建筑工程合同管理制度

建筑工程合同管理制度1.目的为加强公司建筑工程合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，维护公司合法权益，提高经济效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有建筑工程项目相关的合同管理活动，包括但不限于工程勘察、设计、施工、监理、材料设备采购等各类合同。3.基本原则依法签订原则：合同的签订必须遵守国家法律法规，符合国家政策要求。平等自愿原则：合同双方在平等地位上，自愿协商达成一致意见。公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方合法权益。诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同义务。二、合同管理职责1.合同管理部门及职责法务部负责合同文本的合法性审查，确保合同内容符合法律法规要求。参与重大合同的谈判、起草工作，提供法律意见和建议。负责合同纠纷的处理，提供法律支持和解决方案。合约部负责合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等全过程管理。组织合同交底，确保相关部门和人员了解合同主要内容和要求。建立合同台账，对合同执行情况进行跟踪、统计和分析。负责合同价款的审核与结算工作。工程部负责合同项目的具体实施，按照合同要求组织施工、采购等工作。及时向合约部反馈合同执行过程中的问题和情况，提出变更建议。协助合约部进行合同验收工作。财务部负责合同价款的支付审核，按照合同约定和财务制度办理付款手续。对合同执行情况进行财务监督和核算，提供财务分析报告。2.各部门协作职责各部门应积极配合合同管理部门的工作，及时提供相关资料和信息。在合同签订前，各部门应就合同条款进行充分沟通和协商，确保合同内容符合公司整体利益和项目实际需求。在合同履行过程中，各部门应各司其职，密切协作，共同推进合同顺利执行。如出现问题，应及时沟通协调，采取有效措施解决。三、合同签订管理1.合同签订流程项目发起：工程部根据项目需求提出合同签订申请，填写《合同签订申请表》，详细说明合同项目名称、内容、金额、对方单位等信息，并附上相关项目资料。初步审核：合约部收到申请表后，对项目背景、合同必要性、金额合理性等进行初步审核。审核通过后，将申请表及相关资料移交法务部进行合法性审查。法务审查：法务部对合同条款进行合法性审查，重点审查合同主体资格、条款内容、违约责任等方面是否符合法律法规要求。如发现问题，及时与合约部沟通修改。合同起草：合约部根据审核意见和项目实际情况起草合同文本。合同文本应明确双方权利义务、工程范围、质量标准、价款支付、工期要求、违约责任等主要条款。再次审核：合约部将起草好的合同文本提交各相关部门进行会签审核。各部门应从专业角度对合同条款进行审核，提出修改意见和建议。合约部汇总各部门意见后，对合同文本进行修改完善。领导审批：修改后的合同文本提交公司领导审批。领导根据公司整体利益和项目情况进行审批决策。合同签订：经领导审批同意后，由公司法定代表人或其授权代表与对方签订合同。签订合同前，应仔细核对合同文本与审批意见是否一致，确保合同签订的准确性和完整性。2.合同文本要求合同文本应使用规范的语言文字，表述清晰、准确、完整，避免歧义。合同条款应符合法律法规和行业标准要求，明确双方权利义务，具有可操作性。合同应包含必要的附件，如工程图纸、技术规范、质量标准、工程量清单等，附件应与合同正文具有同等法律效力。合同文本如有修改或补充，应采用书面形式，并由双方签字（盖章）确认。四、合同履行管理1.合同交底合约部在合同签订后，应及时组织合同交底会议，向工程部、财务部等相关部门和人员详细介绍合同主要内容和要求。合同交底内容应包括合同标的、双方权利义务、工程进度要求、质量标准、价款支付方式、违约责任等方面，确保相关人员熟悉合同条款，明确各自职责。2.履行跟踪工程部负责按照合同要求组织项目实施，定期向合约部汇报合同执行情况，包括工程进度、质量状况、存在问题等。合约部应建立合同履行台账，对合同执行情况进行实时跟踪和记录。及时发现合同履行过程中的偏差，分析原因，采取有效措施进行纠正。财务部按照合同约定和财务制度办理价款支付手续，对合同付款情况进行统计和分析，确保付款符合合同要求和公司财务规定。3.变更管理合同履行过程中如需变更合同内容，应按照以下程序进行：提出变更申请：由工程部或其他相关部门根据项目实际情况提出合同变更申请，填写《合同变更申请表》，详细说明变更原因、内容、对合同价款和工期的影响等。审核评估：合约部收到申请表后，对变更事项进行审核评估。涉及价款变更的，应会同财务部进行成本核算；涉及工期变更的，应评估对项目整体进度的影响。审核通过后，将申请表及相关资料移交法务部进行合法性审查。