机关公章使用管理制度

机关公章使用管理制度1.目的为规范机关公章的使用管理，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护机关正常工作秩序，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于机关各部门及所属单位公章的使用管理。3.基本原则公章使用应遵循严格审批、登记备案、安全保密的原则。未经批准，任何部门和个人不得擅自使用公章。二、公章的种类及保管1.公章种类机关正式印章：代表机关对外行使职权的法定印章。部门印章：各部门用于处理本部门业务的专用印章。领导人名章：机关领导个人用于特定公务的印章。2.保管责任机关正式印章由办公室指定专人负责保管。部门印章由各部门指定专人负责保管。领导人名章由领导人本人或其授权的专人负责保管。3.保管要求公章应存放在安全可靠的地方，使用专用保险柜或文件柜，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。保管人员应妥善保管公章，不得随意放置或转借他人。如因特殊情况需要临时交接，应办理交接手续，并记录交接时间、交接人等信息。公章如有遗失、被盗、损坏等情况，保管人员应立即报告办公室，并采取相应的补救措施，如挂失、声明作废等。三、公章的使用审批1.审批流程用章部门填写《公章使用申请表》，详细说明用章事由、用章内容、用章范围、用章时间等信息，并经部门负责人签字确认。将《公章使用申请表》提交至办公室，办公室审核用章申请的合法性、真实性和必要性。如申请事项不符合规定或存在疑问，办公室应要求用章部门补充相关材料或作出说明。办公室审核通过后，报分管领导审批。分管领导根据申请事项的性质和重要程度，签署审批意见。用章申请人持经分管领导审批后的《公章使用申请表》到公章保管处用章。2.特殊情况审批对于紧急、重大事项需要使用公章的，如来不及履行正常审批程序的，可先电话请示分管领导同意后用章，但事后必须及时补办审批手续。3.禁止使用公章的情况未经领导批准的文件、材料、合同等。空白介绍信、空白纸张、空白合同等。与机关工作无关的事项。四、公章的使用登记1.登记内容公章使用应进行详细登记，登记内容包括：用章日期、用章部门、用章事由、用章内容、用章范围、用章数量、批准人、用章人、盖章份数等信息。2.登记方式采用纸质登记本进行登记，登记本应妥善保存，以备查阅。条件允许的情况下，可同时采用电子登记系统进行登记，方便查询和统计分析。3.登记要求用章人应在盖章前如实填写登记内容，确保登记信息准确无误。公章保管人员应认真核对登记内容，确认无误后盖章，并在登记本上签字确认。五、公章的使用规范1.盖章位置公章应盖在文件、材料、合同等规定的盖章位置，确保盖章清晰、端正、完整。2.盖章数量严格按照批准的用章数量盖章，不得多盖或重复盖章。如需增加盖章份数，应重新履行审批手续。3.盖章顺序如一份文件需要加盖多个印章，应按照规定的顺序依次盖章，确保印章之间排列整齐、间距适当。4.盖章后处理用章完毕后，用章人应将盖章后的文件、材料、合同等妥善保管，并及时归还相关部门或个人。如涉及存档的，应按照档案管理规定进行归档。六、公章的停用与销毁1.停用条件机关名称变更、机构撤销、合并等原因，需要停用公章的。公章损坏、遗失等原因，需要更换或停用公章的。2.停用程序办公室提出公章停用申请，说明停用原因、停用时间等信息，并报领导批准。领导批准后，办公室发布公章停用通知，告知机关各部门及相关单位。公章保管人员将停用的公章交回办公室，办公室进行统一保管。3.销毁程序对于停用的公章，办公室应按照规定进行销毁。销毁前，应填写《公章销毁申请表》，详细说明销毁原因、销毁公章名称、数量等信息，并报领导批准。领导批准后，办公室会同纪检监察等部门共同进行公章销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息。销毁记录应妥善保存，以备查阅。七、监督检查与责任追究1.监督检查办公室负责定期对公章使用管理情况进行监督检查，检查内容包括公章保管是否安全、使用审批是否规范、登记备案是否完整等。纪检监察部门负责对公章使用管理中的违规违纪行为进行监督检查，对发现的问题及时进行调查处理。2.责任追究对于违反本制度规定使用公章的部门和个人，视情节轻重给予批评教育、责令改正、通报批评等处理；造成严重后果的，依法依规追究相关人员的责任。公章保管人员如因保管不善导致公章遗失、被盗、损坏等情况，应承担相应的赔偿责任；如存在故意或重大过失行