招标档案管理制度

招标档案管理制度一、总则1.目的为加强公司招标档案管理，确保招标过程中产生的各类文件资料的完整性、准确性和规范性，便于查询、利用和追溯，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有招标项目档案的管理，包括但不限于工程建设、物资采购、服务外包等各类招标活动。3.职责分工招标部门：负责招标项目文件资料的收集、整理、初步审核和移交。档案管理部门：负责招标档案的接收、归档、保管、查阅和销毁等工作，并对档案管理工作进行指导和监督。其他相关部门：协助招标部门提供相关文件资料，并配合档案管理部门做好档案管理工作。

二、档案收集与整理1.收集范围招标项目前期文件，包括项目立项批复、可行性研究报告、预算审核报告等。招标公告、招标文件、答疑文件、补遗文件等。投标文件，包括投标函、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件等。开标记录、评标报告、定标文件等。合同文件，包括中标通知书、合同协议书、合同条款、附件等。与招标项目有关的其他文件资料，如往来信函、会议纪要、电话记录等。2.收集要求招标部门应在招标项目结束后[X]个工作日内，将项目文件资料收集齐全，并进行初步整理。收集的文件资料应真实、完整、有效，不得擅自修改、伪造或销毁。对于电子文件，应确保其格式正确、内容完整，并进行备份存储。3.整理原则遵循文件资料的形成规律和内在联系，保持文件的系统性和完整性。按照招标项目的类别、阶段和时间顺序进行分类整理，便于查找和利用。每份文件资料应注明标题、文号、日期、来源等基本信息，并编制页码。4.整理方法分类：将招标项目文件资料分为前期文件、招标文件、投标文件、开标评标文件、合同文件及其他文件等类别。编号：为每个招标项目编制唯一的档案编号，编号格式为"ZB[年份][项目序号]"，如"ZB2023001"。装订：对纸质文件资料进行装订，采用A4纸张，左侧装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅。编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、项目名称、文件类别、文件题名、日期、页码等信息。

三、档案归档1.归档时间招标部门应在整理完成招标项目文件资料后的[X]个工作日内，将档案移交至档案管理部门进行归档。2.归档流程招标部门填写《招标档案移交清单》，详细列出移交档案的编号、名称、数量等信息，并由移交人和接收人签字确认。档案管理部门对移交的档案进行核对，检查档案的完整性、准确性和规范性。如发现问题，应及时与招标部门沟通并要求补充或更正。核对无误后，档案管理部门将档案按照分类顺序存入档案库房，并在档案管理系统中进行登记。3.归档要求归档的档案应与《招标档案移交清单》内容一致，不得遗漏或擅自更改。档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行归档，电子档案应与纸质档案内容相符，并存储在专用的存储设备上。档案管理部门应建立档案索引，便于快速查找和利用档案。

四、档案保管1.保管方式档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。电子档案应进行异地备份存储，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。2.保管期限招标档案的保管期限根据国家有关规定和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。短期档案保管期限为[X]年，主要包括一般性的招标项目文件资料，如投标文件副本、开标记录等。中期档案保管期限为[X]年，主要包括重要的招标项目文件资料，如招标文件、评标报告、合同文件等。长期档案保管期限为[X]年以上，主要包括具有重要历史价值和法律意义的招标项目文件资料，如项目立项批复、可行性研究报告等。3.档案清查档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，每季度进行一次局部清查。清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，如发现问题应及时采取措施进行处理，并做好记录。清查结束后，应编制《档案清查报告》，总结档案管理工作情况，提出改进措施和建议。

五、档案查阅1.查阅范围公司内部人员因工作需要，可查阅与本人工作相关的招标档案。外部单位或个人查阅招标档案，须经公司主管领导批准，并办理相关查阅手续。2.查阅流程查阅人填写《招标档案查阅申请表》，注明查阅档案的项目名称、编号、查阅内容、查阅目的等信息，并提交所在部门负责人审核。部门负责人审核通过后，报公司主管领导审批。审批通过后，查阅人持有效证件到档案管理部门办理查阅手续，档案管理部门根据查阅申请表提供相应的档案，并做好查阅记录。查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按规定办理相关手续。3.查阅要求查阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。查阅结束后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理部门核对无误后，在查阅记录上签字确认。

六、档案借阅1.借阅范围因工作需要，公司内部人员可借阅与本人工作相关的招标档案，但必须严格按照规定办理借阅手续。2.借阅流程借阅人填写《招标档案借阅申请表》，注明借阅档案的项目名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息，并提交所在部门负责人审核。部门负责人审核通过后，报公司主管领导审批。审批通过后，借阅人持有效证件到档案管理部门办理借阅手续，档案管理部门根据借阅申请表提供相应的档案，并填写《招标档案借阅登记薄》，详细记录借阅档案的编号、名称、借阅人姓名、部门、借阅日期、归还日期等信息。借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.借阅要求借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或擅自扩大借阅范围。借阅人不得将档案用于与工作无关的目的，如发现档案丢失、损坏或逾期未还等情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。

七、档案保密1.保密范围招标档案涉及公司的商业秘密、技术秘密和其他敏感信息，档案管理部门和相关人员应严格保密。2.保密措施档案管理部门应建立健全档案保密制度，明确保密责任，加强对档案管理人员的保密教育和培训。档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。档案管理人员应严格遵守保密规定，不得擅自泄露档案内容。对于涉及保密内容的档案，应进行加密存储，并采取相应的保密标识和管理措施。在档案查阅、借阅过程中，档案管理部门应严格审查查阅、借阅人的身份和目的，确保档案信息不被泄露。3.保密责任追究如发现档案管理人员或其他相关人员违反档案保密制度，泄露档案信息，公司将视情节轻重给予相应的处罚，构成犯罪的，依法追究刑事责任。

八、档案销毁1.销毁范围已过保管期限且无继续保存价值的招标档案。因保管不善导致损坏、变质或丢失，无法修复或补充的招标档案。经公司主管领导批准同意销毁的其他招标档案。2.销毁流程档案管理部门定期对到期或需要销毁的档案进行清理，编制《招标档案销毁清单》，详细列出档案的编号、名称、数量等信息。《招标档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核后，报公司主管领导审批。审批通过后，档案管理部门组织专人对档案进行销毁，销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式等，并由监销人员签字确认。档案销毁后，应在《招标档案销毁清单》上注明销毁情况，并将销毁清单存档。3