办公室印章管理制度

办公室印章管理制度1.目的为加强公司办公室印章管理，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的利益和形象，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构办公室印章的管理，包括但不限于公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、部门章等各类印章。3.印章管理原则印章管理遵循"谁使用、谁负责"的原则，严格审批流程，确保印章使用合法合规、用途明确、登记清晰。二、印章的种类及用途1.公司公章用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、报表等的签署，代表公司的法人意志，具有最高的法律效力。2.法定代表人章用于公司重要文件、合同等的法定代表人签署，与公司公章配合使用，增强文件的法律效力。3.合同专用章专门用于公司签订各类经济合同，明确合同签订的主体为公司，保障合同的合法性和有效性。4.财务专用章用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务，是公司财务管理的重要印鉴。5.部门章由各部门根据工作需要申请刻制，用于部门内部文件、通知、报表等的签署，代表部门行使一定的管理职能。三、印章的刻制与启用1.印章刻制公司因工作需要刻制印章，由申请部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司办公室审核。办公室审核通过后，报公司领导审批。领导审批同意后，由办公室统一安排刻制。印章刻制必须选择具有资质的正规印章制作单位，确保印章质量和安全性。2.印章启用新刻制的印章启用前，办公室应填写《印章启用申请表》，注明启用日期、使用范围等信息，并附印章印模。经公司领导审批后，由办公室发布印章启用通知，明确印章的启用时间、使用范围和管理要求。印章启用后，原印章如有停用、作废等情况，办公室应及时办理相关手续，并按规定进行封存或销毁。四、印章的保管1.保管原则各类印章应指定专人保管，保管人员必须具备高度的责任心和保密意识，确保印章安全。印章保管人员不得将印章转借他人使用，不得在空白纸张、文件上加盖印章。因工作需要临时交接印章时，应办理交接手续，明确交接双方的责任。2.保管人员职责负责印章的日常保管，确保印章存放安全，防止印章丢失、被盗或损坏。严格按照印章使用审批流程办理印章使用手续，对不符合规定的用印申请有权拒绝。定期对印章使用情况进行登记和统计，及时向办公室负责人汇报印章使用情况。发现印章存在问题或异常情况时，应及时向办公室负责人报告，并采取相应的措施。3.保管地点公司公章、法定代表人章、合同专用章等重要印章应存放在保险柜中，实行双人保管制度，钥匙分别由两人掌管。财务专用章由财务部门指定专人保管，存放于财务保险柜中。部门章由各部门指定专人保管，存放于部门办公室的安全地点。五、印章的使用1.使用流程用印部门填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、份数、用途等信息，并经部门负责人签字确认。根据用印事项的性质和审批权限，报公司领导或相关部门审批。审批通过后，申请表交印章保管人员。印章保管人员对申请表进行审核，确认审批手续齐全、用印内容合法合规后，在用印登记簿上进行登记，并在用印位置加盖印章。用印完成后，印章保管人员将申请表存档，并妥善保管用印文件。2.审批权限公司公章、法定代表人章、合同专用章的使用，涉及公司重大事项、对外合同协议等，需经公司总经理审批。财务专用章的使用，按照公司财务管理制度执行，涉及资金收付、票据开具等重要财务业务，需经财务负责人审批。部门章的使用，由各部门负责人审批，涉及部门重要文件、对外联络等事项，需报分管领导审批。3.特殊情况处理如遇紧急情况需要使用印章，但无法及时办理审批手续时，用印部门应电话请示相关领导同意后先行用印，并在事后及时补办审批手续。对于涉及金额较大、风险较高的合同协议等文件，在使用印章前，法律部门应进行审核，确保文件合法合规。六、印章的停用与销毁1.停用条件公司名称变更、机构调整等原因导致印章不再使用。印章损坏、遗失或被盗。因其他原因需要停用印章。2.停用程序印章保管人员发现印章需要停用时，应及时填写《印章停用申请表》，注明停用原因、停用日期等信息，并报办公室审核。办公室审核通过后，报公司领导审批。领导审批同意后，发布印章停用通知，明确印章停用时间和后续处理要求。3.销毁程序对于停用的印章，由办公室统一组织销毁。销毁前，应填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、数量、销毁原因等信息，并附印章印模。经公司领导审批后，由办公室会同相关部门共同进行印章销毁。销毁过程应进行现场监督，并拍照或录像留存。印章销毁后，办公室应在《印章销毁申请表》上注明销毁日期、销毁方式等信息，并将申请表存档。七、印章使用登记与档案管理1.使用登记印章保管人员应建立印章使用登记簿，对每一次印章使用情况进行详细登记，包括用印日期、用印部门、用印事项、文件名称、份数、审批人等信息。登记应及时、准确、完整，不得遗漏或涂改。登记完毕后，应将登记簿妥善保管，以备查阅。2.档案管理办公室应建立印章管理档案，将印章刻制申请表、启用申请表、停用申请表、销毁申请表、用印登记簿等相关文件资料进行归档保存。印章管理档案应按照档案管理规定进行分类、编号、装订，便于查阅和管理。档案保管期限按照公司档案管理制度执行。八、监督与检查1.内部监督公司办公室负责对印章管理情况进行定期检查，检查内容包括印章保管是否安全、使用审批流程是否规范、登记记录是否完整等。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对违反印章管理制度的行为，视情节轻重给予相应的处罚。2.外部审计公司财务部门和审计部门应定期对印章使用情况进行审计，检查印章使用是否符合规定，是否存在违规用印导致公司利益受损的情况。审计部门应将审计结果及时反馈给公司领导，并提出改进建议。对发现的违规问题，应依法依规进