法务审查：法务部对变更条款的合法性进行审查，确保变更后的合同内容符合法律法规要求。协商签订：经法务审查通过后，由合约部与对方就变更事项进行协商，达成一致意见后签订《合同变更协议》。《合同变更协议》作为原合同的补充文件，具有同等法律效力。变更协议签订后，合约部应及时将变更内容通知相关部门和人员，并对合同履行台账进行更新。五、合同验收管理1.验收申请工程完工后，工程部应按照合同要求进行自查，自查合格后向合约部提交《合同验收申请表》，申请合同验收。申请表应包括工程概况、施工情况、自查结果等内容，并附上相关验收资料。2.验收组织合约部收到验收申请后，组织工程部、财务部等相关部门及人员组成验收小组，对合同项目进行验收。验收小组应按照合同约定的质量标准、工程范围、工期要求等对项目进行全面检查，包括工程实体质量、资料完整性等方面。3.验收报告验收结束后，验收小组应出具《合同验收报告》，报告应明确验收结论，对验收合格的项目，各方签字确认；对验收不合格的项目，应提出整改意见，要求工程部限期整改后重新申请验收。合约部将验收报告存档，并根据验收情况办理相关手续，如支付尾款、结算价款等。六、合同结算管理1.结算申请工程竣工验收合格后，工程部应及时向合约部提交《合同结算申请表》，申请合同结算。申请表应包括工程结算金额、结算依据、已付款情况、应付款余额等内容，并附上相关结算资料，如竣工图纸、工程量清单、工程变更单、签证单等。2.结算审核合约部收到结算申请后，对结算资料进行审核。审核内容包括工程量计算是否准确、单价套用是否合理、费用计取是否合规等。如有疑问，可要求工程部提供补充资料或进行解释说明。合约部审核完成后，将结算资料及审核意见提交财务部进行财务审核。财务部主要审核结算金额与合同约定价款是否相符、付款情况是否符合财务制度等。3.结算确认经合约部和财务部审核通过后，由合约部与对方就结算金额进行协商确认。如双方达成一致意见，签订《合同结算协议》；如存在争议，应通过协商或其他合法途径解决。《合同结算协议》签订后，合约部负责办理结算款项的支付手续，财务部按照协议约定进行付款操作。七、合同终止管理1.终止情形合同期满，双方履行完毕合同约定的全部义务，合同自然终止。合同因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因无法继续履行，双方协商一致解除合同。一方严重违反合同约定，另一方依法解除合同。合同履行过程中，因政策调整、项目取消等原因导致合同无法继续履行，经双方协商一致终止合同。2.终止程序合同终止时，由提出终止方填写《合同终止申请表》，详细说明终止原因、终止时间等内容，并附上相关证明材料。合约部收到申请表后，对终止事项进行审核。审核通过后，将申请表及相关资料移交法务部进行合法性审查。法务部审查通过后，合约部组织相关部门与对方就合同终止事宜进行协商，办理合同终止手续，包括清理债权债务、交接相关资料等。合同终止后，合约部负责对合同执行情况进行总结分析，将相关资料整理归档。八、合同档案管理1.档案收集合同管理过程中形成的各类文件资料，包括合同文本、合同变更协议、验收报告、结算协议、往来信函等，均应及时收集整理。各部门应指定专人负责本部门合同资料的收集工作，确保资料的完整性和准确性，并定期移交合约部统一保管。2.档案整理合约部收到各部门移交的合同资料后，按照合同类别、项目名称、时间顺序等进行分类整理，编制档案目录。对每份合同档案，应将相关资料装订成册，确保档案的整齐、规范。3.档案保管合同档案应妥善保管，存放于专门的档案柜或档案室，并采取必要的防潮、防火、防虫等措施。建立合同档案借阅制度，严格限制档案借阅范围和借阅手续。借阅人员需填写《合同档案借阅申请表》，经部门负责人和合约部负责人批准后方可借阅，并在规定时间内归还。4.档案销毁合同档案保管期限届满后，由合约部提出档案销毁申请，填写《合同档案销毁申请表》，说明销毁档案的名称、数量、保管期限等内容。经公司领导批准后，由合约部会同相关部门对拟销毁的档案进行清点核对，确保销毁档案的准确性和完整性。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁过程符合规定要求。销毁后，监销人员应在销毁申请表上签字确认。九、合同纠纷处理1.纠纷预防加强合同签订管理，确保合同条款明确、具体、合法，避免因合同漏洞引发纠纷。严格合同履行过程管理，及时跟踪合同执行情况，发现问题及时解决，避免矛盾积累。加强对相关人员的合同法律法规培训，提高合同意识和风险防范能力。2.纠纷处理程序合同纠纷发生后，责任部门应及时向合约部报告，合约部会同法务部对纠纷情况进行调查了解，分析纠纷原因，制定处理方案。如纠纷能够协商解决，由合约部代表公司与对方进行协商谈判，争取达成和解协议。协商过程中，应充分听取法务部意见，确保协商结果合法有效。如协商无法解决，应及时启动法律程序。由法务部负责起草法律文书，代表公司参