采购询价制度

采购询价制度1.目的为规范公司采购询价行为，确保采购活动的公开、公平、公正，降低采购成本，提高采购效率和质量，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有物资、服务的采购询价活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、外包服务等。3.基本原则公开透明原则：采购询价过程应公开进行，确保所有符合条件的供应商都有机会参与。公平竞争原则：给予所有供应商平等的机会，不得歧视任何一方。公正评价原则：对供应商的报价和相关条件进行公正、客观的评价。效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化和效益的最大化。二、询价流程（一）采购申请1.使用部门根据实际需求填写《采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、技术要求、交货时间等信息。2.《采购申请表》经使用部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）询价准备1.采购部门接到采购申请后，对采购项目进行分类整理，确定询价方式（如公开询价、邀请询价等）。2.根据采购项目的特点和要求，收集相关的市场信息，包括供应商资料、产品价格、质量标准等，建立供应商信息库。3.制定询价文件，询价文件应包括以下内容：询价函：明确采购项目的基本情况、询价要求、报价截止时间等。采购需求清单：详细列出采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、技术要求等。报价表：提供统一的报价格式，要求供应商填写物资或服务的单价、总价、交货期等。供应商资格要求：明确供应商应具备的资质、业绩、信誉等条件。其他要求：如售后服务条款、付款方式等。（三）询价发出1.根据询价方式，将询价文件发送给潜在供应商。公开询价：通过公司内部网站、行业网站、社交媒体等渠道发布询价公告，邀请所有符合条件的供应商参与报价。邀请询价：从供应商信息库中选择若干家符合要求的供应商，向其发送询价文件。2.在询价文件中明确告知供应商报价的截止时间、地点和方式。（四）报价接收1.采购部门在报价截止时间前接收供应商的报价文件。报价文件应包括报价表、营业执照副本复印件、税务登记证副本复印件、资质证书复印件、业绩证明材料等。2.对供应商的报价文件进行初步审核，检查报价文件的完整性、合规性和有效性。如发现报价文件存在问题，及时与供应商沟通并要求其补充或修正。（五）询价评审1.成立询价评审小组，成员包括采购部门代表、使用部门代表、财务部门代表等。必要时可邀请技术专家参与评审。2.评审小组对供应商的报价进行详细评审，评审内容包括：价格比较：对各供应商的报价进行对比分析，评估价格的合理性。质量评估：根据采购需求清单，审查供应商提供的产品或服务质量是否符合要求。交货期审查：核实供应商承诺的交货期是否满足采购申请的要求。售后服务评价：考察供应商的售后服务能力和承诺。供应商资质审查：检查供应商的资质证书、业绩情况、信誉等是否符合要求。3.评审小组根据评审结果，填写《询价评审报告》，推荐成交供应商，并说明推荐理由。（六）采购决策1.采购部门将《询价评审报告》提交至采购分管领导审批。2.采购分管领导根据评审结果和公司实际情况，做出采购决策。如同意评审小组的推荐意见，则确定成交供应商；如不同意推荐意见，可要求评审小组重新评审或另行决策。（七）合同签订1.采购部门与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同经双方签字盖章后生效。合同签订后，采购部门应将合同副本分发给使用部门、财务部门等相关部门备案。（八）采购执行与验收1.采购部门按照采购合同的要求，跟踪供应商的交货情况，确保物资或服务按时、按质、按量供应。2.使用部门负责对采购物资或服务进行验收。验收合格后，填写《验收报告》；如验收不合格，应及时通知采购部门与供应商协商解决。3.财务部门根据采购合同和验收报告，办理付款手续。三、询价文件编制规范（一）格式规范1.询价文件应使用统一的格式，包括封面、目录、正文、附件等部分。2.封面应注明询价文件的名称、编号、采购项目名称、采购部门、发布日期等信息。