中小企业采购管理制度-新

中小企业采购管理制度-新1.目的本采购管理制度旨在规范中小企业的采购行为，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，满足企业生产经营的需要。2.适用范围本制度适用于中小企业内所有采购活动，包括但不限于原材料、零部件、设备、办公用品、服务等的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定。效益原则：追求采购活动的经济效益最大化，同时兼顾社会效益。诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系。质量优先原则：确保所采购物资和服务的质量符合企业要求。二、采购组织与职责1.采购部门采购部门职责负责制定采购计划和预算。寻找、筛选、评估和选择合格供应商。组织采购谈判，签订采购合同。跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。建立和维护供应商档案。采购人员岗位职责采购专员协助采购主管制定采购计划和预算。负责具体采购任务的执行，包括询价、比价、议价等。与供应商沟通协调，跟进采购订单的下达、生产、发货及到货情况。收集整理采购相关资料，建立采购文档。采购主管负责采购部门的日常管理工作。审核采购计划和预算，确保其合理性。指导和监督采购专员的工作，对采购结果负责。定期评估供应商，优化供应商结构。2.其他相关部门需求部门根据生产经营需要，提出物资和服务的采购需求。参与采购技术标准的制定和采购合同的评审。协助采购部门进行到货验收。财务部门负责审核采购预算和采购合同。办理采购款项的支付手续。对采购成本进行核算和分析。质量部门制定采购物资的质量标准和验收规范。参与采购合同的评审，提出质量方面的意见和建议。负责采购物资的到货验收和质量检验。三、采购流程1.采购需求提出需求部门根据生产经营计划、库存状况等，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、需求时间等信息，并提交部门负责人审核。部门负责人对采购需求的合理性、必要性进行审核，审核通过后提交给采购部门。2.采购计划制定采购部门收到《采购申请表》后，结合库存情况、市场供应情况等，制定采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、采购时间、采购预算等内容。采购计划经采购主管审核后，报企业分管领导审批。3.供应商选择与评估采购人员根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，筛选标准包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等。对筛选后的供应商进行实地考察或评估，了解其实际情况。评估内容可包括企业规模、生产设备、工艺流程、质量管理体系、人员素质等。建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果、合作历史等。4.采购谈判与合同签订采购人员与选定的供应商进行采购谈判，就采购物资或服务的价格、质量、交货期、付款方式、售后服务等条款进行协商。谈判达成一致后，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同条款合法、合规、合理。采购合同经采购部门审核、企业法务部门审查、分管领导审批后，由双方法定代表人或授权代表签字盖章生效。5.采购订单下达采购人员根据采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、交货时间、交货地点等信息。采购订单下达后，及时与供应商沟通确认，确保供应商收到订单并理解订单要求。6.采购跟踪与催货采购人员定期跟踪采购订单的执行情况，了解供应商的生产进度、发货情况等。对于即将到期的采购订单，及时提醒供应商按时交货。如发现供应商可能无法按时交货，应及时与供应商沟通，了解原因，并采取相应的措施，如协商调整交货期、寻求替代供应商等。7.到货验收采购物资到货前，采购人员应通知需求部门和质量部门做好验收准备。质量部门按照质量标准和验收规范对采购物资进行检验，检验内容包括外观、数量、规格、型号、性能等。需求部门对采购物资的适用性进行验收，确认是否符合生产经营需要。验收合格的采购物资，由验收人员在《验收单》上签字确认；验收不合格的采购物资，应及时与供应商沟通协商解决，如退货、换货、补货等。8.采购付款采购物资验收合格后，采购人员应及时整理相关资料，如采购合同、采购订单、验收单、发票等，提交给财务部门。财务部门对提交的资料进行审核，审核无误后，按照采购合同约定的付款方式和时间办理付款手续。四、采购预算管理1.采购预算编制采购部门根据企业年度生产经营计划和采购计划，编制采购预算草案。采购预算草案应包括采购物资和服务的种类、数量、价格、金额等内容。采购预算草案经财务部门审核、企业分管领导审批后，作为企业年度预算的一部分下达执行。2.采购预算执行采购部门应严格按照采购预算执行采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行申请和审批。财务部门对采购预算的执行情况进行监控，定期分析采购预算与实际采购支出的差异，及时发现问题并提出改进措施。3.采购预算调整当出现以下情况时，可申请采购预算调整：市场价格波动较大，导致原采购预算无法满足采购需求。企业生产经营计划调整，导致采购需求发生变化。其他不可抗力因素影响采购预算的执行。采购预算调整申请应包括调整的原因、调整的内容、调整后的预算金额等，并提交采购部门审核、财务部门复核、企业分管领导审批。五、供应商管理1.供应商准入建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件，如具有合法的经营资质、良好的信誉、稳定的生产能力、符合质量要求的产品等。潜在供应商向企业提交《供应商准入申请表》及相关证明材料，采购部门对其进行初步审核。初步审核通过后，采购部门组织对供应商进行实地考察或评估，评估合格的供应商纳入供应商名录。2.供应商评估与考核定期对供应商进行评估与考核，评估周期可根据实际情况设定，一般为每年一次。评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作配合度等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，给予一定的奖励和优惠政策；对于不合格供应商，及时进行整改或淘汰。3.供应商激励与约束建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予奖励，如增加采购份额、优先付款、提供合作机会等。建立供应商约束机制，对违反采购合同约定的供应商，采取相应的处罚措施，如扣除货款、暂停合作、终止合同等。六、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，如市场价格波动风险、供应商违约风险、质量风险、交货期风险等。对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。2.风险应对措施针对不同的风险，制定相应的应对措施：市场价格波动风险：建立价格预警机制，关注市场价格动态，适时调整采购策略，如签订长期合同、套期保值等。供应商违约风险：加强对供应商的管理和监督，要求供应商提供履约保证金或担保，签订详细的采购合同，明确违约责任。质量风险：严格质量检验标准，加强到货验收，与供应商签订质量保证协议，要求供应商承担质量责任。交货期风险：合理安排采购时间，与供应商明确交货期要求，建立催货机制，及时跟踪交货进度。3.风险监控与预警建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控，及时发现风险变化情况。设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采取相应的措施进行处理。七、采购信息化管理1.采购信息系统建设建立采购信息系统，实现采购流程的信息化管理，包括采购需求申请、采购计划制定、供应商选择、采购订单下达、采购跟踪、到货验收、采购付款等环节。采购信息系统应具备信息查询、统计分析、报表生成等功能，为采购管理提供决策支持。2.信息共享与协同采购信息系统应与企业内部的其他信息系统，如库存管理系统、财务管理系统、生产管理系统等进行集成，实现信息共享与协同。通过信息共享，