加油站帐表册单管理制度

加油站帐表册单管理制度1.目的为加强加油站帐表册单管理，确保加油站财务数据的准确性、完整性和及时性，规范加油站经营活动的记录与核算，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所属各加油站的帐表册单管理工作。3.职责分工加油站站长负责组织和监督本加油站帐表册单的日常管理工作，确保各项记录准确、及时、完整。核算员具体负责帐表册单的填写、审核、保管和报送等工作，对帐表册单数据的真实性和准确性负责。公司财务部门负责对加油站帐表册单进行定期检查和指导，对帐表册单数据进行分析和监督。二、帐表册单种类及管理要求（一）油品进销存帐1.记录内容详细记录加油站每日油品的进货、销售和库存情况，包括油品品种、规格、数量、进货价格、销售价格等信息。按油品分罐记录，准确反映每个油罐的油品动态。2.填写要求核算员应根据油品的实际收发情况及时填写，做到字迹清晰、数据准确。进货记录应注明进货日期、供应商名称、油品数量、单价、金额等；销售记录应注明销售日期、客户名称、油品数量、单价、金额等；库存记录应每日结算，确保帐实相符。3.审核要求加油站站长应每日审核油品进销存帐，核对当日油品的进货、销售和库存数据是否准确，如有差异应及时查明原因并调整。公司财务部门定期对油品进销存帐进行抽查，检查记录的规范性和数据的准确性。（二）加油站销售日报表1.记录内容汇总加油站当日各类油品的销售数量、金额，包括零售、批发等不同销售方式的情况。记录当日非油品的销售品种、数量、金额等信息。统计当日的现金、银行卡、支票等收款方式的金额及汇总情况。2.填写要求核算员应在每日营业结束后，根据销售记录和收款记录及时准确填写。各类数据应分类清晰填写，不得遗漏或错填。3.审核要求加油站站长负责审核销售日报表，核对销售数据与油品进销存帐及收款记录是否一致。审核无误后，站长签字确认，于次日上午规定时间报送公司财务部门。（三）加油站库存盘点表1.盘点周期实行定期盘点和不定期盘点相结合的方式。定期盘点每月进行一次，一般安排在月末最后一天；不定期盘点根据实际情况由公司财务部门或加油站站长决定组织。2.盘点内容对加油站所有油品罐存数量进行实地测量和清点，核实油品的实际库存。检查油罐及相关设备的完好情况，记录是否存在渗漏等问题。3.填写要求盘点人员应认真填写库存盘点表，详细记录每个油罐的实际测量液位、温度、密度等数据，计算出实际库存数量。对盘点过程中发现的问题，如油品损耗异常、设备故障等应详细记录。4.审核要求盘点结束后，盘点人员应在库存盘点表上签字确认。加油站站长对盘点结果进行审核，如发现差异应组织重新盘点或查明原因进行调整。审核无误后，将库存盘点表报送公司财务部门。（四）加油机泵码数登记表1.记录内容详细记录每台加油机每日的泵码起数、止数及加油数量等信息。记录每次更换加油机铅封的日期、原因及相关人员签字等情况。2.填写要求核算员应每日定时抄录加油机泵码数，确保记录准确及时。更换铅封等情况应详细如实填写。3.审核要求加油站站长定期审核加油机泵码数登记表，检查泵码数与销售日报表及油品进销存帐中的销售数量是否相符。如发现差异应及时查找原因，防止加油机作弊等情况发生。（五）发票领用存登记簿1.记录内容记录加油站发票的领用、开具、结存情况，包括发票种类、号码、领用日期、开具日期、开具金额、接收单位等信息。2.填写要求核算员应按照发票管理规定，如实填写发票领用存登记簿。发票开具应严格按照实际销售情况开具，确保发票内容真实、准确。3.审核要求加油站站长负责审核发票领用存登记簿，检查发票的领用、开具和结存数量是否与实际情况相符。定期核对已开具发票与销售日报表等销售记录，防止虚开发票等违规行为。（六）加油站费用报销单1.报销范围包括加油站日常经营所需的办公用品、水电费、设备维修费用、人员差旅费等符合公司财务规定的费用支出。2.填写要求费用报销人应详细填写费用报销单，注明费用发生日期、事由、金额、附件张数等信息。所附发票等报销凭证应真实、合法、有效，与费用报销单内容相符。3.审核要求加油站站长对费用报销单进行初审，检查费用支出是否合理、合规，报销凭证是否齐全、有效。初审通过后，报公司财务部门进行复审，财务部门根据公司财务制度进行审核报销。三、帐表册单的填写规范1.字迹要求帐表册单填写应使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，字迹清晰、工整，不得使用铅笔、圆珠笔或褪色墨水书写。2.数据填写规范数字填写应规范，不得连笔，阿拉伯数字书写应符合会计书写规范，金额数字前应注明货币符号，如"￥"等。填写的数据应准确无误，如有更改，应在更改处加盖更改人员印章或签字确认，并注明更改日期。3.栏目填写要求帐表册单中的各项栏目应填写完整，不得遗漏。如无相关内容，应填写"无"或划"-"。涉及日期的填写应按照年、月、日的顺序，格式统一规范。四、帐表册单的保管与存档1.保管期限油品进销存帐、加油站销售日报表等主要帐表册单保管期限为5年。加油站库存盘点表、加油机泵码数登记表、发票领用存登记簿等保管期限为3年。加油站费用报销单等相关凭证保管期限按照国家财务法规规定执行。2.保管方式帐表册单应分类整理，装订成册，并在封面上注明帐表册单名称、所属期间、加油站名称等信息。存放于专门的档案柜中，确保存放环境干燥、通风、安全，防止帐表册单损坏、丢失或被盗。3.存档要求加油站应定期将整理好的帐表册单移交公司财务部门存档。公司财务部门应按照档案管理规定，对接收的帐表册单进行编号、登记，并妥善保管，以便查阅和审计。五、帐表册单的报送1.报送时间加油站销售日报表应于次日上午[X]时前报送公司财务部门。加油站库存盘点表等其他定期报表应按照公司规定的时间报送，如每月[X]日前报送月度库存盘点表。2.报送方式一般通过电子邮件、纸质报表邮寄或专人送达等方式报送公司财务部门。采用电子邮件报送的，应确保邮件内容清晰、完整，附件格式正确、可正常打开查阅。3.报送要求报送的帐表册单应加盖加油站公章，并由加油站站长签字确认。确保报送的数据准确、及时，不得延误或虚报、漏报。六、监督与检查1.内部监督加油站站长应加强对帐表册单管理工作的日常监督，定期检查核算员的帐表册单填写、审核等工作情况。公司财务部门定期对加油站帐表册单管理情况进行检查，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.审计监督公司审计部门不定期对加油站帐表册单进行审计，检查帐表册单记录的真实性、准确性和合规性，对违反制度规定的行为进行严肃处理。七、罚则1.核算员未按照本制度规定及时、准确填写帐表册单，导致数据错误或不完整的，给予批评教育，并责令限期改正；造成严重后果的，视情节轻重给予相应的经济处罚。2.加油站站长未认真履行审核职责，对帐表册单审核不严，导致问题未及时发现和纠正的，给予警告处分；造成经济损失的，应承担相应的赔偿责任。3.任何人员故意篡改、伪造帐表册