中小企业档案管理制度

中小企业档案管理制度1.目的为加强中小企业档案管理，有效地保护和利用档案，提高企业管理水平，促进企业发展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本企业各部门及全体员工。3.档案定义本制度所称档案是指企业在各项活动中直接形成的对企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善企业档案管理制度，并监督执行。集中统一管理企业各类档案，进行档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。指导各部门档案工作，对兼职档案员进行培训，监督、检查各部门档案管理情况。2.各部门职责负责本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作，确保归档文件材料的完整、准确、系统。各部门应指定一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，并接受档案管理部门的业务指导。按照档案管理部门的要求，及时移交应归档的文件材料。三、档案的收集与整理1.收集范围企业设立、变更、终止过程中形成的文件材料，如营业执照、公司章程、董事会决议等。企业经营管理活动中形成的各类文件，包括生产、销售、财务、人事等方面的文件。企业技术研发活动中形成的技术文件，如研发报告、专利文件、技术图纸等。企业基本建设活动中形成的文件，如项目可行性研究报告、设计文件、施工图纸等。企业对外交往中形成的文件，如合同、协议、信函等。企业员工人事档案，包括员工履历、劳动合同、培训记录、考核材料等。其他具有保存价值的文件材料。2.收集要求各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集。对于重要文件材料，应进行备份，以防丢失。收集的文件材料应字迹清晰、签署完整、格式规范。3.整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系。区分不同价值，便于保管和利用。分类科学、编号规范、排列有序。4.整理方法按照档案的类别进行分类，如文书档案、科技档案、人事档案等。对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。对每份文件进行编目，包括文件编号、名称、日期、来源等信息。将编目后的文件材料按照分类和编号顺序进行排列，装入档案盒或文件夹。四、档案的保管1.保管场所设立专门的档案库房，确保档案存放安全、整洁、通风良好。档案库房应配备必要的消防、防潮、防虫、防盗等设施设备。2.保管要求档案应分类存放，不同类别的档案应分开保管。档案应排列有序，便于查找和利用。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。3.电子档案保管建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中管理。电子档案应进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。定期对电子档案进行维护和更新，确保电子档案的完整性和可读性。五、档案的鉴定与销毁1.鉴定原则根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行定期鉴定。鉴定工作应遵循全面、客观、准确的原则。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。3.鉴定内容审查档案的内容是否具有保存价值。确定档案的保管期限是否已满。对保管期限已满且无保存价值的档案进行鉴定。4.销毁程序经鉴定小组鉴定后，编制档案销毁清册，注明档案的名称、编号、日期、数量等信息。档案销毁清册经企业负责人批准后，由档案管理部门组织销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。销毁后，监销人应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。六、档案的利用1.利用原则遵循保密原则，确保档案信息安全。按照规定的程序和权限进行档案利用。以服务企业发展为宗旨，提高档案利用效率。2.利用范围企业内部各部门因工作需要查阅档案。企业员工因个人需要查阅与本人相关的档案。外单位因工作需要查阅企业档案，须经企业负责人批准。3.利用程序查阅档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容、时间等信息。档案查阅申请表经所在部门负责人签字后，交档案管理部门审核。档案管理部门根据审批意见，提供相应的档案，并做好查阅登记。查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按规定办理相关手续。4.借阅管理因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅登记表，注明借阅档案的名称、编号、日期、借阅期限等信息。档案借阅登记表经所在部门负责人签字后，交档案管理部门审核。档案管理部门根据审批意见，办理档案借阅手续，并收取相应的押金。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、摘录档案内容。借阅人归还档案时，档案管理部门应进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应追究借阅人的责任。七、档案管理人员职责1.档案管理人员应具备的条件具有良好的政治素质和职业道德，保守企业机密。熟悉档案管理业务，具备一定的档案管理知识和技能。具备较强的责任心和工作能力，能够认真履行档案管理职责。2.档案管理人员的岗位职责负责档案的日常管理工作，包括收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等。维护档案管理系统的正常运行，确保电子档案的安全和完整。协助各部门做好文件材料的归档工作，提供档案业务咨询服务。定期对档案管理工作进行总结和分析，提出改进意见和建议。八、奖励与处罚1.奖励对在档案管理工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。奖励方式包括荣誉证书、奖金等。2.处罚对违反档案管理制度的部门和个人，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚。对因工作失误或故意造成档案损坏、丢失、泄密等严重后果的，依法追究相关人员的责任。九、附则1.本制度