仓库发货管理流程

仓库发货管理流程本流程旨在规范仓库发货操作，确保货物准确、及时、安全地交付给客户，提高客户满意度，同时有效管理库存，降低库存成本，保障公司业务的顺利进行。二、适用范围本流程适用于公司仓库所有货物的发货操作，包括但不限于成品、半成品、原材料等。三、职责分工销售部门1.负责接收客户订单，对订单信息进行审核和确认，确保订单内容准确无误。2.将审核后的订单及时传递给仓库部门，并跟踪订单发货进度，与客户保持沟通，解答客户关于发货的疑问。仓库部门1.负责根据销售部门传递的订单，组织货物的拣选、包装、发货等工作。2.对库存货物进行管理，确保库存数量准确，质量合格，合理安排货物存储位置，便于发货操作。3.负责发货过程中的货物交接、运输安排等工作，与物流供应商协调沟通，确保货物安全、及时送达客户手中。4.定期对发货数据进行统计和分析，反馈给相关部门，为库存管理和销售决策提供依据。财务部门1.负责审核发货订单的财务信息，确保货款到账或具备相应的信用额度，防止坏账风险。2.根据发货情况进行账务处理，记录货物发出数量、金额等信息，定期与仓库部门核对账目，保证账实相符。质量部门1.负责对发货货物进行质量抽检，确保发出货物符合质量标准。2.对发货过程中发现的质量问题进行跟踪处理，与相关部门沟通协调，采取有效措施解决问题，防止不合格产品流入客户手中。四、发货流程订单接收与审核1.销售部门收到客户订单后，首先对订单内容进行初步审核，包括客户信息、产品规格、数量、交货期、价格等，确保订单信息完整、准确。2.对于审核过程中发现的问题，如订单信息不清晰、产品规格不符、交货期不合理等，及时与客户沟通，核实情况并进行相应调整。3.审核通过后的订单，销售部门将其录入公司销售管理系统，并将订单详细信息传递给仓库部门。传递方式可采用电子文档（如Excel表格、PDF格式等）或系统接口对接，确保信息准确无误。库存查询与准备1.仓库部门收到销售部门传递的订单后，立即在库存管理系统中查询订单所需货物的库存情况。2.确认库存数量是否满足订单需求，若库存充足，标记相应货物为"待发货"状态，并记录库存实际数量；若库存不足，及时反馈给销售部门，说明缺货情况及预计补货时间。3.根据订单要求，准备相应的包装材料，如纸箱、包装袋、泡沫板等，并确保包装材料质量良好，数量充足。包装材料应根据产品特性进行选择，以保证货物在运输过程中不受损坏。4.在发货前，对货物进行再次核对，检查货物外观、规格、型号等是否与订单一致，确保货物质量合格。货物拣选1.根据订单信息和库存系统标记，仓库工作人员按照先进先出、近效期先出等原则进行货物拣选。2.在拣选过程中，使用专门的拣选工具（如托盘车、叉车、手推车等），将货物从存储位置搬运至发货区域。对于体积较大、重量较重的货物，应安排足够的人力进行搬运，确保操作安全。3.每完成一单货物的拣选，在货物上或其外包装上粘贴订单标识，注明订单编号、产品名称、规格、数量等信息，以便后续核对和识别。4.拣选完成后，对发货区域的货物进行再次核对，确保拣选的货物与订单要求完全一致。若发现拣选错误，及时纠正并重新拣选正确的货物。货物包装1.将拣选好的货物按照包装要求进行包装。对于易碎品，应在包装内填充足够的缓冲材料，如泡沫、气垫等，防止货物在运输过程中因碰撞而损坏。2.对于需要组装或配套的产品，在包装前进行组装和配套检查，确保产品组装完整、配件齐全。3.在包装过程中，注意将货物摆放整齐、紧凑，避免货物在包装内晃动、碰撞。包装完成后，使用胶带、绳索等工具将包装封好，确保包装牢固，不易散开。4.在包装外表面贴上发货标签，标签内容应包括订单编号、收货地址、联系电话、产品名称、规格、数量、重量等信息，以便物流运输和客户识别。发货单制作1.仓库发货人员根据发货订单和实际发货情况，在公司发货管理系统中制作发货单。发货单内容应与订单信息一致，包括客户信息、产品信息、发货数量、发货日期等。2.发货单制作完成后，进行打印，并由发货人员签字确认。发货单一式多联，分别用于仓库留存、财务记账、物流运输等。3.将发货单各联整理齐全，与货物一起进行交接。仓库留存联按照日期、订单编号等顺序进行归档，以便日后查询和核对。货物交接与运输安排1.仓库发货人员在货物包装和发货单制作完成后，通知物流供应商安排提货。与物流供应商进行货物交接时，双方需在发货清单上签字确认，明确货物的名称、规格、数量、包装状况等信息。2.对于贵重物品、易碎品或有特殊运输要求的货物，仓库发货人员应向物流供应商详细说明运输注意事项，并要求其采取相应的防护措施。3.物流供应商提货后，仓库发货人员及时跟踪货物运输情况，确保货物按时、安全送达客户手中。如发现运输过程中出现问题（如货物丢失、损坏、延误等），及时与物流供应商沟通协调，采取措施解决问题，并向销售部门反馈相关情况。