工程款支付管理制度

工程款支付管理制度1.目的为规范公司工程款支付管理，确保工程款项支付的合理性、准确性和及时性，保障公司及相关方的合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有工程项目的工程款支付管理，包括但不限于建筑工程、装修工程、安装工程等各类工程项目。3.基本原则依法依规原则：严格遵守国家法律法规、行业规范以及公司内部相关规定进行工程款支付。合同约束原则：依据工程合同约定的支付条款、支付比例、支付时间等进行支付操作。审批规范原则：建立严格的审批流程，确保支付申请经过各级授权人员的审核批准。资金安全原则：保障公司资金安全，防范资金风险，确保支付款项用途合理、流向清晰。二、职责分工1.工程部门负责工程进度的跟踪与确认，定期提交工程进度报告，作为工程款支付的依据之一。对工程质量进行监督检查，确保工程质量符合合同要求，如发现质量问题及时通知施工单位整改，并跟踪整改情况。参与工程验收工作，负责对工程验收结果进行确认，对于验收合格的工程出具验收报告。根据合同约定，在工程进度达到相应节点时，填写工程款支付申请表，并附上相关证明材料，如工程进度报告、质量验收记录等，提交给财务管理部门。2.财务管理部门负责审核工程款支付申请的金额、支付方式、支付对象等信息是否准确无误，与合同条款及相关规定是否相符。对支付申请的资金来源进行审核，确保支付资金的合法性和合规性，保证公司资金的合理调配和使用。负责办理工程款的支付手续，按照公司财务管理制度进行账务处理，及时记录工程款支付情况，定期与工程部门核对支付台账。对工程款支付情况进行统计分析，向公司管理层提供相关财务数据和分析报告，为公司决策提供依据。3.法务部门负责审查工程合同及相关文件中涉及工程款支付的条款是否合法合规，对合同的有效性进行审核。对工程款支付过程中可能出现的法律风险进行评估和防范，为公司提供法律意见和建议。协助处理工程款支付过程中出现的法律纠纷，维护公司的合法权益。4.审计部门定期对工程款支付情况进行审计监督，检查支付流程是否合规、支付依据是否充分、支付金额是否准确等。对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况，确保工程款支付管理符合公司规定和相关法律法规要求。5.公司管理层负责对重大工程款支付事项进行决策审批，根据公司整体资金状况、工程进度及其他相关因素，综合考虑决定是否批准支付申请。监督工程款支付管理制度的执行情况，对制度执行过程中出现的问题及时进行协调解决，确保制度的有效实施。三、工程款支付申请与审批流程1.支付申请工程部门在工程进度达到合同约定的支付节点时，按照合同要求准备相关证明材料，填写工程款支付申请表。申请表应详细注明工程名称、合同编号、支付节点、申请支付金额、支付理由、已支付金额累计等信息，并附上工程进度报告、质量验收记录、发票等相关资料。工程部门负责人对支付申请表及相关证明材料进行初审，核实工程进度和质量情况，确保申请内容真实、准确、完整，初审通过后签字确认，提交给财务管理部门。2.财务审核财务管理部门收到工程款支付申请表及相关资料后，首先对支付申请的金额进行核对，检查是否与合同约定的支付比例和金额相符。审核支付方式是否符合公司规定和合同要求，如是否采用银行转账等合规方式支付。核实支付对象是否与合同中约定的收款方一致，收款方账户信息是否准确无误。检查发票的真实性、合规性，确保发票内容与工程业务相符，发票开具金额与申请支付金额一致。对支付申请的资金来源进行审查，确保支付资金有足够的预算安排或资金调配计划。财务审核人员在完成审核后，在申请表上签署审核意见，如审核通过则提交给法务部门进行法律审核；如发现问题，应及时与工程部门沟通，要求补充或修改相关资料，待问题解决后重新提交审核。3.法务审核法务部门收到经过财务审核的工程款支付申请表及相关资料后，对工程合同及相关文件中涉及工程款支付的条款进行审查，确认支付申请是否符合合同约定和法律法规要求。检查支付申请过程中是否存在潜在的法律风险，如合同纠纷、诉讼风险等。对合同的有效性、完整性进行审核，确保支付申请所依据的合同及相关文件合法有效。