档案管理流程及制度

档案管理流程及制度档案作为组织或个人在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，对于维护历史真实面貌、提供决策依据、保障组织运营等方面都有着至关重要的作用。为了加强档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，特制定本档案管理流程及制度。二、档案管理原则1.集中统一管理原则所有档案由档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化和系统化。2.真实性原则档案内容必须真实反映组织或个人的实际活动，不得伪造、篡改。3.完整性原则保证档案的齐全、完整，涵盖组织或个人各项活动的各个方面。4.保密性原则对涉及机密的档案严格保密，防止信息泄露。5.方便利用原则建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查询和利用。三、档案管理流程（一）档案收集1.收集范围本组织在各项工作中形成的文件、资料、图表、数据、合同、协议、会议记录、工作计划、总结等。上级机关下发的与本组织相关的文件、指示、通知等。下级单位报送的请示、报告、报表等。其他有保存价值的材料。2.收集渠道各部门指定专人负责定期向档案管理部门移交本部门形成的档案材料。对于重要活动、项目形成的档案，由项目负责人在活动结束或项目完成后及时整理并移交档案管理部门。通过文件交换、网络传输等方式接收上级机关、下级单位及其他相关单位发来的应归档文件。3.收集要求各部门移交的档案材料应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。电子文件应按照规定的格式和存储要求进行整理，并与纸质文件对应一致。（二）档案整理1.分类标准根据档案的形成来源、时间、内容等因素，采用年度机构（问题）保管期限分类法进行分类。年度：按照文件形成的年度进行划分。机构（问题）：根据文件的形成部门或涉及的问题进行分类。保管期限：分为永久、长期（1650年）、短期（15年以下）三种。2.整理步骤装订：去除文件上的金属物，将纸张对齐，采用线装或胶装等方式进行装订。分类：按照分类标准对文件进行分类，确定每份文件的类别和保管期限。编号：为每份文件编制唯一的档号，档号由年度、机构（问题）代码、保管期限代码、顺序号组成。编目：填写卷内文件目录，包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页号、备注等项目。装盒：将整理好的文件装入档案盒，并在盒脊上填写盒号、年度、机构（问题）、保管期限等信息。（三）档案编目与检索1.编制全宗卷全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷。全宗卷应随全宗的管理活动同步形成，主要内容包括全宗介绍、档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等方面的材料。2.编制检索工具案卷目录：以案卷为单位，按照一定的顺序排列，记录案卷的档号、题名、保管期限、起止日期、页数等信息。文件级目录：以每份文件为单位，详细记录文件的编号、责任者、文号、题名、日期、页号等信息，方便进行精确查询。电子检索系统：建立档案电子检索数据库，将档案目录信息录入系统，通过计算机进行检索，提高检索效率。（四）档案存储1.存储环境要求档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘等设施设备，确保档案的安全。2.存储方式纸质档案应存放在档案架或档案柜中，按照分类顺序排列，便于查找和管理。电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放。照片、录音、录像等特殊载体档案应按照其特性进行单独存储，并做好标识和保护。（五）档案鉴定与销毁1.鉴定工作定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否还有继续保存的价值。成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门专家和相关领导组成，对档案进行逐卷审查鉴定。鉴定时应综合考虑档案的内容、来源、时间、重要性等因素，根据鉴定标准确定档案的存毁。2.销毁工作对经过鉴定确无保存价值的档案，编制销毁清册，注明档案的题名、档号、文号、日期、保管期限等信息。销毁清册需经档案鉴定小组负责人审核签字，并报主管领导批准。档案销毁应在指定的地点进行，由两人以上监销，确保销毁彻底。销毁后，监销人员应在销毁清册上签字确认。（六）档案利用1.利用范围本组织内部人员因工作需要查阅、借阅档案；外单位因工作需要查阅档案，须经本组织主管领导批准。2.利用手续查阅：查阅档案时，查阅人员应填写查阅登记表，注明查阅时间、内容、目的等信息。档案管理部门应提供必要的查阅场所和设备，并安排专人负责协助查阅。借阅：借阅档案须填写借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏、丢失档案。3.利用登记对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，记录查阅、借阅人员姓名、时间、内容、归还情况等信息，以便跟踪档案利用情况，保证档案的安全和完整。四、档案管理制度（一）档案管理人员职责1.档案管理部门负责人职责全面负责档案管理部门的工作，制定档案管理工作计划和规章制度，并组织实施。指导、监督和检查各部门的档案工作，协调解决档案管理工作中的问题。组织档案的收集、整理、编目、存储、鉴定、销毁等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。负责档案信息资源的开发利用，为组织的各项工作提供档案支持和服务。组织档案管理人员的业务培训和考核，提高档案管理人员的业务水平。2.档案管理人员职责认真贯彻执行档案管理的法律法规和本单位的档案管理制度，做好档案管理的各项具体工作。负责档案的收集、整理、编目、存储、鉴定、销毁等日常管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。建立和维护档案检索系统，为档案利用提供便利条件。负责接待档案查阅、借阅人员，办理查阅、借阅手续，做好档案利用登记工作。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施解决。参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和备份等工作。（二）档案保密制度1.严格遵守国家有关保密法律法规，对档案管理工作中涉及的机密信息严格保密。2.档案管理人员应增强保密意识，严格遵守保密纪律，不得泄露档案内容。3.对机密档案应实行专人专柜保管，严格限制查阅范围，未经批准，不得擅自扩大。4.在档案利用过程中，查阅人员应遵守保密规定，不得将档案内容泄露给无关人员。如需摘录、复制档案内容，应经档案管理部门负责人批准。5.对档案存储场所应加强安全保卫措施，防止档案被盗、被窃或因其他原因导致机密信息泄露。（三）档案信息化管理制度1.建立档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。2.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。3.按照档案数字化技术标准和规范，对纸质档案进行数字化处理，保证数字化档案的质量。4.定期对档案信息化管理系统的数据进行备份，备份数据应异地存放，防止数据丢失。5.加强对档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止数据被非法访问、篡改或删除。6.随着信息技术的发展，不断优化档案信息化管理系统，提高档案管理的效率和水平。（四）档案库房管理制度1.档案库房应保持整洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案造成损害。2.严格控制档案库房的温度、湿度，配备必要的温湿度调节设备，确保档案存储环境符合要求。3.档案库房应安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘等设施设备，并定期进行检查和维护，确保设施设备正常运行。4.档案库房应设置专人负责管理，无关人员未经许可不得进入。5.存放档案的档案架、档案柜应排列整齐，标识清晰，便于查找和管理。6.定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理，并做好记录。（五）档案统计制度1.建立档案统计工作制度，对档案的收集、整理、编目、存储、鉴定、销毁、利用等情况进行统计。2.档案管理人员应按照规定的统计报表格式和要求，定期填写档案统计报表，并及时报送档案管理部门负责人。3.档案统计报表应数据准确、内容完整，如实反映档案管理工作的实际情况。4.对档案统计数据进行分析研究，总结档案管理工作中的经验教训，为改进档案管理工作提供依据。五、附则1.本档案管理流程及制度自发布之日起施行。2.本档案管