公司业务外包管理制度

公司业务外包管理制度1.目的为了规范公司业务外包活动，提高公司运营效率，降低运营成本，保证外包业务质量，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司所有业务外包项目，包括但不限于生产外包、服务外包、技术外包等。3.基本原则合法合规原则：业务外包活动必须遵守国家法律法规和公司相关规定。风险可控原则：充分评估外包业务的风险，采取有效措施进行风险控制。质量保证原则：确保外包业务的质量符合公司要求和相关标准。成本效益原则：在保证业务质量的前提下，降低外包成本，提高经济效益。二、职责分工1.业务部门负责提出业务外包需求，明确外包业务的范围、要求、质量标准等。参与外包供应商的选择、评估和管理。负责与外包供应商签订业务外包合同，并监督合同执行情况。对外包业务的质量、进度、成本等进行跟踪和管理。2.采购部门协助业务部门进行外包供应商的筛选和采购谈判。负责外包合同的起草、审核和签订工作。对外包采购过程进行管理和监督。3.质量部门制定外包业务的质量检验标准和流程。对外包业务的质量进行检验和评估，确保符合公司要求。对质量问题进行跟踪和处理，提出改进建议。4.财务部门负责审核外包业务的预算和费用支出。对外包业务的成本进行核算和分析，提供成本控制建议。负责与外包供应商进行费用结算和支付管理。5.法务部门审核业务外包合同及相关法律文件，确保合同合法合规。为业务外包活动提供法律咨询和支持，处理法律纠纷。三、外包业务流程1.外包需求提出业务部门根据公司业务发展需要和内部资源状况，提出业务外包需求。需求应包括外包业务的详细描述、质量要求、交付时间、预算等内容。2.供应商选择与评估供应商筛选：采购部门会同业务部门通过多种渠道收集潜在外包供应商信息，建立供应商名录。根据业务需求，从名录中筛选出符合基本条件的供应商。供应商调查：对筛选出的供应商进行调查，了解其经营状况、信誉、生产能力、技术水平、质量管理等方面的情况。调查方式包括实地考察、问卷调查、与供应商客户沟通等。供应商评估：业务部门、采购部门、质量部门等组成评估小组，根据供应商调查结果，按照预先制定的评估标准对供应商进行评估打分。评估标准可包括价格、质量、交货期、服务水平、技术能力、信誉等方面。供应商选择：根据评估结果，选择得分较高的供应商作为业务外包合作伙伴。选择结果应报公司管理层审批。3.合同签订合同起草：采购部门根据业务需求和与供应商谈判结果，起草业务外包合同。合同应明确双方的权利和义务、业务范围、质量标准、价格条款、交货期、付款方式、违约责任等内容。合同审核：合同起草完成后，提交法务部门、财务部门等相关部门进行审核。审核重点包括合同的合法性、合规性、条款完整性、风险防范措施等。合同签订：经审核通过的合同，由公司法定代表人或其授权代表与供应商签订。签订后的合同应加盖公司公章，并妥善保管。4.外包业务执行任务分配与沟通：业务部门根据合同要求，向供应商分配具体的外包业务任务，并与供应商保持密切沟通，及时解决业务执行过程中出现的问题。质量监控：质量部门按照制定的质量检验标准和流程，对外包业务进行定期或不定期的质量检验和评估。发现质量问题及时通知供应商整改，并跟踪整改情况。进度跟踪：业务部门负责对外包业务的进度进行跟踪，确保供应商按时完成任务。如发现进度延误，应及时与供应商沟通，分析原因并采取措施加以解决。成本控制：财务部门对外包业务的成本进行核算和监控，确保费用支出符合预算要求。如发现成本超支，应及时分析原因并提出控制措施。5.验收与结算验收：外包业务完成后，业务部门组织相关部门按照合同要求和质量标准进行验收。验收合格后，出具验收报告。如验收不合格，应要求供应商限期整改，直至验收合格为止。结算：财务部门根据验收报告和合同约定，与供应商进行费用结算。结算完成后，办理付款手续。6.合同终止合同期满终止：业务外包合同期满后，如双方不再续签合同，合同自动终止。提前终止：在合同履行过程中，如出现下列情形之一，公司可提前终止合同：供应商严重违反合同约定，经多次催告仍不改正的。供应商经营状况严重恶化，无法继续履行合同的。因不可抗力等原因导致合同无法继续履行的。