项目档案管理制度

项目档案管理制度1.目的为加强公司项目档案管理，确保项目档案的完整、准确、系统和有效利用，为公司的生产经营、项目管理、技术创新等提供有力支持，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有项目（包括但不限于工程项目、研发项目、营销项目等）从项目立项至项目结束全过程中形成的各类档案资料的管理。3.职责分工项目档案管理部门：负责制定和完善项目档案管理制度，指导、监督和检查项目档案管理工作；集中统一管理公司重要项目档案，建立项目档案目录数据库；组织项目档案的验收、鉴定和销毁等工作。项目负责人：负责组织本项目文件材料的形成、积累、整理和归档工作，确保项目档案的完整、准确、系统；对项目档案的质量负责，并配合档案管理部门做好项目档案的验收等工作。项目团队成员：在项目实施过程中，按照各自职责及时将工作中形成的文件材料进行整理、归档，确保文件材料的真实、有效，并向项目负责人移交。二、项目文件材料的收集与整理1.收集范围项目前期文件，包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目招投标文件等。项目实施过程中的文件，如设计文件、施工图纸、技术方案、会议纪要、来往函件、变更通知、质量检验报告、进度报表等。项目竣工验收文件，包括竣工验收报告、竣工决算报告、项目总结等。与项目相关的其他文件材料，如知识产权文件、荣誉证书、客户反馈等。2.收集要求项目团队成员应按照档案管理要求，及时收集各自工作中形成的文件材料，并确保文件材料的真实性、完整性和准确性。对于外来文件，如上级部门文件、合作单位文件等，应进行签收、登记，并及时转发给相关人员。收集的文件材料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章齐全，禁止使用易褪色的书写材料。3.整理原则遵循项目文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，按照项目进展阶段和文件类别进行分类整理。分类应科学合理，便于查找和利用，一般可分为项目前期、项目实施、项目验收等大类，每大类下再细分若干小类。每份文件材料应进行编号，并编制相应的目录，目录内容应包括文件编号、文件题名、日期、来源等信息。4.整理方法项目文件材料应按照纸质文件和电子文件两种形式进行整理。纸质文件应按照顺序排列，加装封面、目录、备考表等，装订成册；电子文件应按照分类存储在服务器或移动存储设备上，并建立相应的文件夹结构，文件名应规范统一，便于识别和查找。对于图纸类文件，应折叠成A4幅面，并在右下角加盖档号章，注明图纸编号、图名、比例等信息。对于照片、音像等特殊载体文件，应进行分类整理，并编制相应的目录，注明拍摄时间、地点、内容等信息。同时，应将照片、音像等文件进行数字化处理，存储在电子设备上，并与纸质文件建立关联。三、项目档案的归档1.归档时间项目文件材料应在项目完成或告一段落后及时归档，一般在项目竣工验收后[X]个月内完成归档工作。对于跨年度的项目，应在次年的[X]月底前将上一年度形成的文件材料进行归档。2.归档流程项目负责人对项目团队成员整理好的文件材料进行审核，确保文件材料齐全、完整、准确后，填写《项目档案归档申请表》，连同项目档案一并提交给项目档案管理部门。项目档案管理部门收到《项目档案归档申请表》和项目档案后，对档案进行检查验收。验收合格的，办理归档手续，将档案存入档案库房，并在档案管理系统中进行登记；验收不合格的，退回项目负责人，要求其补充或整改后重新提交归档。3.归档份数项目档案一般应归档一式两份，一份纸质档案存入档案库房，一份电子档案存储在服务器上。对于重要项目或有特殊要求的项目，可根据实际情况适当增加归档份数。四、项目档案的保管1.档案库房管理设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案库房的安全、整洁和适宜的温湿度环境。档案库房应实行专人管理，定期对档案库房进行检查和维护，及时发现和处理档案保管过程中出现的问题。档案库房应保持通风良好，温湿度应控制在规定范围内，温度一般为14℃24℃，相对湿度一般为45%60%。2.档案存储方式纸质档案应按照分类顺序存放在档案柜中，排列整齐，并在档案柜上标明档案类别、年度等信息。电子档案应按照分类存储在服务器或移动存储设备上，并建立相应的备份机制，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。对于特殊载体档案，如照片、音像等，应存放在专门的存储设备中，并做好标识和防护措施。