机关本部员工外出报备制度

机关本部员工外出报备制度1.目的为加强机关本部员工外出管理，规范外出行为，确保各项工作的正常运转，提高工作效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于机关本部全体员工。3.基本原则（1）严格遵守国家法律法规和公司各项规章制度。（2）确保外出期间工作不受影响，提前做好工作安排和交接。（3）注重安全，遵守外出目的地的相关规定。二、外出分类及报备要求1.因公出差（1）定义因公司业务需要，前往公司驻地以外的地区从事商务活动、参加会议、培训、洽谈业务等。（2）报备流程员工填写《机关本部员工因公出差申请表》（以下简称"申请表"），详细说明出差事由、目的地、预计出差时间、行程安排等信息。申请表需经部门负责人审核同意，涉及重要事项或费用较高的出差，还需分管领导审批。审批通过后，员工将申请表提交至综合管理部门备案。综合管理部门根据备案信息，协助员工预订交通工具、安排住宿等相关事宜。（3）注意事项出差人员应按照审批后的行程安排出行，如需变更行程，应提前向审批领导报告，并说明原因。出差结束后，应及时提交出差报告，总结出差成果和经验教训。2.因公临时外出（1）定义因公司业务需要，在公司驻地周边地区（如本市其他区、县）临时办理公务，当天能够往返的外出活动。（2）报备流程员工填写《机关本部员工因公临时外出申请表》，注明外出事由、目的地、预计外出时间等。申请表经部门负责人审批后即可。员工将申请表留存本部门备案，并告知综合管理部门。（3）注意事项外出期间应保持通讯畅通，以便及时处理工作事务。如遇特殊情况不能按时返回，应提前向部门负责人说明原因。3.因私外出（1）定义员工因个人事务需要离开工作岗位的外出活动。（2）报备流程员工填写《机关本部员工因私外出申请表》，详细说明因私外出事由、外出时间、预计返回时间等。申请表经部门负责人审批同意后，报分管领导审批。审批通过后，员工将申请表提交至综合管理部门备案。（3）注意事项因私外出期间应确保不影响工作，如有紧急工作需要处理，应及时配合。严格遵守国家法律法规和社会公德，注意个人安全。三、审批权限1.部门负责人负责审批本部门员工的因公临时外出申请，对申请事由的真实性和必要性进行审核。2.分管领导审批涉及重要事项或费用较高的因公出差申请，以及员工的因私外出申请。对申请进行全面评估，确保外出活动符合公司利益和相关规定。3.总经理对于重大业务活动、重要会议等涉及全公司的因公出差申请，由总经理最终审批。四、外出期间工作安排与交接1.工作安排外出员工应在出差或临时外出前，根据工作任务的轻重缓急，合理安排好手头工作，确保重要工作不受影响。对于需要持续推进的工作，应明确工作进度和责任人，并与相关同事做好沟通协调。2.工作交接（1）与直接上级交接外出前，应向直接上级详细汇报近期工作进展、未完成工作情况及后续工作计划。上级应给予明确的工作指示和建议，并指定合适的人员对接相关工作。（2）与相关同事交接根据工作需要，与涉及的其他部门同事进行工作交接。交接内容包括文件资料、待办事项、工作流程、重要联系人等信息。交接过程应形成书面记录，双方签字确认。（3）远程沟通外出期间，应保持与公司内部的通讯畅通，通过电话、邮件、即时通讯工具等方式，及时与上级和同事沟通工作进展和问题，确保工作顺利进行。五、考勤管理1.员工外出期间的考勤按照公司现行考勤制度执行。因公出差、因公临时外出期间，正常考勤；因私外出期间，按照请假规定进行考勤统计。2.员工应在返回公司后的第一个工作日内，到综合管理部门办理考勤核销手续。未按规定办理核销手续的，视为旷工处理。六、费用报销1.因公出差和因公临时外出的费用报销按照公司相关财务制度执行。出差人员应严格按照审批后的行程和标准开支费用，超出标准部分原则上自理。2.因私外出期间发生的费用，一律由个人承担，不得在公司报销。七、监督与检查1.综合管理部门负责对员工外出报备制度的执行情况进行监督检查。定期抽查员工的外出报备记录，核实外出事由、时间、审批流程等是否符合规定。2.各部门负责人应加强对本部门员工外出情况的管理，督促员工严格遵守外出报备制度。对于违反制度的行为，应及时纠正并上报公司领导。3.公司审计部门有权对员工外出费用报销情况进行审计，如发现违规报销行为，将按照公司规定严肃处理。八、违规处理1.员工未按规定进行外出报备的，第一次给予警告处分；第二次及以上每次扣发当月绩效奖金的[X]%。2.未经审批擅自外出的，视为旷工处理，按照公司旷工相关规定进行处罚。3.虚报外出事由、伪造报备材料的，除追回违规报销费用外，给予记过处分，并扣发当月绩效奖金的[X]%。情节严重的，予以辞退。4.因外出未做好工作安排和交接，导致工作延误或出现失误，给公司造成损失的，根据损失大小，由责任人承担相应赔偿责任，