合同终止后，双方应按照合同约定办理相关手续，清理债权债务。四、外包供应商管理1.供应商准入管理建立供应商准入标准，明确供应商应具备的资质、信誉、生产能力、技术水平等条件。供应商申请准入时，应提交相关证明材料，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明等。采购部门会同业务部门、质量部门等对供应商提交的材料进行审核，符合准入标准的供应商纳入供应商名录。2.供应商档案管理为每个供应商建立档案，档案内容包括供应商基本信息、评估记录、合同履行情况、质量检验报告、投诉处理记录等。定期更新供应商档案信息，确保档案内容的准确性和完整性。3.供应商考核与评价建立供应商考核评价体系，定期对供应商的业绩进行考核评价。考核评价指标包括质量、交货期、服务水平、价格、技术创新等方面。业务部门、质量部门、采购部门等根据日常工作中掌握的情况，对供应商进行打分评价。考核评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于考核评价结果为优秀的供应商，可给予一定的奖励，如增加订单量、延长合作期限等；对于考核评价结果为不合格的供应商，应及时进行整改，如整改后仍不符合要求，应终止合作关系。4.供应商动态管理定期对供应商进行复查，如发现供应商的经营状况、生产能力、技术水平等发生重大变化，可能影响外包业务质量和进度的，应及时调整合作策略。关注供应商市场动态，及时引入新的优质供应商，优化供应商结构，提高供应商整体水平。五、风险管理1.风险识别与评估业务部门、采购部门、质量部门等相关部门应定期对业务外包活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如质量风险、进度风险、成本风险、法律风险、信息安全风险等。根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险进行评估分级，确定风险等级。2.风险应对措施针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于高风险，应采取重点监控、加强管理、制定应急预案等措施；对于中风险，应采取适当的控制措施，降低风险发生的可能性和影响程度；对于低风险，可进行日常监控，定期评估风险变化情况。在合同签订时，应明确双方的风险责任和应对措施，如质量问题的处理方式、进度延误的赔偿条款、信息安全责任等。3.风险监控与预警建立风险监控机制，定期对业务外包风险进行监控和分析。如发现风险指标出现异常变化，应及时发出预警信号。针对预警信号，相关部门应及时采取措施进行处理，调整风险应对策略，确保外包业务风险可控。六、信息安全管理1.信息保密协议在与外包供应商签订业务外包合同时，应同时签订信息保密协议，明确双方在信息安全方面的权利和义务。保密协议应包括保密信息的范围、保密期限、保密措施、违约责任等内容。2.信息访问控制对外包业务涉及的公司信息系统进行访问控制，限制供应商人员的访问权限。根据业务需要，为供应商人员分配适当的用户名和密码，并定期更换密码。建立信息访问审计机制，记录供应商人员对公司信息系统的访问操作，以便进行审计和追踪。3.数据备份与恢复要求供应商定期对业务外包过程中涉及的公司数据进行备份，并按照公司要求将备份数据存储在指定的位置。制定数据恢复计划，定期进行数据恢复演练，确保在数据丢失或损坏的情况下能够及时恢复数据，保证业务的连续性。4.信息安全培训对参与业务外包活动的供应商人员进行信息安全培训，提高其信息安全意识和操作技能。培训内容包括信息保密制度、信息访问规范、数据备份与恢复要求等。要求供应商建立信息安全管理制度，加强对其员工的信息安全管理，确保公司信息安全。七、监督与检查1.内部审计内部审计部门定期对业务外包活动进行审计，审查外包业务的合规性、合同执行情况、成本效益情况、风险管理情况等。审计结果应及时向公司管理层报告，并提出改进建议。2.日常监督业务部门、采购部门、质量部门等相关部门应按照各自职责，对业务外包活动进行日常监督检查。发现问题及时督促供应商整改，并向公司管理层汇报