档案管理制度99363

档案管理制度993631.目的本档案管理制度旨在规范公司档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和保护，为公司的各项工作提供有力的支持和保障。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案资料的管理。3.职责分工公司综合管理部负责档案管理工作的统筹规划、制度制定、监督指导和档案的集中保管。各部门负责本部门档案资料的收集、整理、立卷和日常保管，并按规定定期向综合管理部移交档案。档案管理人员负责档案的具体管理工作，包括档案的分类、编号、装订、上架、检索、借阅登记等。二、档案的分类与编号1.档案分类行政文件档案：包括公司发布的各类规章制度、通知、决定、报告、请示等行政公文。人事档案：涵盖员工的个人简历、入职离职手续、培训记录、考核评价、薪资福利等相关资料。财务档案：包含会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等财务文件。业务档案：依据公司业务类型，如市场营销、项目管理、客户服务等，分别设立业务档案类别，存放与业务活动相关的合同、协议、订单、调研报告、项目文档等。工程档案：涉及公司各类工程项目的规划设计、施工图纸、技术方案、竣工验收报告等资料。其他档案：如公司荣誉证书、资质证明、会议纪要、大事记、对外宣传资料等不属于上述分类的档案。2.编号规则档案编号采用"分类代码+年度+流水号"的形式。分类代码：按照上述档案分类，分别用两位字母表示，如行政文件档案为"XZ"，人事档案为"RS"等。年度：用四位数字表示档案形成的年份，如"2023"。流水号：按照档案形成的先后顺序，从"001"开始依次编号。例如，一份2023年形成的行政文件档案，编号为"XZ2023001"。三、档案的收集与整理1.收集要求各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保在业务活动过程中形成的各类文件材料及时、完整地收集齐全。收集的档案资料应真实、准确、完整，不得涂改、伪造或擅自销毁。对于外来文件，如上级部门下发的文件、合作单位提供的资料等，由相关部门负责签收，并及时移交档案管理人员进行登记和整理。2.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修复，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。整理后的档案应符合国家有关档案整理的规范和标准。3.整理方法行政文件档案：按照文件的种类、时间顺序进行排列，同一文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复等应放在一起。人事档案：以员工个人为单位，按照档案内容的类别依次排列，如履历材料、自传、鉴定考核材料、学历学位、培训材料、政治历史情况审查材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资待遇等。财务档案：按照会计凭证、账簿、报表等类别，分别进行整理和装订，并编制目录。业务档案：根据业务流程和文件性质，进行分类整理，如合同档案可按合同签订时间、项目名称等顺序排列，项目文档可按项目阶段进行分类。工程档案：按照工程项目的建设程序，从项目前期文件、设计文件、施工文件到竣工验收文件，依次进行整理，并编制工程档案目录。其他档案：根据档案的性质和特点，采用适当的方法进行整理，确保档案的系统性和完整性。四、档案的立卷与归档1.立卷要求各部门应定期对收集整理好的档案资料进行立卷，将具有保存价值的文件材料组成案卷。立卷应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持卷内文件的系统性和完整性。卷内文件应按照一定的顺序排列，一般为文件首页在前，末页在后；正本在前，定稿在后；批复在前，请示在后；印件在前，定稿在后；重要文件的历次修改稿依次排列在定稿之后等。2.归档时间各部门应在次年的[X]月底前，将上一年度形成的档案资料整理立卷后移交公司综合管理部。对于一些特殊的档案，如重大项目档案、重要会议文件等，应在项目结束或会议结束后的[X]个工作日内及时归档。3.归档程序各部门移交档案时，应填写《档案移交清单》，详细注明档案的类别、数量、年度、编号等信息，并由部门负责人和档案移交人签字确认。综合管理部档案管理人员对移交的档案进行核对、验收，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。验收合格后，档案管理人员将档案进行编号、登记，并上架存放。五、档案的保管1.保管场所公司设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关规定。2.保管要求档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题，如档案损坏、丢失、霉变等。对电子档案应进行定期备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，以防止数据丢失。严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案在利用过程中受到损坏或丢失。对于超过保管期限的档案，应按照国家有关规定进行鉴定和销毁，确保档案信息的安全性和保密性。3.档案保密档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案内容予以保密，不得泄露给无关人员。查阅、借阅档案时，涉及机密、绝密级的档案，应经公司相关领导批准，并在指定地点查阅，不得擅自摘抄、复制或带出。档案库房应安装必要的安全防护设施，如门禁系统、监控设备等，防止无关人员进入。六、档案的查阅与借阅1.查阅规定公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的类别、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部办理查阅手续。档案管理人员根据查阅申请表，为查阅人员提供相应的档案，并在《档案查阅登记簿》上进行登记，注明查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。查阅档案时，查阅人员应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员应认真核对档案，确保档案无损坏、丢失等情况。2.借阅规定因工作需要借阅档案时，借阅人员应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的类别、编号、借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人和综合管理部负责人签字同意后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、伪造、转借、复印或泄露档案内容。借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和保密性，如发现档案有损坏、丢失或泄露等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。3.特殊情况查阅与借阅外单位人员因工作需要查阅或借阅公司档案时，应持有单位介绍信，并经公司相关领导批准后，方可办理查阅或借阅手续。涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案的查阅与借阅，应按照公司相关保密规定执行，严格控制查阅范围和审批程序。七、档案的鉴定与销毁1.鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、准确判定的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。鉴定工作应根据国家有关档案保管期限的规定，结合公司实际情况，对档案的保存价值进行综合评估。2.鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由综合管理部负责人担任组长，成员包括各部门档案工作负责人和档案管理人员。档案鉴定小组负责对公司档案进行定期鉴定，制定档案鉴定计划，确定鉴定范围和方法，对档案的保存价值进行评估和判定。3.销毁程序经鉴定确定无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，注明档案的类别、编号、数量、销毁原因等信息，并报公司相关领导批准。批准销毁的档案，由档案管理人员造册登记，在指定地点进行销毁。销毁过程应进行现场监督，确保档案彻底销毁。销毁完毕后，档案管理人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将销毁情况报告公司相关领导。八、档案管理的信息化建设1.信息化目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平，为公司提供便捷的档案信息服务。2.信息化内容档案数字化：对公司现存的各类档案进行扫描、录入，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。档案管理系统功能：档案管理信息系统应具备档案的分类管理、编号管理、检索查询、借阅登记、统计分析等功能，方便档案管理人员进行日常管理和利用。安全保障：加强档案管理信息系统的安全防护，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，确保档案信息的安全性和保密性。3.信息化实施步骤需求调研：对公司各部门档案管理需求进行调研，确定档案管理信息系统的功能需求和技术要求。系统选型：根据需求调研结果，选择合适的档案管理信息系统软件，并进行系统定制开发，满足公司个性化的档案管理需求。数据录入与迁移：组织档案管理人员对档案进行数字化录入，并将原有纸质档案数据迁移至档案管理信息系统。系统测试与上线：对档案管理信息系统进行测试，确保系统功能正常运行后，正式