备用金管理制度

备用金管理制度1.目的为了加强公司备用金的管理，提高资金使用效率，保障公司资金安全，规范备用金的借支、使用及报销流程，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门因业务需要借支备用金的情况。3.定义备用金是指公司为满足各部门临时性、小额现金支出的需要，预先拨付给相关部门或个人使用的一定额度的现金。二、备用金的管理原则1.专款专用原则备用金必须专款专用，不得挪作他用。使用部门应按照申请用途使用备用金，确保资金用于与业务相关的支出。2.限额管理原则根据各部门的业务性质和实际需求，核定备用金限额。备用金限额应根据业务变化适时调整，确保既能满足业务需要，又能控制资金风险。3.及时报账原则借支备用金的部门或个人应在规定时间内及时报账，结清备用金。对于逾期未报账的情况，财务部门将采取相应措施进行催收。4.严格审批原则备用金的借支、使用和报销必须经过严格的审批流程，确保资金使用的合理性和合规性。三、备用金的借支1.借支范围（1）因出差、业务招待等临时性业务需要预支现金的；（2）因零星采购、办公费用等日常小额支出需要备用现金的；（3）其他经公司批准的临时性现金支出。2.借支流程（1）借支人填写《备用金借款申请表》，详细注明借款金额、用途、预计还款日期等信息，并签字确认。（2）部门负责人对借支事项进行审核，签署意见后报分管领导审批。（3）分管领导根据业务情况进行审批，同意借支的，在《备用金借款申请表》上签字批准。（4）借支人持经审批的《备用金借款申请表》到财务部门办理借支手续。财务部门根据审批金额支付现金，并将借款信息登记入账。3.借支限额（1）根据各部门的业务量和实际需求，确定不同部门的备用金借支限额。具体限额标准如下：销售部门：[X]元采购部门：[X]元行政部门：[X]元其他部门：[X]元（2）特殊情况需要超过借支限额的，需经总经理特别批准。四、备用金的使用1.使用范围备用金只能用于与公司业务相关的支出，具体包括但不限于：（1）差旅费：包括往返交通费、住宿费、餐饮费等；（2）业务招待费：包括招待客户的餐饮费、礼品费等；（3）零星采购费：购买办公用品、低值易耗品等小额物资的费用；（4）办公费：包括水电费、通讯费、邮寄费等日常办公支出；（5）其他经公司批准的临时性支出。2.使用要求（1）备用金使用应取得合法、有效的原始凭证，如发票、收据等，并在凭证上注明用途、金额、日期等信息。（2）使用备用金支付款项时，应严格按照公司财务制度和相关法律法规的规定进行操作，确保支付的真实性、合法性和合规性。（3）对于不符合公司财务制度和相关法律法规规定的支出，财务部门有权拒绝报销，并要求借支人自行承担相应费用。五、备用金的报销1.报销时间借支备用金的部门或个人应在完成相关业务后及时报账，原则上应在业务发生后的[X]个工作日内到财务部门办理报销手续。如遇特殊情况无法及时报账的，应提前向财务部门说明原因，并经批准后方可延期报销。2.报销流程（1）借支人整理好相关报销凭证，按照公司财务制度的要求进行粘贴和填写报销单。报销单应注明借款日期、借款金额、报销金额、报销事由等信息，并签字确认。（2）部门负责人对报销事项进行审核，核实报销凭证的真实性、合法性和合理性，签署意见后报分管领导审批。（3）分管领导根据业务情况进行审批，同意报销的，在报销单上签字批准。（4）借支人持经审批的报销单到财务部门办理报销手续。财务部门对报销凭证进行审核，审核无误后，按照以下方式处理：如报销金额小于借款金额，财务部门收回多余现金，并开具收款收据；如报销金额大于借款金额，财务部门补足差额，并支付现金给借支人。3.报销凭证要求（1）报销凭证应真实、合法、有效，发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，并加盖发票专用章。收据等其他凭证也应符合相关法律法规的规定。（2）报销凭证上的内容应完整、准确，包括发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、商品或服务名称、规格型号、数量、单价、金额等信息。（3）报销凭证应与报销事项相符，不得虚假报销或重复报销。对于不符合要求的报销凭证，财务部门有权要求借支人重新提供合法、有效的凭证。六、备用金的清查与盘点1.定期清查财务部门应定期对备用金进行清查，每月至少核对一次备用金的账目余额与实际库存现金是否相符。清查工作应由财务人员和备用金借支人共同进行，确保清查结果的准确性。2.不定期盘点公司可根据实际情况，对备用金进行不定期盘点。盘点时，应对备用金的使用情况、库存现金数量等进行全面检查，发现问题及时查明原因并进行处理。3.清查结果处理（1）如发现备用金账目余额与实际库存现金不符，应及时查明原因。属于记账错误的，应及时调整账目；属于借支人挪用或其他原因导致现金短缺的，应责令借支人限期归还，并视情节轻重给予相应的处罚。（2）对于备用金清查中发现的其他问题，如备用金使用不符合规定、报销凭证不规范等，应及时要求相关部门或个人进行整改，并加强对备用金的管理。七、备用金的监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门应定期对备用金的管理情况进行审计监督，检查备用金的借支、使用、报销等环节是否符合公司财务制度和相关法律法规的规定，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.财务部门监督财务部门负责对备用金的日常管理进行监督，审核备用金的借支申请、报销凭证等，确保备用金的使用合理、合规。对于发现的违规行为，应及时制止并向相关领导报告。3.其他部门监督公司各部门应相互监督备用金的使用情况，如发现其他部门或个人有违规使用备用金的行为，应及时向财务部门或相关领导反映。八、处罚规定1.对于违反本制度规定借支备用金的，财务部门有权拒绝借支，并视情节轻重给予借支人相应的处罚。2.借支人未按规定用途使用备用金或挪作他用的，责令其限期归还挪用的资金，并给予警告处分；情节严重的，给予记过以上处分，并追回挪用的资金。3.借支人未在规定时间内报账或逾期不报账的，财务部门将从其工资中扣除相应的备用金借款金额，并暂停其再次借支备用金的资格；情节严重的，给予通报批评。4.对于虚假报销备用金的，除追回报销款项外，给予借支人记过以上处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。5.因管理不善导致备用金丢失或被盗的，由责任人负责赔偿；如因不可抗力等原因造成备用金损失的，经