公司企业办公室管理制度

公司企业办公室管理制度1.目的为加强公司办公室管理，确保各项工作高效、有序运行，营造良好的工作环境，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门办公室的日常管理。3.管理原则遵循高效、规范、协作、节约的原则，严格执行各项规定，确保办公室工作的顺利开展。二、办公环境管理1.办公室布局办公室布局应根据工作流程和业务需求进行合理规划，确保各部门之间沟通顺畅，工作便捷。办公区域应划分出办公区、会议室、休息区等不同功能区域，并设置明显的标识。2.环境卫生各部门应保持办公室环境整洁，每日下班前进行清扫，包括地面、桌面、门窗等，确保无垃圾、无灰尘。定期对办公室进行全面清洁，包括办公家具、电器设备等的擦拭，保持办公环境的干净卫生。禁止在办公区域内随地吐痰、乱扔垃圾，严禁在办公区域内吸烟、吃零食。3.物品摆放办公桌上的物品应摆放整齐，文件、资料、办公用品等应分类放置，不得随意堆放。个人电脑、打印机、传真机等设备应摆放有序，保持桌面整洁。办公区域内的绿植应定期浇水、修剪，保持美观。三、办公用品管理1.采购办公用品由公司行政部门统一采购，各部门根据实际需求填写办公用品申购单，经部门负责人审核后提交行政部门。行政部门根据申购单进行采购，选择质量可靠、价格合理的供应商，确保办公用品的正常供应。2.发放行政部门负责办公用品的发放工作，根据各部门的实际需求进行发放，并做好发放记录。办公用品发放时，应按照规定的标准进行发放，不得超量发放。3.使用与保管员工应爱护办公用品，合理使用，不得浪费。办公用品应妥善保管，如有损坏或丢失，应及时向行政部门报告，并说明原因。员工离职时，应将所领用的办公用品交回行政部门，如有损坏或丢失，应照价赔偿。四、文件资料管理1.文件起草与审核各部门根据工作需要起草文件，文件内容应准确、清晰、规范，符合公司的政策和要求。文件起草后，应经部门负责人审核，重要文件还需经分管领导审核，确保文件质量。2.文件编号与分类公司文件实行统一编号管理，行政部门负责文件编号的分配和管理。文件应根据内容进行分类，如行政文件、业务文件、财务文件等，并建立相应的文件夹进行存放。3.文件传阅与存档文件起草完成后，应按照规定的传阅范围进行传阅，确保相关人员及时了解文件内容。文件传阅后，应及时交回行政部门进行存档，存档文件应妥善保管，便于查阅。4.文件销毁对于已失去保存价值的文件，行政部门应定期进行清理和销毁。文件销毁时，应填写文件销毁清单，经部门负责人审核后，由专人负责销毁，并做好销毁记录。五、会议管理1.会议安排公司定期召开各类会议，如周会、月会、季度会等，会议时间、地点、参会人员等应提前确定，并通知相关人员。各部门如需召开部门会议，应提前向行政部门申请，经批准后安排会议时间和地点。2.会议组织会议组织者应提前做好会议准备工作，包括会议资料的准备、会议设备的调试等，确保会议顺利进行。会议期间，参会人员应遵守会议纪律，按时出席会议，不得迟到、早退、缺席。会议期间应将手机调至静音或关机状态，不得随意接听电话或离开会场。3.会议记录会议组织者应指定专人负责会议记录，记录会议的主要内容、决议事项、责任人和完成时间等。会议记录应真实、准确、完整，会后及时整理，并交行政部门存档。4.会议决议执行会议决议形成后，相关责任部门和责任人应按照决议要求认真执行，确保决议事项得到落实。行政部门负责对会议决议的执行情况进行跟踪和检查，及时向公司领导汇报执行情况。六、印章管理1.印章种类与保管公司印章分为公章、合同章、财务章等，各类印章应指定专人负责保管。印章保管人员应妥善保管印章，不得随意将印章交与他人使用。印章存放应安全可靠，防止被盗用或丢失。2.印章使用审批使用公司印章应填写印章使用申请表，注明使用事由、使用部门、使用人等信息，经相关领导审批后，方可使用印章。重要文件或合同使用印章时，应经公司法定代表人审批。3.印章使用登记印章保管人员应建立印章使用登记台账，记录印章使用的时间、事由、使用人等信息，确保印章使用情况可追溯。印章使用完毕后，应及时将印章归还保管人员，并在登记台账上签字确认。七、车辆管理1.车辆调度公司车辆由行政部门统一调度管理，各部门如需使用车辆，应提前填写用车申请表，经部门负责人审核后提交行政部门。行政部门根据车辆使用情况和工作需求进行车辆调度，优先保障重要工作和紧急任务的用车需求。2.车辆使用车辆使用人应遵守交通规则，安全驾驶，不得酒后驾车、超速行驶等违规行为。车辆使用人应爱护车辆，定期对车辆进行保养和维护，保持车辆整洁。车辆使用完毕后，应及时将车辆归还公司，并将车辆停放在指定地点。3.车辆维修与保养车辆出现故障或需要维修保养时，车辆使用人应及时向行政部门报告，经批准后到指定的维修厂进行维修保养。行政部门负责对车辆维修保养情况进行监督和检查，确保维修保养质量和费用合理。4.车辆费用管理车辆费用包括燃油费、过路费、停车费、维修保养费等，由行政部门统一核算和报销。车辆使用人应按照规定的标准使用车辆，不得超支费用。如因特殊情况需要超支费用，应提前向行政部门说明原因，并经批准后方可报销。八、安全管理1.消防安全公司应建立健全消防安全管理制度，配备必要的消防器材和设施，如灭火器、消火栓等。定期组织员工进行消防安全培训和演练，提高员工的消防安全意识和应急处置能力。办公区域内严禁私拉乱接电线、违规使用电器设备等，确保消防安全。2.信息安全公司应加强信息安全管理，保护公司的商业秘密和员工的个人信息安全。员工应妥善保管个人账号和密码，不得将账号和密码泄露给他人。禁止在公司电脑上安装未经授权的软件和插件，不得随意访问不安全的网站。3.人员安全加强对员工的安全教育，提高员工的安全意识，防止发生安全事故。办公区域内应保持通道畅通，不得堆放杂物，确保人员通行安全。如发生安全事故，应及时报告公司领导，并采取有效措施进行处理，减少损失。九、考勤管理1.考勤制度公司实行每日考勤制度，员工应按时上下班，不得迟到、早退、旷工。员工上下班应在考勤机上打卡记录考勤情况，如有特殊情况无法打卡，应提前向行政部门说明原因，并填写请假申请单。2.请假管理员工请假应提前填写请假申请单，注明请假事由、请假时间等信息，经部门负责人审批后提交行政部门。请假1天以内（含1天）由部门负责人审批，请假1天以上由部门负责人审核后报分管领导审批，请假3天以上由分管领导审核后报公司总经理审批。员工请假期间应将工作交接给他人，确保工作的正常进行。3.旷工处理未经批准擅自缺勤或请假未获批准而缺勤的，按旷工处理。旷工1天，扣除当日工