房地产公司档案管理制度

房地产公司档案管理制度1.目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各项目公司、分公司、子公司的档案管理工作。3.档案定义本制度所称档案是指公司在各项经营活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、图纸、报表、信函、会议纪要、声像资料等。二、档案管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善公司档案管理制度，并监督执行。集中统一管理公司各类档案，对档案进行收集、整理、分类、编号、编目、装订、上架、存储等工作。负责档案的鉴定、销毁工作，定期对档案进行清理，确保档案的真实性、完整性和安全性。负责档案的查阅、借阅、利用服务工作，为公司各项工作提供档案支持。组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和利用水平。对各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案管理培训，提高档案管理人员的业务素质。2.各部门档案管理职责设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、初步分类和保管工作，并定期向公司档案管理部门移交档案。按照公司档案管理制度的要求，做好本部门各类文件材料的形成、积累、整理和归档工作，确保档案的齐全、完整、准确。严格执行档案查阅、借阅规定，确保档案的安全和保密。积极配合公司档案管理部门开展档案管理工作，接受档案管理部门的指导和监督。三、档案的收集与整理1.收集范围公司设立、变更、注销过程中形成的各类文件，包括营业执照、公司章程、验资报告、税务登记证、组织机构代码证等相关证照及变更文件。公司股东会、董事会、监事会等会议形成的会议通知、议程、决议、纪要等文件材料。公司制定的各项规章制度、管理办法、工作流程、岗位职责等文件。公司对外签订的各类合同、协议、意向书、备忘录等文件材料。公司的项目开发资料，包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建筑工程施工许可证、商品房预售许可证等相关证照，以及项目规划设计图纸、施工图纸、工程预算、结算资料、质量验收报告等。公司的营销策划资料，包括市场调研报告、营销推广方案、广告宣传资料、销售合同、客户档案等。公司的财务管理资料，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务申报资料等。公司的人力资源管理资料，包括员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核资料、薪酬福利资料等。公司的行政管理资料，包括办公用品采购记录、固定资产台账、车辆管理记录、办公场所租赁协议等。公司的法务管理资料，包括诉讼案件资料、法律咨询记录、合同审查意见等。公司的其他各类文件材料，如上级部门来文、下级部门请示报告、各类荣誉证书、资质证书等。2.收集要求各部门应明确专人负责档案收集工作，及时将本部门形成的文件材料收集齐全，不得遗漏。对于重要文件、合同等，应在形成后及时送交档案管理部门，确保档案的时效性。收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，如有破损、缺页等情况应及时修复或补充。3.整理原则遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史联系，便于档案的保管和利用。区分不同价值，将文件材料分为永久、长期、短期三个保管期限，分别进行整理和保管。分类科学、编号统一、排列有序、编目规范，便于查找和使用。4.整理方法分类：根据档案的内容和性质，将档案分为行政管理类、人力资源管理类、财务管理类、市场营销类、项目管理类、法务管理类等大类，再根据大类下的具体内容进行细分。编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度、顺序号等信息，便于识别和管理。编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者等信息，以便快速查找和了解档案内容。装订：对纸张规格不一致、破损或散装的文件材料进行整理和装订，确保档案的整齐美观。四、档案的保管与存储1.保管期限永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括公司章程、股东会议决议、董事会会议决议、监事会会议决议、公司年度财务决算报告、重要合同协议、项目开发全过程资料等。长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为16年至50年。主要包括一般性合同协议、年度工作计划、工作总结、各类规章制度、员工晋升任免文件等。短期保管：凡是反映公司局部工作活动，在较短时间内对公司工作有参考价值的档案，列为短期保管。保管期限为5年以下。主要包括一般性文件、临时性通知、一般会议记录等。2.存储方式公司设立专门的档案库房，配备必要的档案存储设备，如档案柜、密集架、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全存储。档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求，防止档案因受潮、发霉、虫蛀等原因损坏。对电子档案，应采用光盘、硬盘等存储介质进行备份，并建立电子档案存储目录，便于查找和管理。电子档案存储环境应具备防火、防潮、防磁、防盗等安全措施。3.档案保管要求档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，核对档案数量、质量和保管状况，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。对电子档案应定期进行数据备份，防止数据丢失。同时，要对电子档案进行加密处理，确保档案信息的安全。严格执行档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。档案库房应配备专人负责安全保卫工作，确保档案库房的安全。五、档案的查阅与借阅1.查阅规定公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应根据查阅申请，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和保密。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损等。查阅重要档案或涉及公司机密的档案，需经公司分管领导批准。查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应对档案进行核对，确认无误后办理归还手续。2.借阅规定公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、内容、目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。档案管理部门应对借阅申请进行审核，根据档案的保管期限、密级等情况决定是否批准借阅。对于重要档案或涉及公司机密的档案，需经公司分管领导批准。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管所借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。如因工作需要复制档案，应填写《档案复制申请表》，经档案管理部门同意并登记备案后，方可复制。借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。六、档案的鉴定与销毁1.鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。根据档案的保管期限、内容价值、现实利用需求等因素，对档案进行综合分析和评估，确定档案的存毁。2.鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各相关部门负责人及档案管理人员。档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和程序，组织开展档案鉴定工作，对鉴定结果进行审核和审批。3.鉴定方法档案管理人员对保管期满的档案进行初步审查，提出存毁意见，并填写《档案鉴定意见书》。档案鉴定工作小组对档案管理人员提出的存毁意见进行审核，通过查阅档案内容、咨询相关部门和人员等方式，对档案的价值进行综合评估。对于确定销毁的档案，档案鉴定工作小组应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。4.销毁程序《档案销毁清册》经公司分管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全和彻底。销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。档案销毁工作完成后，档案管理部门应将《档案销毁清册》归档保存，作为档案销毁工作的记录。七、档案信息化管理1.信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理效率和利用水平。实现档案信息的实时录入、查询、借阅、统计分析等功能，为公司各项工作提供便捷的档案服务。建立档案数字化资源库，将重要档案进行数字化处理，实现档案信息的长期保存和共享利用。2.信息化建设内容档案管理信息系统建设：选用适合公司档案管理需求的信息化管理软件，建立涵盖档案收集、整理、保管、查阅、借阅、鉴定、销毁等全过程的档案管理信息系统。档案数字化加工：对公司重要档案进行数字化扫描、图像处理、数据挂接等加工处理，建立档案数字化资源库。数字化档案应保证图像清晰、内容完整、数据准确，便于查询和利用。数据安全管理：加强档案信息化系统的数据安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制、防火墙等安全措施，防止档案信息泄露、篡改或丢失。3.信息化管理要求档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，按照系统要求及时录入、更新档案信息，确保档案数据的准确性和完整性。严格执行档案信息化系统的用户权限管理规定，根据用户的工作职责和业务需求，授予相应的系统操作