料进行质量抽检或全检，出具质量检验报告，判定材料是否合格。

（四）财务部门1.审核采购合同中的付款条款，确保付款方式符合公司财务制度和相关法律法规要求。2.根据采购合同和验收单据，办理材料采购款项的支付手续，对付款情况进行记录和核算。3.定期与采购部门核对采购账目，确保账实相符。

四、材料采购流程

（一）采购申请1.项目部施工员根据施工图纸和工程进度安排，详细统计所需材料的种类、规格、型号、数量等信息，填写《材料需求计划表》。2.《材料需求计划表》应包括工程名称、项目部位、材料名称、规格型号、单位、数量、预计到货时间、质量要求等内容，并由施工员签字确认。3.施工员将填写好的《材料需求计划表》提交给项目部负责人审核。项目部负责人根据工程实际情况，对材料需求计划的合理性、准确性进行审核，如有必要，可与设计单位、建设单位沟通协调，对需求计划进行调整。审核通过后，项目部负责人在《材料需求计划表》上签字批准。4.项目部将经批准的《材料需求计划表》提交给采购部门。

（二）供应商选择与询价1.采购部门接到项目部提交的《材料需求计划表》后，根据材料的种类、规格、市场供应情况等因素，选择潜在的供应商。采购人员可以通过查阅供应商名录、网络搜索、行业推荐、以往合作经验等方式获取供应商信息。2.采购人员向潜在供应商发送《询价函》，《询价函》应明确材料的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点等内容，并要求供应商在规定时间内回复报价。3.采购人员收集供应商的报价信息，对各供应商的报价进行整理和比较。比较内容包括价格、质量、交货期、售后服务等方面。在价格比较时，应综合考虑材料的成本、运输费用、税费等因素，确保报价具有可比性。4.采购人员根据询价结果，筛选出至少三家符合要求的供应商，并对其进行实地考察。实地考察内容包括供应商的生产能力、质量控制体系、原材料供应情况、生产工艺、企业信誉等方面。通过实地考察，进一步了解供应商的实际情况，为后续的供应商选择提供参考依据。

（三）比价与议价1.采购人员根据实地考察情况和询价结果，对筛选出的供应商进行详细的比价分析。在比价过程中，采购人员应编制《供应商比价表》，将各供应商的报价、质量、交货期、售后服务等信息进行详细罗列和对比。2.根据《供应商比价表》，采购人员与各供应商进行议价谈判。议价谈判的目的是争取更优惠的采购价格、更好的交货期和售后服务条件等。在议价谈判过程中，采购人员应充分了解供应商的成本结构、市场行情等信息，运用谈判技巧，与供应商进行有效的沟通和协商。3.经过多轮比价和议价后，采购人员确定最终的供应商，并填写《供应商选定审批表》，详细说明选定供应商的理由、采购价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。4.《供应商选定审批表》提交给采购部门负责人审核。采购部门负责人对选定供应商的合理性、采购价格的公正性、合同条款的完整性等进行审核。审核通过后，采购部门负责人在《供应商选定审批表》上签字批准。

（四）采购合同签订1.采购部门根据批准的《供应商选定审批表》，与选定的供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，确保合同条款完整、准确、合法。2.采购合同应包括以下主要条款：合同双方的名称、地址、联系方式等基本信息；材料的名称、规格、型号、数量、质量标准、包装要求等；交货时间、交货地点、运输方式及费用承担；价格及付款方式，包括单价、总价、预付款比例、付款时间节点等；质量验收标准及方法，明确验收依据、验收程序、验收人员等；违约责任，明确双方在合同履行过程中如出现违约行为应承担的责任；争议解决方式，如协商、仲裁或诉讼等；其他条款，如合同变更、解除条件等。3.采购合同签订前，采购人员应将合同草本提交给法务部门审核。法务部门对合同的合法性、合规性进行审查，确保合同不存在法律风险。审核通过后，法务部门在合同草本上签字盖章。4.采购人员将经法务部门审核通过的合同草本提交给供应商，双方就合同条款进行最终确认。确认无误后，双方在采购合同上签字盖章，合同正式生效。

（五）采购合同执行与跟踪1.采购部门将签订好的采购合同副本分别发送给项目部、质量控制部门、财务部门等相关部门，以便各部门及时了解合同执行情况，做好相应的配合工作。2.采购人员根据采购合同约定的交货时间，提前与供应商沟通协调，确保供应商按时组织生产和发货。在交货期临近时，采购人员应跟踪供应商的生产进度和发货情况，及时掌握货物运输状态，确保货物按时到达交货地点。3.质量控制部门根据采购合同中的质量条款和验收标准，在材料到货前制定详细的验收方案。验收方案应包括验收人员组成、验收方法、验收流程、验收记录表格等内容。4.材料到货后，项目部负责组织质量控制部门、采购部门等相关人员按照验收方案进行验收。验收内容包括材料的品种、规格、型号、数量、质量证明文件、外观质量等方面。验收合格后，验收人员在《材料验收单》上签字确认，办理入库手续。对验收不合格的材料，采购人员应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，确保工程材料供应不受影响。5.在采购合同执行过程中，如出现合同变更情况，采购人员应及时与供应商协商，签订补充协议，并按照公司合同管理规定进行审批。合同变更涉及价格调整、交货期变更、质量标准变更等重要条款时，应重新进行审核和审批流程。6.采购人员定期对采购合同的执行情况进行总结和分析，及时发现合同执行过程中存在的问题，并采取相应的措施加以解决。同时，采购人员应向部门负责人汇报合同执行情况，为公司采购决策提供依据。

（六）材料付款1.材料到货并验收合格后，供应商根据采购合同约定，向公司提交付款申请。付款申请应包括发票、送货单、验收单、合同复印件等相关证明文件。2.采购人员对供应商提交的付款申请进行审核，核对发票信息与采购合同、送货单、验收单等是否一致，确保付款金额准确无误。审核通过后，采购人员在付款申请上签字确认，并提交给财务部门。3.财务部门收到采购人员提交的付款申请及相关证明文件后，按照公司财务制度和采购合同约定的付款方式进行审核。审核内容包括付款金额、付款时间、付款账户等信息是否符合规定。审核通过后，财务部门办理付款手续，并在付款凭证上签字盖章。4.财务部门定期与采购部门核对采购账目，确保账实相符。如发现账目不符或其他问题，应及时与采购部门沟通协调，查明原因并进行处理。

五、监督与考核1.公司内部审计部门定期对材料采购流程进行审计监督，检查采购活动是否符合公司规定的流程和制度要求，采购合同的签订、执行是否规范，采购成本控制是否有效等。2.建立采购绩效评估体系，对采购部门和采购人员的工作绩效进行考核。考核指标包括采购成本控制、采购质量、交货期保证、供应商管理、合同执行情况等方面。根据考核结果，对表现优秀的采购部门和采购人员进行奖励，对存在问题的进行督促整改或相应处罚。3.鼓励公司员工