法务审核人员在审核完毕后，在申请表上签署法律意见，如审核通过则提交给审计部门进行审计监督；如发现存在法律问题，应及时与工程部门和财务管理部门沟通，提出法律建议和解决方案，待问题解决后重新提交审核。4.审计监督审计部门收到经过法务审核的工程款支付申请表及相关资料后，对工程款支付情况进行审计监督。检查支付流程是否合规，是否按照规定的审批权限和程序进行申请和审批。核实支付依据是否充分，工程进度报告、质量验收记录等证明材料是否真实可靠。审查支付金额是否准确，是否存在超付、误付等情况。审计人员在完成审计后，在申请表上签署审计意见，如审计通过则提交给公司管理层进行最终审批；如发现问题，应及时下达审计整改通知，要求相关部门进行整改，整改完成后重新提交审计。5.管理层审批公司管理层收到经过审计监督的工程款支付申请表及相关资料后，根据公司整体资金状况、工程进度及其他相关因素，对支付申请进行最终决策审批。对于金额较小、风险较低的支付申请，可由授权的管理层人员直接审批；对于金额较大、涉及重大项目或存在潜在风险的支付申请，需提交公司管理层会议进行讨论决策。管理层审批通过后，在申请表上签署审批意见，并明确支付金额、支付方式、支付时间等具体支付信息。如审批不通过，应说明理由，将申请表退回相关部门，待问题解决后重新提交审批。6.支付执行财务管理部门根据公司管理层的审批意见，按照规定的支付方式和时间办理工程款支付手续。对于采用银行转账方式支付的，财务人员应核对收款方账户信息，确保支付金额准确无误后，通过银行系统进行转账操作，并保存转账记录。对于需要开具支票支付的，应按照支票管理规定填写支票，确保支票内容准确、合规，经财务负责人签字盖章后交付给收款方，并要求收款方签收。在支付完成后，财务管理部门及时进行账务处理，更新工程款支付台账，记录支付日期、支付金额、支付对象等信息，并定期与工程部门核对支付情况，确保双方数据一致。四、工程款支付比例与时间节点1.支付比例预付款：根据合同约定，一般在签订合同后[X]个工作日内，支付合同总金额的[X]%作为预付款。预付款主要用于施工单位准备施工所需的材料、设备、人员等前期费用。工程进度款：按照工程进度分阶段支付，具体支付比例根据工程性质、施工难度、合同工期等因素在合同中约定。一般情况下，每月或每季度根据已完成工程量的[X]%支付工程进度款。支付工程进度款时，需扣除预付款已支付部分及其他应扣除款项。竣工验收款：工程竣工验收合格后，支付至合同总金额的[X]%。竣工验收款支付前，施工单位应提交完整的竣工结算资料，包括竣工结算报告、工程量清单、费用明细等。质量保证金：在工程竣工验收合格满[X]年后，如无质量问题，支付合同总金额的[X]%作为质量保证金。质量保证金在质保期内如有质量问题需要维修，施工单位应及时履行维修义务，维修费用从质量保证金中扣除；质保期满无质量问题，质量保证金全额无息返还施工单位。2.支付时间节点预付款支付时间：在合同签订且满足合同约定的预付款支付条件后的[X]个工作日内完成支付。工程进度款支付时间：工程部门应在每月或每季度末提交工程进度报告，经审核确认后，财务管理部门在收到完整资料后的[X]个工作日内完成支付。竣工验收款支付时间：工程竣工验收合格，施工单位提交完整的竣工结算资料后，财务管理部门应在[X]个工作日内完成审核，并在审核通过后的[X]个工作日内支付至合同约定的竣工验收款比例。质量保证金支付时间：在工程竣工验收合格满[X]年后，如无质量问题，施工单位提交质量保证金支付申请，财务管理部门应在收到申请后的[X]个工作日内完成审核，并在审核通过后的[X]个工作日内支付质量保证金。五、工程款支付的相关文件与资料管理1.合同管理工程部门负责工程合同的签订、履行及存档管理，确保合同的完整性和有效性。合同签订前，应组织相关部门对合同条款进行评审，重点审查工程款支付条款、质量条款、工期条款等内容，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。合同签订后，工程部门应及时将合同副本提交给财务管理部门、法务部门等相关部门备案，以便各部门在工程款支付管理过程中查阅和依据合同条款进行审核。