财务报帐制度

财务报帐制度1.目的本制度旨在规范公司财务报帐流程，加强财务管理，确保公司各项经济业务的财务处理准确、及时、合规，保障公司资金的安全与有效使用，提高公司财务管理水平和经济效益。2.适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构、子公司（以下统称"公司"）。3.基本原则真实性原则：报帐凭证及相关资料必须真实反映经济业务的实际发生情况，不得弄虚作假。合法性原则：报帐业务必须符合国家法律法规、财经纪律以及公司内部规章制度的要求。准确性原则：报帐凭证的填写、计算必须准确无误，各项数据应与实际业务相符。完整性原则：报帐所需的各类凭证、资料应齐全完整，手续完备。及时性原则：报帐人员应在规定时间内办理报帐手续，确保财务信息的及时传递和处理。二、报帐审批流程1.一般流程业务发生：公司员工开展各项经济业务活动，取得相应的原始凭证。整理粘贴：报帐人员对原始凭证进行分类整理，按照公司规定的格式粘贴在报帐粘贴单上。填写报帐单：报帐人员根据业务内容准确填写报帐单，注明报帐日期、业务内容、金额、附件张数等信息，并签字确认。部门负责人审核：部门负责人对报帐业务的真实性、合理性、必要性进行审核，确认无误后签字审批。财务审核：财务部门对报帐凭证的合法性、合规性、准确性进行审核，重点审核原始凭证是否真实有效、报帐金额是否符合标准、审批手续是否齐全等。财务审核通过后，财务人员签字。分管领导审批：根据公司授权，分管领导对报帐事项进行最终审批，签字确认。财务报销：报帐人员将审批通过的报帐凭证提交财务部门，财务人员按照规定办理报销付款手续。2.特殊情况重大事项报帐：对于涉及金额较大、影响重大的经济业务报帐，需经总经理办公会或董事会审议通过后，方可按照上述流程进行报帐。紧急事项报帐：因紧急情况需要预先支付款项的，报帐人员应填写借款单，注明借款原因、金额、预计还款日期等信息，按照借款审批流程进行审批。借款后应及时办理报帐冲销手续，原则上借款期限不得超过[X]个工作日。三、报帐凭证要求1.原始凭证基本要求真实性：原始凭证必须是由经济业务发生时取得的，具有法律效力的证明文件，如发票、收据、合同、协议等。凭证上应注明业务内容、日期、数量、单价、金额等详细信息，且内容必须真实、可靠，不得虚构或篡改。合法性：原始凭证必须符合国家法律法规和财经制度的规定。发票应是税务部门统一监制的正规发票，发票上应加盖发票专用章；行政事业性收费收据应加盖财政部门监制章；自制原始凭证应符合公司内部规定的格式和要求，并由相关负责人签字确认。完整性：原始凭证应具备的要素齐全，包括凭证名称、填制日期、填制单位名称或填制人姓名、经办人员签名或盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额等。对于从外单位取得的原始凭证，如有遗失，应取得原开出单位盖有公章的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后，才能代作原始凭证。时效性：原始凭证应在经济业务发生或完成时及时取得，并在规定时间内办理报帐手续。对于超过规定期限的原始凭证，财务部门有权不予受理。2.报帐粘贴单要求整齐规范：报帐粘贴单应使用公司统一印制的格式，将原始凭证按照从上到下、从左到右的顺序整齐粘贴在粘贴单上，不得超出粘贴单范围。分类粘贴：不同类型的原始凭证应分类粘贴，如发票、收据、车票、差旅费报销单等应分别粘贴，并注明类别。注明用途：在每张原始凭证的右上角注明该凭证的用途或所属业务事项，以便于审核和查询。粘贴牢固：原始凭证应粘贴牢固，防止在传递和整理过程中脱落。对于纸张较大的原始凭证，可先进行折叠，使其大小与粘贴单一致，但应注意折叠后的凭证内容完整、易于查看。3.报帐单填写要求清晰准确：报帐单应使用黑色或蓝色中性笔填写，字迹工整、清晰，不得涂改。各项内容应填写完整，包括报帐日期、业务内容、金额（大写和小写）、附件张数、报帐人姓名、部门等信息。对应一致：报帐单上的金额应与所附原始凭证的金额一致，业务内容应与原始凭证相符。如报帐涉及多个项目或明细，应分别填写并注明合计金额。审批签字：报帐单必须由报帐人、部门负责人、财务审核人员、分管领导等相关人员签字确认，签字应清晰可辨，不得代签。四、各类费用报帐规定1.差旅费定义：差旅费是指公司员工因公务需要到常住地以外地区出差所发生的交通、住宿、伙食补贴、市内交通等费用。报销标准交通费用：根据出差的实际情况和级别，选择合适的交通工具，并按照公司规定的标准报销。如飞机票应选择经济舱，火车应选择硬座、硬卧或动车二等座等。特殊情况需要乘坐飞机头等舱、火车软卧或其他交通工具的，需经分管领导批准。住宿费用：按照出差地区的不同，分为不同的住宿标准档次。员工应选择符合标准的酒店或住宿场所，并取得正规发票。实际发生的住宿费用超过标准的部分，由个人自理。