工程档案管理制度98736

工程档案管理制度987361.目的为加强工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，为工程建设、维护、管理及竣工验收等提供可靠依据，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有工程项目从项目策划、立项、设计、施工、调试到竣工验收全过程中形成的各类文件材料的管理。3.管理职责公司工程管理部门负责统筹工程档案管理工作，制定档案管理计划，指导、监督和检查各参建单位的档案管理工作。各参建单位（包括勘察、设计、施工、监理等）负责各自职责范围内工程文件材料的收集、整理、归档和保管工作，并向公司工程管理部门移交完整、规范的工程档案。公司档案管理部门负责接收、审核、保管工程档案，并提供档案查阅、借阅等服务。二、工程文件材料的形成与积累1.文件材料形成要求工程建设过程中，各参建单位应按照国家和行业相关标准、规范以及公司的要求，及时形成工程文件材料。文件材料应真实反映工程建设实际情况，内容完整、字迹清晰、签字盖章齐全。工程文件材料应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸等。2.文件材料积累职责建设单位在工程前期工作中，应负责收集、整理项目立项、可行性研究、环境影响评价、初步设计等文件材料。勘察单位应及时整理工程勘察报告、测量成果等文件材料。设计单位应提供完整的设计文件，包括初步设计、施工图设计、设计变更等相关资料，并对设计文件的准确性和完整性负责。施工单位应在施工过程中形成施工技术文件、施工记录、质量检验报告、隐蔽工程验收记录、工程变更资料、施工总结等各类文件材料。施工单位项目经理是施工文件材料积累的第一责任人，应指定专人负责文件材料的收集、整理工作。监理单位应按照监理规范要求，形成监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要、工程质量评估报告、监理工作总结等文件材料，并对施工单位文件材料的形成与积累进行监督和检查。三、工程文件材料的整理1.整理原则工程文件材料应遵循其自然形成规律，保持文件之间的有机联系，按照项目、专业、时间顺序进行分类整理。同一事项的文件材料应集中整理，不得分散。卷内文件材料应排列有序，图纸应折叠整齐，图面清晰，图标栏外露。2.分类方法工程档案一般分为工程前期文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等五大类。工程前期文件包括项目立项文件、可行性研究报告、环境影响评价文件、初步设计批复等。监理文件包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要、工程质量评估报告等。施工文件包括施工组织设计、施工技术交底、施工记录、质量检验报告、隐蔽工程验收记录、工程变更资料等。竣工图应与工程实际相符，加盖竣工图章，并由施工单位技术负责人、监理单位总监理工程师审核签字。竣工图应按照专业分类整理，包括建筑、结构、电气、给排水、暖通等专业。竣工验收文件包括竣工验收报告、工程质量保修书、工程结算资料等。3.整理要求每份文件材料应编制页号，页号编写位置应符合规定。图纸折叠后应在右下角编号。卷内文件材料应编写目录，目录应清晰反映文件材料的题名、日期、页号等信息。每卷文件材料应编制卷内备考表，说明卷内文件材料的整理情况及存在的问题等。工程档案应装订整齐，采用三孔一线或胶装方式，装订应牢固，不掉页、不压字、不损坏文件。四、工程档案的归档1.归档时间各参建单位应在工程竣工后[X]个月内，向公司工程管理部门移交工程档案。对于分阶段竣工验收的项目，应在各阶段验收完成后[X]个月内，移交相应阶段的工程档案。2.归档范围归档范围应包括本制度第二条规定的工程文件材料的全部内容。归档的文件材料应为原件，如因特殊原因无法提供原件的，应提供复印件，并注明原件存放处，加盖提供单位公章。3.归档要求各参建单位应按照归档范围和整理要求，将整理好的工程档案编制成册，一式[X]份，向公司工程管理部门移交。移交的工程档案应同时提供电子文档，电子文档格式应符合公司要求，内容应与纸质档案一致。公司工程管理部门在接收工程档案时，应进行认真审核，对不符合要求的档案，应退回参建单位重新整理。五、工程档案的保管1.保管期限工程档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。具有重要保存价值的工程档案，如工程竣工验收报告、工程质量保修书、工程结算资料等，应永久保存。与工程建设密切相关，对工程维护、管理有一定参考价值的档案，如施工技术文件、监理文件等，应长期保存，保管期限为[X]年。工程建设过程中形成的一般性文件材料，如一般性会议纪要、一般性通知等，保管期限为短期，保管期限为[X]年。2.保管地点公司档案管理部门应设置专门的工程档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保工程档案的安全保管。工程档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度、湿度应符合国家规定的标准。3.档案保管要求工程档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。定期对工程档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。六、工程档案的查阅与借阅1.查阅权限公司内部人员因工作需要查阅工程档案的，应填写《工程档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。外单位人员因特殊原因需要查阅工程档案的，应持有单位介绍信，经公司工程管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅内容涉及商业秘密、技术秘密等重要信息的，还应经公司主管领导批准。2.查阅要求查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房。查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、污损等。需要复印档案的，应经档案管理部门同意，并按照规定的收费标准支付复印费用。3.借阅权限公司内部人员因工作需要借阅工程档案的，应填写《工程档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意，档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日。外单位人员原则上不得借阅工程档案，如因特殊情况确需借阅的，应经公司工程管理部门负责人、主管领导批准，并办理相关借阅手续，借阅期限不得超过[X]个工作日。4.借阅要求借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、抽换、污损等。借阅人员应按时归还档案，如需延期归还的，应提前办理续借手续。档案管理部门应对借阅档案的归还情况进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，追究借阅人员的责任。七、工程档案的鉴定与销毁1.鉴定组织公司应成立工程档案鉴定小组，由工程管理部门、档案管理部门及相关专业技术人员组成，负责对到期的工程档案进行鉴定。2.鉴定内容鉴定小组应根据工程档案的保管期限，对到期档案的保存价值进行重新鉴定，确定是否继续保存、销毁或延长保管期限。鉴定时应重点审查档案的完整性、准确性、系统性以及与工程建设的相关性等。3.销毁程序经鉴定确定需要销毁的工程档案，应编制《工程档案销毁清单》，详细列出档案的题名、日期、保管期限等信息。《工程档案销毁清单》应经鉴定小组组长签字确认，并报公司主管领导批准。档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和工程管理部门共同派人监销。监销人员应在销毁清单上签字，注明销毁日期和方式等。销毁后的档案应在公司档案管理部门的档案登记簿上注销，并将销毁情况记录存档。八、监督与考核1.监督检查公司工程管理部门应定期对各参建单位的工程档案管理工作进行监督检查，检查内容包括文件材料的形成、积累、整理、归档等情况。档案管理部门应加强对工程档案保管、查阅、借阅等工作的日常监督，确保档案管理工作规范有序。2.考核评价公司应建立工程档案管理工作考核评价机制，对各参建单位的档案管理工作进行量化考