建立合同台账，详细记录合同编号、工程名称、合同金额、支付条款、签订日期、履行情况等信息，定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时发现和解决合同执行过程中出现的问题。2.工程进度报告管理工程部门应按照合同约定的时间和要求定期提交工程进度报告，报告应包括工程形象进度、已完成工程量、未完成工程量、下一步工作计划等内容，并附上相应的工程进度照片或视频资料。工程进度报告应由工程部门负责人审核签字后提交给财务管理部门，作为工程款支付申请的重要依据之一。财务管理部门应认真审核工程进度报告，核实报告内容与实际工程进度是否相符，确保支付金额与已完成工程量相匹配。工程进度报告应妥善存档保管，保存期限为工程竣工后[X]年，以便日后查阅和审计。3.质量验收记录管理工程质量验收分为分部、分项工程验收和单位工程竣工验收。工程部门应在每个分部、分项工程完成后及时组织相关人员进行验收，并填写质量验收记录，记录验收内容、验收标准、验收结果等信息。单位工程竣工验收合格后，应出具单位工程竣工验收报告，报告应包括工程概况、验收依据、验收范围、验收内容、验收结论等内容，并由建设单位、施工单位、监理单位等相关单位盖章签字确认。质量验收记录和竣工验收报告应作为工程款支付申请的必备资料提交给财务管理部门，财务管理部门应审核验收记录和报告的真实性、完整性，确保工程质量符合合同要求后，方可办理工程款支付手续。质量验收记录和竣工验收报告应按照档案管理规定进行存档保管，保存期限为工程竣工后[X]年。4.发票管理施工单位应按照合同约定和税务法规要求，在收到工程款前向公司开具合法有效的发票。发票内容应与工程业务相符，包括工程名称、工程地点、服务内容、金额等信息。财务管理部门在收到发票后，应认真审核发票的真实性、合规性，确保发票开具方与合同签订方一致，发票金额与申请支付金额一致，发票内容符合税务法规要求。对于不符合要求的发票，应及时通知施工单位更换。建立发票台账，记录发票号码、开票日期、开票金额、收款单位、发票用途等信息，定期与财务凭证核对，确保发票管理的准确性和规范性。发票应妥善保管，保存期限为税务法规规定的年限，以备税务机关检查。六、工程款支付的监督与检查1.内部审计监督审计部门定期对工程款支付情况进行审计检查，审计频率不少于每年[X]次。审计内容包括支付流程的合规性、支付依据的充分性、支付金额的准确性、合同执行情况等方面。通过查阅相关文件资料、核对账务记录、实地走访工程现场等方式，对工程款支付情况进行全面审查。对于审计中发现的问题，及时下达审计整改通知，要求相关部门限期整改，并跟踪整改落实情况。审计部门应定期向公司管理层提交审计报告，汇报工程款支付审计情况，提出改进建议和措施，为公司管理层决策提供参考依据。2.财务自查财务管理部门每月对工程款支付情况进行自查，检查支付申请的审核流程是否规范、支付金额是否准确、支付凭证是否齐全等。定期与工程部门核对工程款支付台账，确保双方记录一致。如发现问题，应及时进行调整和纠正，并分析原因，采取相应的防范措施。财务管理部门应建立工程款支付自查记录，详细记录自查时间、自查内容、发现的问题及整改情况等信息，以备内部审计和外部检查。3.外部监督检查积极配合政府相关部门、审计机关等对公司工程款支付情况进行的监督检查，如实提供相关资料和信息。对于外部监督检查中发现的问题，及时组织相关部门进行整改，确保公司工程款支付管理符合法律法规和政策要求。根据外部监督检查提出的意见和建议，完善公司工程款支付管理制度，加强内部管理，防范资金风险。七、罚则1.对于违反本制度规定，未经授权擅自支付工程款的，对直接责任人员给予警告处分；造成公司经济损失的，责令其赔偿损失，并视情节轻重给予相应的纪律处分，直至解除劳动合同。2.工程部门提供虚假工程进度报告、质量验收记录等资料，骗取工程款支付的，除追回已支付的工程款外，对工程部门负责人和直接责任人员给予降职、撤职等处分；情节严重的，依法追究法律责任。3.财务管理部门在工程款支付审核过程中，因审核不严导致支付错误或违规支付的，对财务审核人员给予批评教育；造成公司经济损失的，责令其赔偿损失，并给予相应的纪律处分。4.法务部门未能及时发现工程款支付过程中的法律风险，或因法律审核失误给公司造成损失的，对法务审核人员给予警告处分；