伙食补贴：按照出差自然（日历）天数计算，每人每天补贴标准为[X]元。在公司内部食堂或招待所就餐的，不发放伙食补贴。市内交通补贴：按照出差自然（日历）天数计算，每人每天补贴标准为[X]元。乘坐公共交通工具或公司派车的，不再报销市内交通费。报销凭证：报销差旅费时，应提供出差审批单、机票、火车票、汽车票、住宿费发票、餐饮发票、市内交通发票等相关凭证。出差审批单应注明出差事由、地点、时间、预计费用等信息，并经部门负责人和分管领导审批。2.业务招待费定义：业务招待费是指公司为业务经营的合理需要而支付的招待费用，包括宴请、礼品、娱乐等支出。报销标准：业务招待费应严格控制，遵循必要、合理、适度的原则。单次业务招待费支出金额在[X]元以下的，由分管领导审批；超过[X]元的，需经总经理审批。业务招待费报销时，应注明招待对象、事由、时间、地点等信息。报销凭证：报销业务招待费时，应提供发票、消费清单、招待审批单等相关凭证。发票上应注明招待内容、消费金额等信息，消费清单应详细列出各项消费明细。招待审批单应经相关领导签字确认，明确招待的必要性和合理性。3.办公用品及低值易耗品定义：办公用品是指公司日常办公所需的文具、纸张、电脑耗材等物品；低值易耗品是指单位价值较低、使用期限较短的劳动资料，如办公家具、工具、仪器等。采购流程：办公用品及低值易耗品的采购应按照公司采购管理制度执行。各部门根据实际需求填写采购申请单，经部门负责人审核后提交至采购部门。采购部门统一进行采购，确保所采购的物品符合公司要求和质量标准。报销规定：报销办公用品及低值易耗品费用时，应提供发票、采购清单、入库单等相关凭证。采购清单应详细列出所购物品的名称、规格、数量、单价、金额等信息，入库单应由仓库管理人员签字确认，证明物品已验收入库。4.会议费定义：会议费是指公司召开各类会议所发生的场地租赁、资料印刷、餐饮、住宿等费用。报销标准：会议费应按照公司批准的会议预算执行，严格控制费用支出。会议费报销时，应提供会议通知、会议议程、参会人员名单、发票、费用明细清单等相关凭证。会议通知应注明会议名称、时间、地点、参会人员、会议内容等信息；会议议程应详细列出会议的各项议题和时间安排；费用明细清单应明确各项费用的支出情况。审批流程：会议主办部门应提前编制会议预算，经分管领导审批后报财务部门备案。会议结束后，按照报帐审批流程进行报销，财务部门对会议费的支出情况进行审核，确保费用支出符合预算和规定。5.通讯费定义：通讯费是指公司员工因工作需要发生的手机话费、固定电话费等费用。报销标准：公司根据员工的工作岗位和业务需求，制定不同的通讯费报销标准。员工应按照公司规定的标准在限额内报销通讯费用，超出部分由个人自理。报销凭证：报销通讯费时，应提供正规的通讯费发票，并注明手机号码或固定电话号码、费用所属期间等信息。发票抬头应与公司名称一致。五、报帐时间规定1.日常报帐员工应在经济业务发生后的[X]个工作日内整理好报帐凭证，并按照报帐审批流程办理报帐手续。每月[X]日前，各部门应将上月已审批通过的报帐凭证提交至财务部门，财务部门在收到报帐凭证后的[X]个工作日内完成报销付款手续。2.特殊情况对于出差等临时性业务，报帐人员应在出差返回后的[X]个工作日内办理报帐手续。因特殊原因未能在规定时间内报帐的，报帐人员应向财务部门说明原因，并提交书面申请，经财务部门同意后，可适当延长报帐时间，但最长不得超过[X]个工作日。六、财务审核要点1.合法性审核审核报帐凭证是否符合国家法律法规、财经制度以及公司内部规定的要求，如发票是否真实有效、印章是否齐全、报销标准是否合规等。检查报帐业务是否存在违反法律法规的行为，如是否存在虚开发票、套取资金等情况。2.真实性审核核实报帐业务是否真实发生，原始凭证所反映的经济业务内容与实际情况是否相符，相关人员签字是否真实。检查报帐凭证之间的逻辑关系是否合理，如发票金额与报帐单金额是否一致、附件张数与报帐单注明的附件数量是否相符等。3.准确性审核审核报帐凭证的填写是否准确无误，各项数据计算是否正确，如金额大小写是否一致、日期是否正确等。检查报帐凭证的摘要是否清晰、准确地反映了业务内容，便于财务核算和查询。4.完整性审核确认报帐所需的各类凭证、资料是否齐全，如发票、收据、合同、审批单、清单等是否完整无缺。检查报帐手续是否完备，相关人员签字是否齐全，是否按照规定的审批流程进行审批。七、报帐差错处理1.发现差错财务部门在审核报帐凭证或日常财务核算过程中发现报帐差错时，应及时通知报帐人员。报帐人员在收到通知后，应认真核对差错情况，确认无误后配合财务部门进行处理。2.差错处理方式更正补充：对于一般性的报帐差错，如凭证填写错误、附件缺失等，报帐人员应在规定时间内按照正确的内容进行更正或补充相关资料，并重新提交财务部门审核。重新报帐：对于因业务事实不清、原始凭证虚假等原因导致的报帐差错，报帐人员应重新核实业务情况，取得真实有效的原始凭证