3.档案保管期限项目档案的保管期限根据项目性质、重要程度等因素确定，一般分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括项目立项批复、可行性研究报告、项目总结等具有重要历史价值和查考利用价值的文件材料。长期保管的档案一般为10年以上，包括项目实施过程中的重要文件、技术资料等。短期保管的档案一般为10年以下，包括项目实施过程中的一般性文件、临时性文件等。档案保管期限届满后，应按照档案鉴定和销毁的有关规定进行鉴定和销毁。五、项目档案的利用1.利用原则项目档案的利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保档案信息的安全和有效利用。档案利用应严格按照规定的程序进行，未经批准，任何人不得擅自查阅、借阅、复印、摘录项目档案。2.利用方式查阅：因工作需要查阅项目档案的，应填写《项目档案查阅申请表》，经项目档案管理部门负责人批准后，在档案管理人员的陪同下到档案库房查阅。查阅档案时，应保持档案的整洁和完整，不得在档案上涂改、标记、污损等。借阅：因工作需要借阅项目档案的，应填写《项目档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等信息，经项目档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容，不得在档案上涂改、标记、污损等。借阅期满后，应及时归还档案。复印、摘录：因工作需要复印、摘录项目档案的，应填写《项目档案复印、摘录申请表》，注明复印、摘录的内容和用途等信息，经项目档案管理部门负责人批准后，在档案管理人员的监督下进行复印、摘录。复印、摘录的档案应加盖档案管理部门的印章，并注明复印、摘录的日期、份数等信息。3.利用记录档案管理人员应对项目档案的利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人、利用方式、利用内容等信息。利用记录应妥善保存，以备查询和统计分析。六、项目档案的鉴定与销毁1.鉴定组织成立项目档案鉴定小组，由项目档案管理部门负责人、项目负责人、相关业务人员等组成，负责对到期项目档案进行鉴定。2.鉴定标准根据项目档案的保管期限和实际利用价值，对到期项目档案进行鉴定，确定档案的存毁。对仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对已失去保存价值的档案，应予以销毁。3.销毁程序项目档案鉴定小组对拟销毁的项目档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写《项目档案销毁申请表》。《项目档案销毁申请表》经项目档案管理部门负责人审核、公司分管领导批准后，方可实施销毁。档案销毁应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应进行现场监督，并填写《项目档案销毁记录》，注明销毁档案的名称、数量、时间、地点、销毁方式等信息。销毁记录应与《项目档案销毁申请表》一并归档保存。七、项目档案的信息化管理1.建立档案管理系统利用现代信息技术，建立公司项目档案管理系统，实现项目档案的数字化管理和网络化查询利用。档案管理系统应具备档案录入、存储、检索、借阅、统计分析等功能，能够对项目档案进行全面、准确的管理。2.数字化处理对项目档案进行数字化处理，将纸质档案扫描成电子图像，存储在档案管理系统中，并建立相应的索引目录，便于查询和利用。数字化处理后的项目档案应与纸质档案具有同等法律效力，同时应做好电子档案的备份和安全防护工作，防止数据丢失和损坏。3.信息化利用档案管理人员应熟练掌握档案管理系统的操作技能，及时将项目档案录入系统，并更新档案信息。公司员工可通过档案管理系统查询、借阅项目档案，提高档案利用效率和便捷性。八、监督与检查1.定期检查项目档案管理部门应定期对项目档案管理工作进行检查，检查内容包括项目文件材料的收集、整理、归档情况，档案库房的管理情况，档案的利用情况等。定期检查应形成检查记录，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.专项检查根据公司项目管理的需要，适时组织对重点项目档案管理工作进行专项检查，确保项目档案的质量和管理水平。专项检查可邀请相关专家或业务骨干参加，对检查结果进行评估和总结，提出改进措施和建议。3.考核与奖惩将项目档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对项目档案管理工