4.在货物送达客户后，要求物流供应商提供送货回执单或签收证明，作为货物已交付的凭证。仓库发货人员将送货回执单或签收证明与发货单一起进行整理归档，作为发货完成的依据。发货记录与统计1.仓库发货人员在发货完成后，及时在库存管理系统中更新库存信息，减少相应货物的库存数量，并记录发货时间、发货数量、客户名称等发货明细。2.定期（如每日、每周、每月）对发货数据进行统计和分析，生成发货报表。发货报表内容包括发货订单数量、发货产品种类、发货金额、客户分布等信息，以便公司管理层了解发货情况，为销售决策、库存管理等提供数据支持。3.将发货报表发送给销售部门、财务部门等相关部门，各部门根据报表数据进行相应的分析和处理。如销售部门可根据发货数据评估市场需求，调整销售策略；财务部门可根据发货金额进行账务核算和应收账款管理。五、特殊情况处理订单变更1.在发货前，如果客户提出订单变更要求（如产品规格、数量、交货期等变更），销售部门应及时与客户沟通确认变更内容，并将变更后的订单信息传递给仓库部门。2.仓库部门根据变更后的订单信息，对已拣选、包装的货物进行相应调整。如涉及货物更换，将原货物退回库存，并按照新订单要求重新拣选、包装；如涉及数量变更，对已包装的货物进行数量增减处理。3.在处理订单变更过程中，仓库部门应记录变更原因、变更内容、处理过程等信息，确保订单变更处理的可追溯性。缺货处理1.当库存不足无法满足订单需求时，仓库部门应立即通知销售部门，并提供缺货货物的详细信息，包括产品名称、规格、预计补货时间等。2.销售部门与客户沟通，说明缺货情况，协商解决方案。解决方案可包括以下几种：等待补货：与客户协商确定补货后的发货时间，客户同意等待补货后发货。部分发货：在库存允许的情况下，先发出部分货物，剩余货物待补货后再发。替代产品：推荐客户使用类似的替代产品，并说明替代产品的特点和优势，如客户同意，按照替代产品进行发货。3.仓库部门根据协商确定的解决方案进行相应处理。如为等待补货情况，在库存管理系统中对订单进行标记，待补货到货后及时发货；如为部分发货情况，按照订单要求拣选、包装部分货物，并制作相应的发货单；如为替代产品发货情况，确保替代产品符合客户需求，按照替代产品发货流程进行操作。质量问题处理1.在发货质量抽检过程中，如发现货物存在质量问题，质量部门应立即通知仓库部门停止发货，并对问题货物进行隔离标识。2.质量部门对质量问题进行详细调查和分析，确定问题原因和责任部门。如问题较为严重，组织相关部门召开质量问题分析会议，共同商讨解决方案。3.根据质量问题的处理结果，采取相应措施：返工处理：对于一些可以通过返工解决质量问题的货物，安排专人进行返工，返工完成后重新进行质量检验，合格后方可发货。换货处理：为客户更换合格的产品，将问题产品退回仓库或供应商进行处理。换货过程中，确保新发货产品的包装、发货时间等符合客户要求。补货处理：如因质量问题导致发货数量不足，及时补货并发货给客户。4.在处理质量问题过程中，仓库部门配合质量部门做好货物的清点、隔离、返工、换货等工作，记录质量问题处理过程和结果，包括问题描述、处理措施、处理时间、责任人等信息，以便后续跟踪和追溯。六、流程监控与考核1.设立专门的流程监控岗位或由仓库主管负责对发货管理流程进行日常监控，确保各环节操作符合流程要求。2.定期对发货数据进行抽查核对，检查发货订单信息与实际发货情况是否一致，库存数量是否准确，发货记录是否完整等。如发现问题，及时督促相关人员进行整改，并记录问题及整改情况。3.根据发货管理流程的执行情况，制定相应的考核指标，如发货准确率、发货及时率、客户满意度等。对各部门及相关人员进行考核评价，将考核结果与绩效挂钩，激励员工严格执行流程，提高发货管理水平。4.定期对发货管理流程进行评估和优化，根据业务发展和实际操作中出现的问题，及时调整流程环节、职责分工、操作规范等内容，确保流程的科学性、合理性和有效性。七、相关表单与记录1.订单信息表：记录客户订单的详细信息，包括客户名称、地址、联系电话、产品规格、数量、交货期、价格等。2.库存查询表：查询订单所需货物的库存情况，记录库存数量、存储位置、是否可用等信息。3.发货单：发货时制作的单据，包含订单编号、收货地址、联系电话、产品名称、规格、数量、重量、发货日期、发货人等信息。4.送货回执单：物流供应商送货后由客户签字确认的回执，证明货物已送达客户手中，记录送货日期、客户签收情况等信息。5.发货记录台账：仓库发货人员记录每次发货的详细情况，包括订单编号、发货日期、发货产品名称、规格、数量、客户名称、物流单号等信息，用于发货数据的统计和查询。6.质量检验报告：质量部门对发货货物进行质量抽检后出具的报告，记录检验结果、问题描述、处理意见等信息。