测绘成果及资料档案管理制度

测绘成果及资料档案管理制度1.目的为加强测绘成果及资料档案的管理，确保测绘成果的质量、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于本单位在测绘生产、科研、管理等活动中形成的各类测绘成果及资料档案的管理。3.基本原则遵循集中统一管理、分级负责、分类存放、安全保密、方便利用的原则，确保测绘成果及资料档案的完整、准确、系统和安全。二、管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善测绘成果及资料档案管理制度，并组织实施。集中统一管理本单位的测绘成果及资料档案，建立健全档案管理体系。负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。组织开展档案的统计、查询、借阅等服务工作，保障档案的有效利用。对档案管理工作进行监督检查，指导和督促各部门做好档案管理工作。2.业务部门职责负责本部门测绘项目成果及资料的形成、整理和初步审核，并按规定及时移交档案管理部门。配合档案管理部门做好测绘成果及资料档案的整理、归档、鉴定等工作，提供必要的业务支持。严格遵守测绘成果及资料档案管理制度，确保本部门档案资料的安全和完整。3.项目负责人职责负责测绘项目全过程的档案管理工作，确保项目档案资料的真实、准确、完整。组织项目组成员及时整理项目过程中形成的各类文件资料，按照档案管理要求进行分类、编号、装订等工作。在项目结束后，负责将项目档案资料移交档案管理部门，并办理交接手续。三、测绘成果管理1.成果分类基础测绘成果：包括国家基本比例尺地形图、影像图、数字高程模型等。专业测绘成果：如工程测量成果、地籍测绘成果、房产测绘成果等。专题测绘成果：针对特定行业或领域的测绘成果，如地质测绘成果、水利测绘成果等。2.成果汇交本单位完成的测绘项目，项目负责人应在项目验收合格后[X]个工作日内，向档案管理部门汇交测绘成果及相关资料。汇交的成果应包括纸质文档、电子文档、数据光盘等，确保内容完整、格式规范。档案管理部门应对汇交的测绘成果进行核对，对不符合要求的，应及时通知项目负责人补充或更正。3.成果保管测绘成果应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。对纸质测绘成果应进行分类上架存放，建立检索目录，便于查找和利用。对电子测绘成果应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，确保数据的安全可靠。4.成果保密严格遵守国家有关测绘成果保密的法律法规和规定，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的测绘成果进行保密管理。对测绘成果的密级进行确定和标识，采取相应的保密措施，如限制接触范围、加密存储等。加强对接触测绘成果人员的保密教育和管理，签订保密协议，明确保密责任。5.成果利用因工作需要使用测绘成果的，应填写《测绘成果利用申请表》，注明用途、范围、期限等，经本单位主管领导批准后，到档案管理部门办理借阅手续。档案管理部门应对借阅的测绘成果进行登记，记录借阅时间、归还时间、借阅人等信息。借阅人应按照批准的用途和范围使用测绘成果，不得擅自扩大使用范围或转借他人。使用完毕后，应及时归还档案管理部门，并办理归还手续。四、测绘资料档案管理1.资料分类项目文件资料：包括项目任务书、技术设计书、作业指导书、原始观测记录、计算资料、质量检查报告等。仪器设备资料：如仪器设备说明书、操作规程、校准证书、维修记录等。人员资质资料：职工的学历证书、职称证书、测绘作业证等。其他资料：与测绘业务相关的政策法规文件、行业标准规范、学术论文等。2.资料收集各部门应指定专人负责收集本部门在测绘生产、科研、管理等活动中形成的各类资料，并及时移交档案管理部门。档案管理部门应定期对各部门资料收集情况进行检查和督促，确保资料的及时收集。3.资料整理档案管理部门对收集的测绘资料进行整理，按照分类标准进行分类、编号、编目等工作。对纸质资料应进行装订、编页，编制目录清单；对电子资料应进行格式转换、命名规范，建立电子索引。整理过程中应确保资料的准确性、完整性和系统性，对不符合要求的资料应及时与形成部门沟通核实。4.资料归档整理好的测绘资料应及时归档，归档时应填写《测绘资料归档登记表》，注明资料名称、数量、来源、归档时间等信息。档案管理部门应按照档案管理要求，将归档资料妥善存放，建立档案实体和目录数据库，实现档案的信息化管理。5.资料保管测绘资料档案的保管要求与测绘成果保管要求相同，确保档案的安全和完整。定期对档案进行检查和清点，对破损、褪色等档案应及时进行修复或复制。对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。6.资料鉴定与销毁档案管理部门应定期对测绘资料档案进行鉴定，确定档案的保存价值和保管期限。对已到保管期限且无保存价值的档案，应填写《测绘资料档案销毁申请表》，经本单位主管领导批准后，进行销毁处理。销毁档案时应指定专人负责监销，确保销毁过程的合规性和档案信息的彻底销毁。五、档案信息化管理1.建立档案管理信息系统利用现代信息技术，建立测绘成果及资料档案管理信息系统，实现档案的数字化管理。系统应具备档案的录入、存储、检索、借阅、统计、鉴定等功能，提高档案管理的效率和水平。2.数据录入与维护档案管理部门应安排专人负责档案管理信息系统的数据录入和维护工作，确保数据的准确、及时和完整。对新形成的测绘成果及资料档案应及时录入系统，对已录入系统的档案信息发生变更时，应及时进行更新。3.信息安全管理加强档案管理信息系统的安全防护，采取防火墙、入侵检测、数据加密等技术手段，防止信息泄露和数据丢失。定期对系统进行安全检查和评估，及时发现和处理安全隐患。对系统操作人员进行权限管理，设置不同的用户角色和操作权限，确保系统数据的安全。六、监督检查与考核1.监督检查档案管理部门定期对各部门测绘成果及资料档案管理情况进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、利用等方面。对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。2.考核评价建立测绘成果及资料档案管理工作考核评价机制，对各部门和项目负责人的档案管理工作进行考核评价。考核评价指标包括档案管理工作制度执行情况、档案资料的完整性和准确性、档案利用服务质量等。根据考核评价