3.目录应清晰列出询价文件各部分的标题和页码。4.正文应按照逻辑顺序依次阐述采购项目的基本情况、询价要求、报价表、供应商资格要求、评审标准等内容。5.附件应包括相关的技术文件、资质证书样本、业绩证明材料等。（二）内容准确1.询价文件中的采购需求清单应准确无误，详细描述采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、技术要求等信息。如有技术图纸、技术规范等相关文件，应一并提供给供应商。2.报价表应提供清晰、明确的报价格式，要求供应商填写物资或服务的单价、总价、交货期等关键信息。3.供应商资格要求应明确、具体，符合法律法规和公司实际情况。要求供应商提供的资质证书、业绩证明材料等应具有可操作性和可验证性。4.评审标准应客观、公正，能够全面、准确地评价供应商的报价和相关条件。评审标准应包括价格、质量、交货期、售后服务、供应商资质等方面的内容，并明确各方面的权重和评分细则。（三）语言简洁1.询价文件应使用简洁明了的语言，避免使用模糊、歧义或生僻的词汇和句子。2.对采购需求和要求的描述应简洁直接，突出重点，便于供应商理解和响应。3.在阐述评审标准时，应尽量避免使用过于复杂的语言和公式，确保评审过程的可操作性和公正性。四、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商选择标准，包括供应商的资质、信誉、业绩、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对收集到的供应商信息进行整理和筛选，建立供应商信息库。3.根据采购项目的要求，从供应商信息库中选择若干家符合条件的供应商进行询价。对于新的采购项目或重要的采购项目，可进行实地考察，了解供应商的实际情况。（二）供应商评估1.定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的交货及时性、产品质量、售后服务、价格变动等方面。2.建立供应商评估指标体系，采用定量和定性相结合的方法对供应商进行评价。评估指标可包括交货准时率、产品合格率、售后服务响应时间、价格优惠率等。3.根据评估结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，给予更多的合作机会；对于表现较差的供应商，采取警告、暂停合作、淘汰等措施。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予一定的奖励，如优先合作、价格优惠、表彰奖励等。2.建立供应商约束机制，对违反采购合同或公司规定的供应商，采取相应的惩罚措施，如扣除货款、暂停合作、追究法律责任等。3.加强与供应商的沟通与合作，定期召开供应商会议，反馈公司的需求和意见，共同探讨改进措施，提高供应商的服务水平和合作质量。五、询价过程中的注意事项（一）保密要求1.参与询价活动的所有人员应严格遵守保密制度，不得泄露询价文件、供应商报价、评审过程等相关信息。2.在询价过程中，如需与供应商进行沟通，应注意语言表达和沟通方式，避免泄露公司的商业机密。3.对涉及公司核心技术、商业秘密等敏感信息的采购项目，应采取更加严格的保密措施，如签订保密协议等。（二）公平公正1.询价评审小组应严格按照评审标准进行评审，确保评审过程的公平公正。不得偏袒任何一家供应商，不得接受供应商的贿赂或其他不正当利益。2.在评审过程中，如发现供应商存在不正当竞争行为，应及时制止，并取消其参与询价的资格。3.采购部门应建立健全内部监督机制，对询价过程进行全程监督，确保询价活动的合法性和合规性。（三）沟通协调1.采购部门应与使用部门保持密切沟通，及时了解采购需求的变化情况，确保询价文件的准确性和完整性。2.在询价过程中，如供应商对询价文件有疑问或异议，采购部门应及时给予解答和回复，确保供应商能够准确理解询价要求。3.采购部门应与评审小组、财务部门等相关部门密切配合，共同完成询价评审、采购决策、合同签订、采购执行与验收等工作，确保采购活动的顺利进行。六、询价档案管理1.采购部门应建立询价档案，对询价过程中的相关文件和资料进行整理、归档和保存。询价档案应包括采购申请表、询价文件、供应商报价文件、询价评审报告、采购合同、验收报告等。2.询价档案应